Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, führen Unternehmen immer häufiger Technologien für Videokonferenzen ein. Das Marktforschungsunternehmen MarketsandMarkets geht in einem kürzlich veröffentlichten Bericht (in Englisch) davon aus, dass der Markt für Videokommunikation in Unternehmen, unter anderem auch für Videokonferenzsysteme, bis 2020 ein Volumen von 36,8 Mrd. USD erreichen wird.

Tatsächlich ergab eine kürzlich durchgeführte Studie, dass zwar 54 Prozent der Mitarbeiter regelmäßig an geschäftlichen Videokonferenzen teilnehmen, sich jedoch nicht alle von ihnen aus freien Stücken für diese Form der Kommunikation entscheiden.

Warum zögert also rund die Hälfte der Mitarbeiter, sich für geschäftliche Besprechungen vor die Kamera zu setzen? Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Mitarbeitern die Nutzung von Software für Videokonferenzen widerstrebt. Hier sind die fünf häufigsten:

1. Multitasking

Zwar wollen die Veranstalter der Besprechungen gerne glauben, dass alle Beteiligten ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken, die Realität sieht dagegen meist ganz anders aus.

Während sie Konferenzanrufen mit (hoffentlich) stummgeschaltetem Mikrofon beiwohnen, rufen die Teilnehmer häufig ihre E-Mails ab, bereiten Präsentationen vor oder essen zu Mittag.

Würden sie an einem Videoanruf oder einer Videokonferenz teilnehmen, müssten sie ihre Aufmerksamkeit jedoch voll und ganz der Besprechung widmen. Multitasking wäre in diesem Fall undenkbar. Und obwohl bereits mehrere Untersuchungen zu dem Schluss kamen, dass Multitasking eigentlich die Produktivität hemmt, sind viele Arbeitnehmer noch immer dem Irrglauben verfallen, dass sie durch Multitasking in gleicher Zeit mehr erledigen können.

Zwar können die oben beschriebenen Verhaltensweise zuweilen auch in persönlichen Besprechungen beobachtet werden, jedoch fällt Unaufmerksamkeit aufgrund von Multitasking in einer Videobesprechung deutlicher auf, sodass viele Arbeitnehmer die Teilnahme an Videokonferenzen meiden.

Sie würden diesen Einwand gerne entkräften? Führen Sie Kollegen und Mitarbeitern die tatsächlichen Kosten für Multitasking vor Augen und überzeugen Sie sie von der Produktivitätssteigerung, die sie erzielen können, wenn sie ihre Aufmerksamkeit immer einer Aufgabe nach der anderen widmen.

Ihre Mitarbeiter denken, es führt kein Weg an Multitasking vorbei, weil sie an zu vielen Besprechungen teilnehmen müssen? In diesem Fall sollten sie einen schonungslos ehrlichen Blick auf die Teilnehmerliste ihrer Konferenzanrufe werfen und überlegen, ob wirklich alle aufgeführten Personen an der Besprechung teilnehmen müssen.

2. Blickkontakt

Videoanrufe sind großartig, unterscheiden sich jedoch in einigen wenigen Details von einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Ein Aspekt, den manche an Videoanrufen nicht mögen, ist der mangelnde Blickkontakt.

Bei den meisten Videokonferenzsystemen müssen Sie sich zwischen zwei Optionen entscheiden: entweder Sie schauen auf das Abbild Ihres Gesprächspartners auf dem Bildschirm oder Sie blicken direkt in die Kamera.

Wenn Sie auf den Bildschirm schauen, scheint es jedoch, als würden Sie den Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner meiden. Blicken Sie aber direkt in die Kamera, um Ihrem Gesprächspartner den Anschein von Blickkontakt zu bieten, können Sie sich nicht auf seinen Gesichtsausdruck konzentrieren. Wie auch immer Sie sich entscheiden, einer von ihnen bleibt so, wie die meisten Kameras für Videokonferenzen eingerichtet sind, immer außen vor.

Einige nehmen den Unterschied kaum wahr. Für andere dagegen ist dieser geringfügige Verlust des Blickkontakts – oder die Unsicherheit, ob sie ihren Blick auf den Bildschirm oder in die Kamera richten sollen – Grund genug, um jede Form der Videokommunikation einen weiten Bogen zu machen.

3. Plattform- und Netzwerkprobleme

Jede neue Einladung für eine Besprechung ist mit geradezu abenteuerlichen Vorbereitungen zum Einrichten der Technik verbunden. Sicherlich gibt es hin und wieder auch Videokonferenzen ohne jegliche Pannen, doch unter realen Bedingungen gehen solche Besprechungen selten reibungslos über die Bühne.

Angesichts der vielen auf dem Markt verfügbaren Programme für Videokonferenzen muss im Vorfeld oftmals ein neuer Client heruntergeladen und auf dem Computer installiert werden, ehe die Teilnahme an der Besprechung überhaupt möglich ist (natürlich könnte dieses Problem ganz einfach durch Verwendung einer einheitlichen Software im gesamten Unternehmen gemindert werden).

Möglicherweise funktioniert dann der Ton, aber man sieht kein Bild. Vielleicht auch umgekehrt. Oder der Moderator hat Schwierigkeiten mit der Freigabe seines Bildschirms. Egal um welches Problem es sich auch handelt, meist vergehen fünf kostbare Minuten oder es dauert sogar noch länger, bis alle Teilnehmer die richtigen Einstellungen gefunden haben. Und all das sind noch keine technisch anspruchsvollen Probleme.

So können beispielsweise fehlende Netzwerkregeln zur Dienstqualität die videogestützte Zusammenarbeit schnell zu einem beschwerlichen Erlebnis machen.

Wenn für Ihr Netzwerk darüber hinaus keine Regeln für die Priorisierung bestimmter Pakete festgelegt sind, kann die Übertragung Ihrer Videoanrufe bereits dadurch gestört oder sogar vollständig unterbrochen werden, dass Ihre Kollegen fleißig E-Mails senden.

4. Sorgen über das persönliche Erscheinungsbild

Bei einem klassischen Telefonanruf interessiert es niemanden, ob der Gesprächspartner oder man selbst gerade im Schlafanzug in einem unaufgeräumten Wohnzimmer sitzt. Kaum ist jedoch die Rede davon, denselben Anruf als Videokonferenz durchzuführen, bricht allgemeine Hektik aus, um vorzeigbar zu sein.

Videoanrufe eröffnen eine vollkommen neue Dimension von Besprechungen. Irgendetwas an der Vorstellung einer videogestützten Besprechung – und sei es nur mit Kollegen, die sie täglich in natura zu Gesicht bekommen – bringt Menschen dazu, sich Gedanken um ihr Äußeres zu machen.

Eine Dusche, ordentliche Kleidung und ein Hintergrund, der nicht aussieht, als hätte eine Bombe eingeschlagen, sind dann plötzlich nicht mehr genug. Die Gesprächsteilnehmer haben häufig das Gefühl, ins Rampenlicht gestellt zu werden, als ob sie für einen Film vor der Kamera stünden.

Sitzt meine Frisur? Habe ich noch Reste meines Mittagessens im Gesicht? Muss ich mein Make-up auffrischen? Ist meine Halskette verrutscht? Es sind eben diese Fragen, über die sich die Gesprächsteilnehmer während eines Videoanrufs Gedanken machen und die dazu führen, dass viele lieber ganz auf Videokonferenzen verzichten.

Dazu trägt sicherlich in erheblichem Maße auch das kleine Fenster bei, in dem sich die Teilnehmer während der Videokonferenz selbst sehen können. Dieses Fenster dient wohl eigentlich dazu, die Ausrichtung der Kamera und die Lichtverhältnisse im Raum zu überprüfen. Häufig wirkt es jedoch wie ein Spiegel und führt dazu, dass die Teilnehmer ihren Blick nicht mehr abwenden können, weil sie zu sehr mit ihrem „Spiegelbild“ beschäftigt sind. Nichts lenkt die Aufmerksamkeit so sehr ab und verhindert so effektiv, dass bei der nächsten Besprechung erneut die Kamera zum Einsatz kommt, als durch ein Fischaugen-Objektiv zu beobachten, wie man selbst unter Leuchtstoffröhren sitzend auf den Bildschirm starrt.

5. Störungen durch Kollegen

Wenn Sie in einem Großraumbüro arbeiten, können Videoanrufe von Ihrem Schreibtisch aus ein riskantes Unterfangen sein. Möglicherweise telefonieren andere Kollegen in der Nähe ebenfalls. Oder es herrscht plötzlich allgemeine Aufbruchsstimmung. Kollegen, denen gerade nicht der Sinn nach gewissen Anstandsregeln steht, fallen Ihnen rücksichtslos ins Wort. Oder sie finden es einfach lustig, im Hintergrund Grimassen zu schneiden. Wie immer Ihre Kollegen sich auch verhalten mögen, moderne Büroumgebungen können die Durchführung unterbrechungsfreier Videoanrufe zu einer Herausforderung machen.

Fazit

Sie haben sich schon immer gefragt, warum Ihre Mitarbeiter nicht die vom Unternehmen bereitgestellte Software für Videokonferenzen nutzen? Jetzt kennen Sie die Gründe. Und Erkenntnis ist der erste Schritt, um die Popularität von Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen zu verbessern – und das sollte Ihr Ziel sein, schließlich bieten videogestützte Besprechungen einige großartige Vorteile. Dazu gehören unter anderem der Aufbau engerer persönlicher Beziehungen, die Senkung von Ausgaben für Geschäftsreisen, eine produktivere Online-Zusammenarbeit und ein stärkerer Zusammenhalt innerhalb Ihres Teams.

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