Notfallplan für die Homeoffice-Arbeit für Unternehmen

 

Eine Notfallsituation wie die aktuelle Pandemie kann unser gewohntes Leben völlig aus der Bahn werfen. Das betrifft nicht nur die zentrale Gesundheitsversorgung, sondern auch alltägliche Abläufe wie Transport und Verkehr, die Lebensmittelversorgung und unser Arbeitsleben, auch das von Menschen, die in Büros arbeiten.

Diese Unterbrechungen können leider über mehrere Monate anhalten. Deshalb ist es wichtig, möglichst schnell und effizient zu reagieren. Verzögerungen beim zeitnahen Aufbau von Homeoffice-Arbeitsplätzen bedeuten zusätzlichen Stress für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und verschlechtern unter Umständen die möglicherweise ohnehin schon schwierige finanzielle Situation von Unternehmen.

Wie bereiten Sie Ihre Arbeitskräfte auf solche schwerwiegenden Unterbrechungen der gewohnten Geschäftsabläufe vor? Wie reagieren Sie und Ihre Mitarbeiter möglichst flexibel und schnell? Um diese Fragen zu beantworten, haben wir Ihnen hier einige hilfreiche Tipps für einen tragfähigen Notfallplan für Remote-Arbeitsplätze zusammengestellt.

 


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IT-Software und -Hardware überprüfen

 

Sofern möglich sollten Sie Ihre Mitarbeiter durch Schulungen auf die Homeoffice-Arbeit vorbereiten. Wenn Sie wissen, wie vertraut Ihre Arbeitskräfte mit der Nutzung von Kommunikationssystemen sind, können Sie weitere Schritte planen, um noch vor dem tatsächlichen Beginn der Homeoffice-Arbeit mögliche Wissenslücken zu schließen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für einen effizienten Homeoffice-Plan sind Cyber-Sicherheit und Compliance. Wenn Sie in kürzester Zeit fast die gesamte Belegschaft auslagern müssen, wie dies bei der COVID-19-Pandemie der Fall war, entstehen schnell Schwachstellen, die von Hackern und Spammern genutzt werden können, um Unternehmen zu attackieren. Auch Datenschutzverletzungen können je nach Umfang hohe Verluste für Unternehmen bedeuten und sie unter Umständen sogar in den Ruin treiben. Sorgen Sie daher bei Ihren Mitarbeitern für ein entsprechendes Bewusstsein und bringen Sie sie durch Schulungen auf den neuesten Stand.

Vermitteln Sie Ihrem Team vor allem in Homeoffice-Zeiten, wie wichtig starke Passwörter sind und wie man Phishing-Mails erkennt, und entwickeln Sie weitere Best Practices zum Thema Cyber-Sicherheit.

 

 

Kommunikationsrichtlinien für Notfallarbeitspläne festlegen

 

Erstellen Sie einen klaren, einheitlichen Kommunikationsplan, aus dem ersichtlich wird, wann und wie die einzelnen Teammitglieder erreichbar sind. Machen Sie Kontaktinformationen an einem Ort verfügbar und stellen Sie klar, welche Kommunikationskanäle die verschiedenen Mitarbeiter nutzen (Telefon, Chat, Tool für die Team-Zusammenarbeit, Videokonferenzen, E-Mail usw.). Listen Sie die Arbeitszeiten aller Teammitglieder auf und vermerken Sie auch, wenn sich diese Arbeitszeiten in Zusammenhang mit der Homeoffice-Arbeit ändern, zum Beispiel, weil Kinder betreut werden müssen. So weiß jeder, wann Kolleginnen und Kollegen erreichbar sind.

 

 

Besprechungen strategisch planen

 

Wenn Teammitglieder an den unterschiedlichsten Orten arbeiten, muss man Besprechungen sorgfältig planen. Schließlich können Sie nicht einfach bei einem Kollegen vorbeischauen und fragen, ob er mal kurz mit Ihnen über einen Bericht oder eine bevorstehende Deadline sprechen kann.

Erstellen Sie einen Besprechungsplan und berücksichtigen Sie dabei, welche Meetings unbedingt erforderlich sind, welche verschoben oder abgesagt werden können oder wann neue Besprechungen stattfinden können. Treffen von Angesicht zu Angesicht sind möglicherweise schwierig. Achten Sie daher darauf, immer wieder virtuelle Meetings zu organisieren, um das Wir-Gefühl des Teams zu stärken. Der frühe Morgen oder der Nachmittag bieten sich zum Beispiel oft an, um in Kontakt mit neuen Teammitgliedern zu bleiben. Um all dies zu koordinieren, sollten Besprechungszeiten sorgfältig geplant werden.

Sorgen Sie für strategische, relevante und teamorientierte Meetings, bei denen nicht einfach nur Informationen wiederholt werden, die man auch auf andere Weise hätte teilen können, zum Beispiel per E-Mail.


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Dokumentieren und kommunizieren

 

In Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit müssen wichtige Geschäftsentscheidungen, die sonst am Konferenztisch oder im Büro getroffen werden, in virtuellen Meeting-Rooms oder per Gruppen-Chat fallen. Achten Sie dabei auf eine effektive Dokumentation dieser Entscheidungen. Außerdem empfiehlt sich eine Art gemeinsamer „Hub“, also ein zentraler Ort, an dem Teammitglieder Informationen teilen können, die für die gesamte Organisation wichtig sein könnten. Dafür eignet sich ein gemeinsames Projektmanagement-Tool.


 

Mit dem Team in Kontakt bleiben

 

Homeoffice-Arbeit kann vor allem in Notfallsituationen für Unternehmen zu einer Herausforderung werden. Dabei spielen auch die individuellen Voraussetzungen der Teammitglieder zu Hause eine wichtige Rolle. Vielen Mitarbeitern macht die Isolation zu schaffen. Außerdem treten bei der Arbeit von zu Hause oft bisher unbekannte Stressfaktoren auf. Bleiben Sie mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt und sprechen Sie nicht nur über Projekte, sondern kümmern Sie sich auch um ihr mentales Wohlbefinden.

 

 

Was hat funktioniert und was nicht?

 

Notieren Sie sich, was funktioniert, während das ganze Team im Homeoffice ist. So erkennen Sie Potenzial für die Zukunft, und davon profitiert das gesamte Unternehmen. Wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass Videokonferenzen effektiv funktionieren, können Sie Reisekosten sparen. Oder Sie können Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ermöglichen. So sind Notfallsituationen nicht nur eine Herausforderung, sondern tragen in der Zeit danach zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei.

Pandemien wie COVID-19 sind eine riesige Herausforderung. Sie stellen unsere Routinen infrage und bringen uns aus dem Konzept. Kaum jemand hätte sich vor Kurzem noch vorstellen können, vor welche Probleme Unternehmen in der ersten Jahreshälfte 2020 stehen würden. Egal, ob Ihr Unternehmen bereits über einen Notfallplan für die Homeoffice-Arbeit verfügt oder Sie noch daran arbeiten: Mit diesen Tipps entwickeln Sie eine zukunftssichere Strategie für eine virtuelle Arbeitswelt, mit der Sie die Kontinuität Ihrer Geschäftsabläufe sicherstellen.

Weitere Informationen zur Homeoffice-Arbeit

 
 
 
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