Wann immer die Einführung eines neuen Tools oder Prozesses bevorsteht, können sich die Verantwortlichen einer Sache gewiss sein: Widerstand. Die uneingeschränkte Zustimmung aller Benutzer für eine neue Kommunikationstechnologie zu gewinnen gehört zu den größten – aber auch den häufigsten – Hürden bei der Umsetzung von Veränderungen. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter von der bevorstehenden Veränderung nicht nur zu überzeugen, sondern sie sogar als Fürsprecher zu gewinnen. Deshalb wenden sich viele IT-Teams an die Abteilung innerhalb des Unternehmens, die es wie keine andere vermag, Meinungen zu beeinflussen: die Abteilung für Unternehmenskommunikation.

Dieses Team – insbesondere die mit interner Kommunikation befassten Mitarbeiter – verfügen über die benötigte Erfahrung, um ihre Kollegen für organisatorische Veränderungen einzunehmen, interne Fürsprecher zu gewinnen und das gesamte Unternehmen zur Umsetzung neuer Verhaltensweisen zu bewegen. Das Team verfügt über ein umfangreiches Arsenal von Tools, um Widerstände zu überwinden und die Kollegen von dem vom Unternehmen eingeschlagenen Kurs zu überzeugen.

Die folgenden drei Expertentipps haben sich bei der unternehmensweiten Einführung von Veränderungen als äußerst effektiv erwiesen und sollen Ihnen helfen, ein neues Tool oder System für die Geschäftskommunikation reibungsloser einzuführen und dabei die uneingeschränkte Zustimmung aller Benutzer zu gewinnen.

1. Kommunizieren Sie das große Ganze

Bevorstehende Veränderungen werden von Mitarbeitern häufig ausschließlich aus ihrer eigenen Perspektive betrachtet. Manchmal entdecken sie dabei Neuerungen, die für sie selbst überhaupt keinen Sinn ergeben. So gelangen sie möglicherweise zu dem Schluss, dass die neue Kommunikationstechnologie unnötig oder komplizierter ist als die, die sie bisher verwendet haben. Das weckt Widerstand.

Wenn Sie jedoch Ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen und erklären, wie die Veränderung dem Unternehmen bei der Umsetzung der übergeordneten Strategie helfen wird, können Sie den Widerstand im Keim ersticken, noch ehe er sich richtig formieren konnte. Wie Art Petty in seinem Beitrag auf Ragan.com (in Englisch) erläutert, spielen Kontext und Informationsfluss in solchen Situationen eine entscheidende Rolle.

Insbesondere beim Militär hat man erkannt, wie wichtig es ist, dass jeder seine Mission genau versteht. Petty führt das Beispiel der US-Spezialeinheit Navy SEALs an, die großen Wert darauf legen, dass „sowohl die Intention des Kommandierenden als auch das gewünschte Endresultat bekannt sind, damit alle den Zweck der Mission und das erwartete Ergebnis verstehen und dementsprechend planen und vorgehen können“.

2. Liefern Sie die richtigen Informationen am richtigen Ort zur richtigen Zeit

Bisher wurde die Einführung neuer Technologien von seitenlangen Benutzerleitfäden und umfangreichen Schulungen begleitet. Ein solch detaillierter Ansatz der Informationsvermittlung ist in einer Zeit, in der Goldfische vermutlich eine längere Aufmerksamkeitsspanne haben als Menschen, kaum noch zweckdienlich.

Das ist jedoch nicht der einzige Grund, warum die PR-Agentur Edelman empfiehlt, geplante Veränderungen mithilfe grafischer Inhalte kurz und knackig zu bewerben. Ihre Mitarbeiter müssen eine täglich steigende Anzahl von E-Mails und Nachrichten in immer kürzerer Zeit abarbeiten. Infolgedessen ist es entscheidend, wichtige Informationen einfallsreich auf den Punkt zu bringen und über die von Ihren Mitarbeitern bevorzugten Geräte und Kanäle bereitzustellen. So werden Sie mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit ihre Aufmerksamkeit wecken.

3. Führen Sie eine vollkommen neue Form der Besprechung ein

Begeisterung ist ansteckend, insbesondere wenn Mitarbeiter sich von Angesicht zu Angesicht gegenüber sitzen. Angesichts der geografischen Verteilung der Mitarbeiter ist das jedoch nicht immer möglich. Auch hierfür hat Edelmann verschiedene Tipps parat. Machen Sie sich moderne Technik zunutze, um auch die Mitarbeiter an entlegenen Standorten einzubeziehen. Videokonferenzen und Webchats sind eine großartige Möglichkeit, um Besprechungen persönlicher zu gestalten und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern.

Bitten Sie vor der Besprechung um Beiträge und kommunizieren Sie die zu besprechenden Inhalte frühzeitig, um die aktive Beteiligung aller Teilnehmer zu gewährleisten. Edelman betont außerdem, dass kürzere, interaktivere Sitzungen die Diskussionsbereitschaft fördern.

Des Weiteren legt die PR-Agentur den höheren Führungskräften und leitenden Angestellten nahe, „weniger zu reden und mehr zuzuhören“. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter in Veränderungen einbeziehen – und ihre Meinung schätzen – desto mehr Rückmeldungen und Einblicke werden Sie erhalten, an die Sie zuvor überhaupt nicht gedacht hatten.

Es mag zwar verlockend sein, den Mitarbeitern wichtige Botschaften einfach von oben weiterzugeben. Tatsächlich ist jedoch der Dialog die wesentlich wirksamere Methode, um Bedenken auszuräumen und die Zustimmung zu einer neuen Kommunikationstechnologie zu gewinnen. Die oben beschriebenen Verfahren tragen erwiesenermaßen dazu bei, Wohlwollen zu schaffen und Mitarbeiter zu einer Änderung ihres Verhaltens zu bewegen.

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Digitale Transformation für Dummies

Der digitale Wandel hat für Unternehmen und IT-Verantwortliche mittlerweile höchste Priorität. In der heutigen Geschäftswelt gründet sich die nachhaltige Marktführerschaft eines Unternehmens nicht mehr allein auf die besten Produkte oder die besten Mitarbeiter. Um Marktführer werden zu können, kommt es auch auf Agilität und die schnelle Anpassung an sich rasch entwickelnde Markttrends an. Unternehmen, die den Anforderungen eines sich schneller denn je verändernden dynamischen Geschäftsklimas nicht gewachsen sind, werden stark zu kämpfen haben.

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