Die Kernfunktionen cloudbasierter Kommunikationslösungen

Die Art und Weise, wie Sie mit anderen kommunizieren, sagt viel über Ihr Unternehmen und Ihre Person aus. Trotzdem sind noch immer viele Systeme für die Geschäftskommunikation nicht auf die individuellen Erfordernisse von Unternehmen zugeschnitten. Stattdessen handelt es sich um Universallösungen, die vermutlich bereits seit mehr als einem Jahrzehnt im Unternehmen ausgedient haben.

Wenn Sie mit Ihrem Kommunikationssystem in die Cloud wechseln, können Sie Ihre Geschäftskommunikation individuell auf Ihre Art zu arbeiten abstimmen, anstatt umgekehrt.

Mit einer cloudbasierten Kommunikationslösung sind Sie unter anderem in der Lage:

  • dieselben Telefonfunktionen wie ein Fortune 500 Unternehmen zu nutzen: Mobilgerätefreundliche Kommunikationsanwendungen, große Auswahl an Endgeräten, automatisierte Rückrufe, Ansagen zur Warteschlangendauer und vieles mehr – und all das zu einem Preis, den sich Unternehmen jeder Größe leisten können
  • ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen: Dank intelligenter Anrufweiterleitung werden Kunden mit dem richtigen Agenten verbunden, der ihnen umgehend die benötigten Informationen liefern kann
  • sich flexible Bereitstellungsoptionen zunutze zu machen: Dank individuell zusammenstellbarer Funktionspakete zahlen Sie nur für die Funktionen, die Sie wirklich benötigen, wenn Sie sie benötigen
  • vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten zu bieten: Mitarbeiter erhalten auf jedem beliebigen Gerät Zugriff auf ihre Telefone, Unified Messaging, Chats, Apps und vieles mehr

Cloud-Kommunikation für Dummies

Einbinden fortschrittlicher Anwendungen in Ihr Kommunikationssystem

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, dass Ihre Sprachkommunikation mehr als nur eine Anwendung unter vielen – wenn auch eine äußerst wichtige – ist, die ebenso wie eine E-Mail über das Datennetz übertragen wird?

Sprachkommunikation kann auf vielfältigste Art und Weise in Ihre jeweiligen Geschäftsprozesse eingebunden werden. Das Tischtelefon sollte nicht das A und O Ihrer Kommunikation sein.

Wichtige Geschäftsanwendungen wie Lösungen für das Customer Relationship Management (CRM), die bedeutende Geschäftsprozesse unterstützen, müssen über Kommunikationsfunktionen verfügen, damit Ihre mobilen Mitarbeiter immer produktiv sein können, ganz gleich, wo sie sich gerade befinden und welches Gerät sie verwenden. Beispiele für Geschäftsanwendungen mit integrierten Kommunikationsfunktionen sind:

  • Salesforce.com (z. B. Wählen per Mausklick, automatische Popup-Fenster mit Kundendaten bei eingehenden Anrufen, Suche nach Kontakten im Verzeichnis, Ergänzen des Kundendatensatzes mit Notizen und Anrufdetails)
  • Microsoft Office 365 (z. B. kalenderbasierte Präsenzinformationen, Wählen per Mausklick, automatisches Erstellen von Kalendereinladungen, Weiterleitung von Voicemail zu E-Mail)
  • Google Apps (z. B. Wählen per Mausklick, Anrufmanagementoptionen während eines aktiven Gesprächs und Benachrichtigungen für eingehende Anrufe)


Auswählen des richtigen Bereitstellungsmodells für Ihr Kommunikationssystem

Bis vor kurzem war die Auswahl der Bereitstellungsmodelle bei Systemen für die Geschäftskommunikation noch recht begrenzt. Die herkömmliche Bereitstellungsmethode war für die meisten Unternehmen mit beträchtlichen Investitionen in eine On-Site gehostete TK-Anlage verbunden. Zudem trug bei diesem Modell der Käufer das gesamte Risiko, handelte es sich doch um eine langfristige strategische Entscheidung, die sich nachteilig auf andere geschäftliche Aspekte auswirken konnte. Dazu gehören:

  • künftiges Unternehmenswachstum und Skalierbarkeit
  • Erweiterbarkeit um zusätzliche Standorte
  • Agilität und Fähigkeit, neue Leistungsmerkmale und Funktionen in kommunikationsgestützten Geschäftsprozessen zu nutzen

In den 1990er und frühen 2000er Jahren ersetzten viele Unternehmen ihre älteren Telefon-Anlagen durch On-Site-Systeme für Unified Communications (UC). Auf diese Weise konnten sie nicht nur ihre Netzwerke für Sprachkommunikation und Datenübertragung zusammenführen und viele Standard-Netzwerkkomponenten weiterhin für ihre Telefonieinfrastruktur verwenden, sondern ihren Nutzern auch moderne Funktionen für Unified Communications & Collaboration zur Verfügung stellen.

Cloudbasierte Kommunikationslösungen, auch bekannt als Unified Communications as a Service (UCaaS) oder gehostete Kommunikationsdienste, sind die neuste Bereitstellungsart von Lösungen für die Geschäftskommunikation und zählen zu den am schnellsten wachsenden Segmenten auf dem Technologiemarkt.

Der Anteil cloudbasierter Kommunikationslösungen steigt jedes Jahr um etwa 25 % an.

Es gibt jedoch mehr als nur einen Weg in die Cloud, und Unternehmen unterschiedlicher Größe haben jeweils ihre ganz eigenen Anforderungen, die Einfluss auf ihre Entscheidungen bei der Auswahl des am besten geeigneten Cloud-Modells haben (siehe nachstehende Abbildung):

Cloud Businesses

  • Kleine Unternehmen (1 – 100 Mitarbeiter):
    - Erfordern möglicherweise die Integration anderer wichtiger Anwendungen wie Salesforce.com und grundlegende Contact-Center-Lösungen
    - Ideale Zielgruppe für mobile und öffentliche Cloud-Lösungen. Sie verdrängen daher kleine Plattformen beim Endkunden vor Ort
  • Mittlere Unternehmen (100 – 2.500 Mitarbeiter):
    - Erfordern häufig anspruchsvolle Lösungen für die Integration von Geschäftsprozessen sowie Contact-Center-Funktionalität
    - Interessieren sich für Lösungen für die öffentliche, private und hybride Cloud, ziehen dabei meist private Netzwerke den Over‐the-Top-Lösungen vor
  • Große Unternehmen (2.500 – 10.000 Mitarbeiter):
    - Haben ein starkes Interesse an Lösungen für die Migration in die private und hybride Cloud, um bereits getätigte Investitionen zu nutzen
    - Integration in ein größeres IT-Framework ist ein wichtiger Kauffaktor
  • Sehr große Unternehmen (>10.000 Mitarbeiter):
    - Konzentrieren sich auf Lösungen, die einer großen Anzahl von Benutzern effektiv bereitgestellt werden können, wobei der Schwerpunkt auf rollenbasierten Benutzertypen und der Skalierbarkeit auf mehrere Standardorte liegt
    - Kaufentscheidend sind die Sicherheit, die Skalierbarkeit und die Integration von Drittanbieteranwendungen
    - Haben ein großes Interesse an Strategien für die Migration in die private und hybride Cloud

Public Cloud

Die Public Cloud ist das am besten geeignete und am weitesten verbreitete Bereitstellungsmodell für cloudbasierte Kommunikationslösungen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Die Lösung kann als Abonnement mit Pauschalgebühren pro Benutzer pro Monat erworben und mit privaten Netzwerkverbindungen kombiniert werden. Häufig wird sie jedoch über eine einfache Internetverbindung oder als Over-the-Top-Dienst zur Verfügung gestellt. Die meisten in der Public Cloud bereitgestellten Kommunikationslösungen umfassen Contact Center-Funktionen und ermöglichen die Integration in gängige Geschäftsanwendungen.

Darüber hinaus können private Netzwerke eingerichtet werden, um die Sicherheit und Zuverlässigkeit von in einer Public Cloud bereitgestellten Lösungen für die Geschäftskommunikation zu verbessern.

Private Cloud

Die Bereitstellung von Kommunikationslösungen in einer Private Cloud wird insbesondere von großen Unternehmen, bestimmten auf Sicherheit bedachten Branchen und Behörden bevorzugt. Kommunikationslösungen in einer Private Cloud kombinieren die Vorteile der Cloud mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Kontrolle seitens des Unternehmens.

Diese Kommunikationslösungen können von Lösungsanbietern verwaltet werden und beinhalten oft Komponenten für wiederkehrende Umsätze mit der Cloud. Je nach Unternehmen ziehen Entscheidungsträger aufgrund unterschiedlicher finanzieller Erwägungen die einmaligen Investitionskosten und zeitlich unbegrenzten Lizenzen, die mit Bereitstellungsmodellen in einer Private Cloud einhergehen, den wiederkehrenden Betriebskosten und Lizenzgebühren von Lösungen in der Public Cloud vor.

Hybrid Cloud

Bei einer Hybrid Cloud werden bestehende Investitionen in die Geschäftskommunikation genutzt und neben einer höheren Ausfallsicherheit auch Vorteile in Verbindung mit Cloud-Management und Effizienzeffekten geboten. Die Bereitstellung der Geschäftskommunikation in einer Hybrid Cloud wird häufig von Unternehmen im Rahmen einer Strategie für einen kompletten Wechsel in die Cloud gewählt, der nach und nach den Umstieg von einem traditionellen on-premises bereitgestellten Telefonsystem zu einer robusteren cloudbasierten Unified Communications-Lösung mit unbegrenzter Skalierbarkeit und modernen Geschäftsanwendungen vorsieht.

Darüber hinaus muss dieses Bereitstellungsmodell nicht immer nur eine Übergangslösung sein. Unternehmen, die sich für dieses Modell als endgültiges System der Wahl entscheiden, können sowohl von den Vorteilen einer öffentlichen als auch denen einer Private Cloud profitieren.

So ermöglicht die Hybrid Cloud Unternehmen die vollständige Kontrolle über bestimmte Aspekte ihrer Kommunikationsinfrastruktur, während sie zugleich die Vorzüge der Cloud in Bezug auf Ausfallsicherheit, Verwaltung und Skalierbarkeit nutzen können. In diesen Fällen können wichtige Kommunikationsfunktionen On-Site in einer Private Cloud bereitgestellt werden, während Überlauffunktionen für Zeiten mit hohem Anrufaufkommen und Funktionen für Geschäftskontinuität / Notfallwiederherstellung in der Public Cloud gehostet werden.

Hybride Cloud-Lösungen eignen sich für große Campus-Umgebungen mit geografisch verteilten Standorten. Sie werden gerne von IT-Organisationen mit begrenzten Ressourcen und eingeschränkter Abdeckung gewählt, weil sie meist Tools für die zentrale Verwaltung von Benutzern an allen Standorten bieten.

Zu den Vorteilen cloudbasierter Kommunikationslösungen gehören

✓ Kosteneinsparungen dank geringerer Komplexität der Kommunikationsumgebung und niedrigeren Betriebskosten sowie niedrigeren Gesamtkosten pro Benutzer im Vergleich zu älteren TK-Anlagen
✓ Höhere Mitarbeiterproduktivität  dank einer Fülle von einfach bereitzustellenden Kommunikationsfunktionen
✓ Echte Mobilität für die Mitarbeiter, die dank Kommunikationsfunktionen und virtuellen Systemen an verschiedenen Standorten von überall auf alle benötigten Ressourcen zugreifen können

Cloud-Computing und Outsourcing sind zwei Paar Schuhe

Bei dem in der Vergangenheit von Unternehmen häufig bemühten Geschäftsmodell des Outsourcings ging es weniger um technologische Erwägungen als vielmehr darum, sich durch die Auslagerung von IT-Aufgaben wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Das hörte sich damals nach einem sinnvollen Ansatz an, jedoch begingen viele Unternehmen den Fehler, die Kontrolle über die von ihnen eingesetzte Technologie aus der Hand zu geben und damit ihre Fähigkeit einzubüßen, sich im weltweiten Wettbewerb von der Konkurrenz abzuheben. Das galt insbesondere für Unternehmen, die nicht nur ihre IT-Aufgaben, sondern auch ihren Kundenservice und Vertrieb, ihre Konstruktions- und in manchen Fällen sogar ihre Fertigungsprozesse auslagerten.

Beim Cloud-Computing (genauer bei cloudbasierten Kommunikationslösungen) werden dagegen nur die Verwaltung und Pflege der Kommunikationsinfrastruktur an einen externen Anbieter abgegeben, nicht jedoch die Geschäftsprozesse. Mit der Vereinfachung von Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Netzwerk – z. B. die Verwaltung von Firewalls, virtuellen privaten Netzwerken (VPNs) und SIP-Trunks – und die Auslagerung der mit dem Server verbundenen administrativen Aufgaben kann sich das IT-Personal durch den Wechsel auf ein cloudbasiertes Kommunikationssystem wieder verstärkt Mehrwertprojekten und geschäftskritischen Aufgaben widmen, mit denen sich das Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann.

Erfahren Sie mehr über unsere cloudbasierten Kommunikationssysteme >

Digitale Transformation für Dummies

Der digitale Wandel hat für Unternehmen und IT-Verantwortliche mittlerweile höchste Priorität. In der heutigen Geschäftswelt gründet sich die nachhaltige Marktführerschaft eines Unternehmens nicht mehr allein auf die besten Produkte oder die besten Mitarbeiter. Um Marktführer werden zu können, kommt es auch auf Agilität und die schnelle Anpassung an sich rasch entwickelnde Markttrends an. Unternehmen, die den Anforderungen eines sich schneller denn je verändernden dynamischen Geschäftsklimas nicht gewachsen sind, werden stark zu kämpfen haben.

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