Wir können es uns heute nicht mehr vorstellen, aber es gab eine Zeit während der Entwicklung der Geschäftskommunikation, als E-Mails eine Neuheit waren. Obwohl sie heute ein fester Bestandteil unseres Alltags sind, war das bei der Geschäftskommunikation nicht immer der Fall. Die Telefonie war die erste Wahl für geschäftliche Interaktionen. Während einige Menschen sofort begannen, E-Mails einzusetzen, dauerte es bei anderen etwas länger. Nach und nach erkannten immer mehr Menschen die Vorteile von E-Mails. Heute sind sie das übliche Kommunikationsmittel für die meisten geschäftlichen Interaktionen. 

Collaboration-Tools durchlaufen einen ähnlichen Einführungsprozess. Lange Zeit verzichteten die Unternehmen auf Investitionen. Später entschieden sie sich für eine kostenlose, serienmäßige Option, die mit zusätzlicher Software gebündelt wurde. Jetzt wo Collaboration-Tools für räumlich verteilte Belegschaften unerlässlich sind, versuchen viele Unternehmen mehr zu erreichen, indem sie ihre Systeme um zuverlässige Collaboration-Tools ergänzen. 

Jedoch ist die Integration von Collaboration-Tools in Arbeitsprozesse nicht das Gleiche wie die damalige Einführung von E-Mails. Für viele Mitarbeiter werden diese Tools weiterhin etwas Neues sein, bis sie unentbehrlich werden. Um mehr aus Ihrem Kommunikationssystem zu machen und Ihre Kommunikationsstrategie zu stärken, sollte bewusst in die Zusammenarbeit investiert und diese ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe werden. 

TELEFONIE UND E-MAIL SIND BEQUEME TOOLS 

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Telefonie und E-Mail immer die nahe liegende erste Wahl für die Geschäftskommunikation sein. Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter mit Kollegen, Lieferanten, Partnern oder Kunden kommunizieren, werden sie weiterhin Telefonie und E-Mail als die wichtigsten Kommunikationsmittel betrachten. Infolgedessen sind diese Tools für jede Organisation, die in einem wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich sein will, von zentraler Bedeutung. Die Mitarbeiter rechnen förmlich damit. 

Für Unternehmen, die ihre Kommunikationsstrategie verbessern wollen, um ihre Produktivität zu steigern, sind diese Tools nach wie vor wichtig

Als synchrones Kommunikationsmittel ist die Telefonie ideal, wenn persönliche Treffen nicht möglich sind, aber Klarheit gefragt ist und ein gewisses Maß an Kooperation, Zusammenarbeit oder Diskussion der Schlüssel zu einer zeitnahen Entscheidung ist. Als asynchrones Kommunikationsmittel ist E-Mail unverzichtbar für die einseitige Übermittlung von Kommunikation, Dokumentation oder anderen Formen von Informationen im Berichtsstil, die nicht mit anderen Kommunikationstools ausgetauscht werden können. 

Abgesehen von diesen Situationen ist der strategische Wert von Telefonie und E-Mail jedoch begrenzt. Unternehmen brauchen zusätzliche Tools, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter in ihren täglichen Geschäftsinteraktionen effizient und effektiv arbeiten. Hier kommen Chat und Videokonferenzen ins Spiel. Chat erfüllt mehr und mehr die bisherigen Aufgaben von Instant Messaging (IM), Short Message Service (SMS), Multimedia Message Service (MMS) ab. Die Verwendung dieser Tools verbessert Kommunikationsprozesse erheblich und steigert die Effizienz. Die Mitarbeiter nutzen sie bei Bedarf, aber Telefonie und E-Mail bleiben weiterhin die Standardwahl. Eine echte Zusammenarbeit ist also noch immer nicht möglich. 

TOOLS WERDEN NICHT AUTOMATISCH BENUTZT, NUR WEIL SIE DIESE BEREITSTELLEN 

Um die Produktivität von zwei oder mehr Personen wirklich zu steigern, benötigen die Mitarbeiter ein Collaboration-Tool, das mehrere Kommunikationsmittel wie Chat, Sprache und Video in ein Gesamtpaket integriert, das auch das Teilen von Dateien und Aufgaben ermöglicht. Es reicht allerdings nicht aus, Collaboration-Tools im Repertoire zu haben, auch wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die Notwendigkeit dieser erkennen. Die Zusammenarbeit wird etwas Neues bleiben, bis sie zu einer Notwendigkeit wird. 

Warum? Weil Bequemlichkeit und Gewohnheit schwer zu überwinden sind. 

Wie wir bei der Einführung von E-Mail erlebt haben, bedeutet die Einführung eines Tools nicht automatisch, dass die Mitarbeiter es auch benutzen. Wahrscheinlich entschieden sich einige Mitarbeiter dafür, aber nicht alle. Aus ihrer Sicht sind sie die ganze Zeit ohne diese Tools ausgekommen, warum sollten sie sich also jetzt damit befassen? 

Ebenso ist es zwar wichtig, die Mitarbeiter im Umgang mit einem neuen Collaboration-Tool zu schulen, aber die Schulung selbst garantiert keine breite Akzeptanz. Die Mitarbeiter werden es vielleicht eine Weile benutzen, aber sobald es stressig wird, kehren sie zu den bewährten Kommunikationsmitteln zurück. 

Und obwohl Sie eine Unternehmenspolitik aufstellen könnten, nach der die Mitarbeiter ein Collaboration-Tool verwenden müssen, löst dies wahrscheinlich eher eine Gegenreaktion aus. Die Mitarbeiter werden es vielleicht anfänglich nutzen – wenn auch widerwillig –, aber auf lange Sicht werden sie einen Weg finden, um nicht dazu gezwungen zu werden. Irgendwann werden sie wahrscheinlich ihre persönlichen Mobilgeräte und Mobilfunktarife nutzen und dabei die IT-Richtlinie umgehen oder sie werden einfach wieder auf E-Mail und Telefonie zurückgreifen. 

EINE KULTUR DER ZUSAMMENARBEIT WIRD AUFGEBAUT, NICHT ERZWUNGEN  

Damit die Zusammenarbeit unverzichtbar wird, muss verstärkt in die Veränderung der Unternehmenskultur und der täglichen Arbeitsabläufe investiert werden, um das Tool in die täglichen Arbeitsprozesse zu integrieren. 

Beginnen Sie damit, einen guten Ausgangspunkt für die Veränderung zu etablieren. Organisieren Sie Arbeitsgruppen, damit die Mitarbeiter zum Veränderungsprozess beitragen können. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, darüber zu sprechen, was ihnen an dem vorhandenen oder geplanten Collaboration-Tool gefällt und was nicht. Teilen Sie die Erfahrungen, die Sie über Kommunikationsprozesse in der gesamten Organisation gemacht haben. Verpflichten Sie sich außerdem zu Verbesserungen, denen jeder zustimmen kann, um Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten. 

Nutzen Sie das Feedback der Arbeitsgruppen, um eine Gesamtstrategie zu entwickeln, die Ihre bereits vorhandenen Ressourcen nutzt und Collaboration-Tools vollständig in Ihr Telefonsystem, Ihr Contact Center, Ihre HR-Tools und Ihre Back-Office-Tools integriert. Planen Sie die Integration sorgfältig: Damit stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät arbeiten können, so wie sie es wünschen. Und da neue Tools neue Arbeitsabläufe erfordern, sollten Sie außerdem Arbeitsabläufe konzipieren, die die Zusammenarbeit fördern. 

Am wichtigsten ist es, mit gutem Beispiel voranzugehen. Seien Sie ein Verfechter des Tools, indem Sie es wo und wann immer möglich einsetzen. Damit unterstreichen Sie den Nutzen der Veränderung. Erfassen Sie, ob und wie die Mitarbeiter das neue Tool verwenden. Nutzen Sie diese Daten, um die vorzunehmenden Entscheidungen über Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen zu treffen, damit die Akzeptanzraten erhöht und der Erfolg des Integrationsprozesses sichergestellt wird. 

EVOLUTION STATT REVOLUTION  

Die Integration von Collaboration-Tools in Ihren täglichen Betrieb als Teil einer gut ausgearbeiteten Kommunikationsstrategie ist wirtschaftlich sinnvoll. Mit den richtigen Tools arbeiten Ihre Mitarbeiter bei all ihren geschäftlichen Interaktionen effizienter und effektiver. Die Produktivitätssteigerungen wirken sich auch positiv auf Ihr Geschäftsergebnis aus. Damit Mitarbeiter diese Tools annehmen, sollte der Prozess jedoch eher eine Evolution als eine Revolution sein. 

Wenn Sie Kunde von Mitel MiVoice Office 400 sind und Ihre Systeme mit den neuesten Updates und Upgrades auf dem neuesten Stand sind, kann diese Entwicklung nahtlos verlaufen. Sie können mehr aus Ihrem System herausholen, indem Sie Collaboration-Tools mit vollem Funktionsumfang hinzufügen, die Ihre Mitarbeiter direkt nutzen können. 

MiVoice Office Mobile Application vereinfacht die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander reden, Meetings abhalten und Informationen austauschen, indem es Kommunikations- und Collaboration-Tools in einer einzigen Lösung zusammenführt. Diese erleichtert es ihnen, von jedem Ort und zu jeder Zeit miteinander in Verbindung zu treten, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Und MiTeam Meetings ermöglicht echte Zusammenarbeit. Die Videokonferenz-Lösung für mehrere Teilnehmer eignet sich für alle, die effizienter arbeiten und die Kommunikation am Arbeitsplatz durch nahtlose Übergänge zwischen Telefonie, Video und Chat verbessern wollen. 

Beginnen Sie also, strategisch über Ihr Kommunikationssystem nachzudenken, indem Sie über Telefonie und E-Mail hinausdenken. Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen werden froh darüber sein.

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