Künstliche Intelligenz hat zweifelsohne zu grundlegenden Veränderungen in unserer Arbeitsweise geführt und eröffnet in Kombination mit effizienterer Zusammenarbeit schier unbegrenzte Möglichkeiten. Diese möchte ich in meiner sechsteiligen Blog-Reihe ausführlich erörtern. Dazu werde ich auf der Grundlage meiner fast 20-jährigen Erfahrung in der Branche Szenarien vorstellen und erläutern, wie durch die Integration von KI-Technologie vollkommen neue Arbeitsweisen und Formen der Zusammenarbeit entstehen.

Blog: Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz Nr. 3

In meinem letzten Blog-Beitrag habe ich erörtert, wie Sie sich nicht dokumentiertes Wissen in Ihrer Organisation optimal zunutze machen, um Ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Sie haben ebenfalls erfahren, wie Sie durch den Einsatz von KI-Technologie den erforderlichen Zeitaufwand verringern und zugleich einen wiederholbaren, auf maximale Effizienz ausgelegten Arbeitsablauf entwickeln.

Im Folgenden werde ich Ihnen erläutern, wie Sie die Mitglieder Ihres Projektteams intelligenter auswählen.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit kann eine Herausforderung sein

Sie wurden von Ihrem Vorgesetzten soeben mit der Aufgabe betraut, ein Problem zu lösen, mit dem sich Ihre Organisation seit einiger Zeit abmüht. Zu diesem Zweck sollen Sie schnellstmöglich ein Team zusammenstellen. Da Sie wissen, dass die Mitarbeiter Ihrer Abteilung nicht über das gesamte benötigte Fachwissen verfügen, müssen Sie Kollegen aus anderen Abteilungen hinzuziehen.

Glücklicherweise wissen Sie bereits, in welchen Abteilungen Sie um Unterstützung bitten müssen. Nehmen wir einmal an, Sie benötigen Kollegen aus den Bereichen Finanzen, Produktentwicklung, Betrieb, Marketing und Vertrieb. Sie können nun das Mitarbeiterverzeichnis nach den Namen und Kontaktdaten der jeweiligen Abteilungsleiter durchforsten und diese nach Mitarbeitern fragen, die sie entbehren können. Möglicherweise haben Sie zuvor bereits mit diesen Abteilungen zusammengearbeitet und wählen nun die üblichen Verdächtigen aus.

Die wirklichen Schwierigkeiten beginnen jedoch erst mit der Terminsuche für eine erste Telefonkonferenz. Je nachdem, wo die einzelnen Teammitglieder innerhalb der Organisation arbeiten, ist für die Abstimmung der Termine unter Umständen eine ein- bis zweiwöchige Vorlaufzeit erforderlich. Angesichts der Dringlichkeit können Sie die Teammitglieder möglicherweise dazu bringen, andere Besprechungen hinten anzustellen, doch was dem einen wichtig ist, ist für den anderen vielleicht reine Zeitverschwendung.

Intelligentere Auswahl von Teammitgliedern

Erinnern Sie sich noch an die Nutzbarmachung nicht dokumentierten Wissens mithilfe von KI-Technologie? Auch in diesem Fall kann es sich als sehr nützlich erweisen, sich vor Beginn des eigenen Vorhabens bereits ähnliche abgeschlossene Projekte genauer anzusehen. Ihr KI-System kann beispielsweise anhand der Personen und Abteilungen, die an früheren Projekten mitgewirkt haben, potenzielle Kandidaten vorschlagen, vorausgesetzt, sie arbeiten noch immer in der Organisation. Ebenso können Sie detaillierte Informationen darüber anzeigen, welchen Anteil die einzelnen Kandidaten am Gelingen ihrer Projekte hatten. So können Sie präziser abschätzen, ob sie eine vielversprechende Ergänzung Ihres Teams wären. Wenn Sie nach der Sichtung früherer Projekte noch immer nicht alle benötigten Teammitglieder finden konnten, kann Ihr KI-System anhand der Personalakten eine Liste aktueller Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten erstellen.

Sobald die Teammitglieder feststehen, kann das KI-System die Verfügbarkeit der Mitarbeiter anhand ihrer Kalenderanwendungen überprüfen. Wenn ein Kandidat für den Großteil der Projektdauer in Urlaub ist, können vom KI-System Kollegen innerhalb derselben Abteilung ausfindig gemacht werden, deren Verfügbarkeit besser zu Ihrem Zeitplan passt. Zudem kann vom KI-System festgestellt werden, wie viele Projekte die Kandidaten zurzeit betreuen. Auf diese Weise können Sie abschätzen, wie viel Zeit jeder Kandidat für Ihr Projekt aufwenden könnte. Darüber hinaus können Sie sich Vorschläge zu weniger beschäftigten Mitarbeitern unterbreiten lassen.

Empfehlungen für die Personalbesetzung

Lassen Sie uns diese Idee weiterdenken: Das KI-System könnte den Projektleiter benachrichtigen, sobald die Kapazitäten eines Teammitglieds bezüglich der Mitarbeit an dem Projekt erschöpft sind. Dadurch können die Prioritäten des Mitarbeiters überprüft und ggf. geändert werden. Alternativ kann geklärt werden, ob ein anderes Teammitglied seine Aufgaben übernehmen kann oder ein hinreichender Grund für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters vorliegt, um den Bedarf zu decken.

Da im KI-System Informationen aus allen Bereichen der Organisation zusammengeführt werden, kann auf einen Blick der aktuelle Personaleinsatz überprüft werden. Auf diese Weise können die Verantwortlichen fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welchen Projekten ihre Mitarbeiter zugewiesen und wie die Geschäftsziele bestmöglich erreicht werden können. Falls laufende Projekte eine Neuplanung erfordern, halten sich dann die damit einhergehenden Auswirkungen in Grenzen. Wenn diese Projekte von Personalentscheidungen betroffen sind, kann das KI-System die Verteilung der Teammitglieder überarbeiten und den Projektverantwortlichen neue potenzielle Teammitglieder vorschlagen, um eine effiziente Zusammenarbeit und maximale Produktivität im Team zu gewährleisten.

Integration ist der Schlüssel

Entscheidend für die erfolgreiche Verwendung von KI-Technologie ist ihre Integration in vorhandene Systeme. Damit alle Vorgänge in der Organisation berücksichtigt werden, muss das KI-System nicht nur auf die zur Zusammenarbeit verwendete Anwendung zugreifen können, sondern auch an die Kalenderprogramme, die Datenbanken der Personalabteilung und alle sonstigen Tools angebunden werden, die benötigt werden, um die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu beurteilen. Durch die Integration in die vorhandenen Systeme der Organisation wird eine Zusammenarbeit unter Berücksichtigung des jeweiligen Kontextes ermöglicht. Wenn Wissen Macht ist, ist die Integration in vorhandene Systeme das Werkzeug, mit dem sie nutzbar gemacht wird.

Wie geht es weiter

Nachdem das Team zusammengestellt und die Auftaktbesprechung geplant wurde, kann die Projektarbeit beginnen. Im nächsten Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team auf eine neue Stufe heben, indem Sie über das KI-System kontextbezogene Informationen zu laufenden Besprechungen in Pop-up-Meldungen bereitstellen oder relevante Dateien anzeigen, die auf ähnlichen, bereits veröffentlichten Ressourcen basieren. Darüber hinaus werde ich erläutern, wie Sie Informationen schneller zur Verfügung stellen, damit Projektteams, die sich keine Nacharbeit oder Verzögerung leisten können, ihren Zeitplan einhalten.

Lassen Sie sich auch die anderen Beiträge der Reihe „Optimierung der Zusammenarbeit durch künstliche Intelligenz“ nicht entgehen.

Teil 1: Einleitung
Teil 2: Erschließung von nicht dokumentiertem Wissen
Teil 4: Virtueller Assistent für Zusammenarbeit
Teil 5: Organisationsweite Verfügbarkeit relevanter Informationen
Teil 6: Intelligente Nutzung externer Ressourcen

Digitale Transformation für Dummies

Der digitale Wandel hat für Unternehmen und IT-Verantwortliche mittlerweile höchste Priorität. In der heutigen Geschäftswelt gründet sich die nachhaltige Marktführerschaft eines Unternehmens nicht mehr allein auf die besten Produkte oder die besten Mitarbeiter. Um Marktführer werden zu können, kommt es auch auf Agilität und die schnelle Anpassung an sich rasch entwickelnde Markttrends an. Unternehmen, die den Anforderungen eines sich schneller denn je verändernden dynamischen Geschäftsklimas nicht gewachsen sind, werden stark zu kämpfen haben.

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