Sollen Produktivität und Effizienz in Schulen und Unternehmen gesteigert werden, so wird häufig festgestellt, dass das vorhandene Kommunikationssystem der Zusammenarbeit und dem Erfolg im Weg steht, anstatt sie zu fördern.

Wenn Mitarbeitern lediglich E-Mails und ein veraltetes Telefonsystem zur Verfügung stehen, kommt es zu Kommunikationsbarrieren, die die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg einschränken und die internen Abläufe verlangsamen. Hinzu kommt, dass aufgrund der rasanten technologischen Entwicklungen ein zukunftssicheres Kommunikationssystem nicht länger optional, sondern vielmehr ein Muss ist.

Wenn dann nach Möglichkeiten gesucht wird, diese Probleme durch Aufrüstung der vorhandenen Telefonsysteme zu lösen, gelangen viele Schulen und Unternehmen zu der Erkenntnis, dass eine moderne On-Site-Lösung genau die Kontrolle und Funktionalität bietet, die sie zur Förderung der Zusammenarbeit und damit zur Steigerung der Produktivität und Effizienz benötigen.

BHS stellt Kommunikationssystem auf den Prüfstand

Die Bexhill High School (BHS) im Südosten Englands ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Schulen mit der richtigen Kommunikationslösung eine Kultur der Zusammenarbeit aufbauen, ihre Leistung verbessern und zugleich Zeit und Geld sparen können.

Mit 1.500 Schülern und mehreren hundert Mitarbeitern, die sich über zwei Standorte verteilen, hatte die BHS höhere Kommunikationsanforderungen, als ihr veraltetes System bewältigen konnte.

Wie Jon Martin, IT-Beauftragter der Grafschaft East Sussex und Mitarbeiter an der BHS, erklärt, verfügte die Schule zwar über ein neues, technisch fortschrittlich ausgestattetes Gebäude mit modernsten Lerninseln, einem Laptop für jeden Schüler und vielem mehr, setzte jedoch ein veraltetes Telefonsystem ein, das den gestiegenen Anforderungen einfach nicht mehr gerecht wurde.

Die Mitarbeiter waren frustriert darüber, dass sie durch das System an einen Ort gebunden und selbst bei kurzen Besuchen am anderen Standort nur noch schwer zu erreichen waren.

Da die Lehrer keine Anrufe während der Unterrichtszeit oder außerhalb der Klassenzimmer entgegennehmen konnten, sammelten sich auf ihren Voicemailboxen unzählige Sprachnachrichten von Eltern und Kollegen an, deren Abarbeitung zeitraubend und ineffizient war.

Als wäre das nicht bereits schlimm genug, konnten die Lehrkräfte untereinander auch nicht spontan Rücksprache halten und Fragen klären, weil auf acht Mitarbeiter gerade einmal eine Nebenstelle kam. Und trotz dieser eingeschränkten Kapazität war das vorhandene System teuer in der Verwaltung und der Wartung.

Reibungslose Zusammenarbeit dank On-Site bereitgestellter UC-Technologie

Mit der Bereitstellung von MiVoice Business, einer On-Site-Lösung für Unified Communications, in Kombination mit MiCollab, einer Anwendung für mobile Zusammenarbeit, sorgte Jon für ein IP-basiertes System mit großem Funktionsumfang, das den Anforderungen aller Lehrkräfte und Mitarbeiter an beiden Standorten gerecht wird und die Zusammenarbeit standortübergreifend verbessert.

Die Ergebnisse sind beeindruckend:

Produktivität: Anstatt an einen Standort gebunden zu sein, können die Lehrkräfte nun an jedem der 100 Schreibtische und Arbeitsstationen nahtlos arbeiten und sich über die Mobilgeräte-App von überall aus vernetzen. Für die Kommunikation mit Eltern und Kollegen stehen jederzeit mehrere Kommunikationskanäle zur Verfügung, sodass die Lehrkräfte auf die zum jeweiligen Zeitpunkt am besten geeignete Art und Weise zusammenarbeiten und ihre Arbeitszeit effektiver nutzen können.

Effizienz: Anstatt wertvolle Zeit mit den Ansagen auf ihrer Voicemailbox zu verschwenden, können die Lehrkräfte ihre Sprachnachrichten als WAV-Dateien über ihr E-Mail-Postfach abrufen und schneller beantworten. Zudem können sie Anrufe mit einem Tastendruck aufzeichnen, um Rückmeldungen von Eltern effizient zu erfassen und angemessen darauf zu reagieren.

Niedrigere Gesamtbetriebskosten: Die Lehrkräfte sind ganz begeistert, dass ihnen nun eine eigene Nebenstelle, ein modernes IP-Telefon und eine App für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen. Die Schulleitung wiederum freut sich über geringere Kosten für ihre gesamte Kommunikation. Viel wichtiger ist jedoch die Tatsache, dass die BHS den Nutzen ihrer Investition durch die Bereitstellung eines skalierbaren, zukunftssicheren Systems maximieren konnte, das optimal auf ihre Mission abgestimmt ist.

„Die BHS unterhält Beziehungen zu vielen anderen Schulen sowohl im In- als auch im Ausland. Daher passt diese Technologie hervorragend zum Arbeitsethos und kollaborativen Lernansatz der BHS“, so Jon.

Durch die Schaffung vielfältigerer Möglichkeiten der Vernetzung und Kommunikation zwischen Lehrkräften, Eltern und Schülern mit einem modernen, zukunftssicheren System konnte die BHS wesentliche Produktivitätsgewinne und eine deutliche Zeitersparnis erzielen. Die Schule steht exemplarisch für das, was erreichbar ist, wenn das Potenzial der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern vollumfänglich ausgeschöpft wird.

Premium-Lösung 

MiVoice Business basiert auf modernster Technologie und bietet eine Komplettlösung für die Kommunikation in mittleren Unternehmen. Die auf Containerisierung basierende hochmoderne Softwarearchitektur trägt dazu bei, Anwendungen der nächsten Generation und Softwareaktualisierungen zur Steigerung der geschäftlichen Effizienz schneller beim Kunden zu implementieren.

Das hinsichtlich Zusammenarbeit und Bedienung überragende Benutzererlebnis in der neusten Version von MiCollab, die in der neusten Version von MiContact Center Business integrierten MiContact Center Lösungen für die Omnichannel-Interaktion, die überlegenen IP-Telefone der 6900 Familie und die marktweit führenden SIP-DECT-Basisstationen der vierten Generation sowie die zugehörigen mobilen Endgeräte machen MiVoice Business zur Premium-Kommunikationslösung von Mitel für mittlere Unternehmen.

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Digitale Transformation für Dummies

Der digitale Wandel hat für Unternehmen und IT-Verantwortliche mittlerweile höchste Priorität. In der heutigen Geschäftswelt gründet sich die nachhaltige Marktführerschaft eines Unternehmens nicht mehr allein auf die besten Produkte oder die besten Mitarbeiter. Um Marktführer werden zu können, kommt es auch auf Agilität und die schnelle Anpassung an sich rasch entwickelnde Markttrends an. Unternehmen, die den Anforderungen eines sich schneller denn je verändernden dynamischen Geschäftsklimas nicht gewachsen sind, werden stark zu kämpfen haben.

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Frédéric Shilton

Frédéric Shilton

Produktmarketing-Manager, UC-Lösungen (EMEA)

Frédéric ist im Produktmarketing-Management tätig und für die erfolgreiche Vorbereitung und Umsetzung der Markteinführung von wichtigen Lösungen in den verschiedenen Ländern verantwortlich.
Er arbeitet gemeinsam mit den für den Verkauf, das Field Marketing und die globale Vermarktung von Produkten und Lösungen zuständigen Teams an der Entwicklung von Werbekampagnen und -aktionen, um den Verkauf der Unified-Communications-Lösungen im Portfolio zu fördern und diese Lösungen bei Channel-Partnern und Distributoren zu bewerben.
Zusätzlich ist er mit der ausgehenden Marketingkommunikation für das Produktportfolio von UC-Lösungen (sowohl On-Site- als auch Private-Cloud-Bereitstellung) befasst. Dazu gehört ebenfalls die Gestaltung und Erstellung verschiedener Arten von technischen Marketing- und Vertriebsmaterialien zur Unterstützung von Aktivitäten im Rahmen der Markteinführung.

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