La nouvelle forme de travail qu’est le travail hybride suscite des questions chez de nombreux responsables informatiques. Comment favoriser la collaboration tout en instaurant un environnement de travail hybride ? Quels sont les meilleurs outils de collaboration et les fonctionnalités à privilégier ?

Sur ces questions, les leaders et membres d’une même entreprise ne sont pas toujours d’accord. Les PDG et DPI préfèrent des applications d'entreprise capables d'apporter de la croissance à un prix abordable. Les salariés, eux, privilégient l’environnement de travail et des horaires flexibles. Les responsables informatiques quant à eux, cherchent un compromis. La solution ? Choisir les bonnes fonctionnalités de collaboration permettant de passer au travail hybride.

7 fonctionnalités de collaboration indispensables pour les entreprises

Quelles sont les principales capacités collaboratives dont vous avez besoin pour réussir votre passage à un mode de travail hybride ? Cela vaut-il la peine d'investir dans une solution de visioconférence proposant le floutage de l'arrière-plan et de faux décors d’arrière-plan ? Soyez vigilant… Les packs de licence premium regorgent de fonctionnalités attrayantes, mais bien souvent nombre d'entre elles ne s'adressent qu'à une petite fraction de votre effectif.

Avec plus de 50 ans d'expérience dans les solutions de communication et de collaboration, Mitel sait quelles fonctionnalités donneront à ses clients le meilleur retour sur investissement possible. Voici les sept fonctionnalités essentielles pour réussir son passage au travail hybride :

  1. Une messagerie personnelle et un indicateur de présence : S'adressant à tous, cette fonction permet de savoir si vos collègues sont disponibles ou non, et où ils se trouvent. Il est essentiel de connaître ces informations pour collaborer et permettre une communication fluide à l'échelle de l'entreprise. Les agents des centres de contact, eux, sont souvent isolés, surtout si le système de communication de l'entreprise n'est pas unifié. Pourtant, savoir si un collaborateur est disponible ou non est un atout de taille pour les agents : cela leur permet de résoudre les problèmes plus rapidement et de mieux répondre aux attentes des clients. L'application de messagerie personnelle MiCollab peut faire la différence dans un environnement de collaboration multifournisseur. Tous les salariés profitent de cet outil, qu'ils travaillent sur un site de production, dans un entrepôt ou qu'ils interagissent avec les clients depuis un centre de contact.
  2. Être joignable n'importe où, en déplacement ou au bureau : Bien que le travail hybride soit au centre des préoccupations, il ne s'agit pas d'un concept nouveau. Pendant de nombreuses années, les représentants commerciaux des entreprises partageaient leur vie professionnelle entre le bureau, leur voiture et leur domicile, voire même, l'établissement de leurs clients et partenaires. Grâce aux outils de collaboration qui associent la vidéo et les appels via groupe d'appel, vous restez joignable, peu importe où vous vous trouvez. Cette architecture collaborative est essentielle pour les travailleurs hybrides. Mitel proposait déjà cette capacité au service commercial bien avant que la pandémie ne pousse d'autres services à s'y intéresser. Maintenant que davantage d'entreprises passent à une organisation hybride, Mitel propose ces prestations à toutes les équipes.
  3. De la messagerie à la réunion vidéo (individuelle ou en groupe) : La vidéo occupe une place importante dans les communications d'entreprise. La plupart des salariés savent comment utiliser une solution de visioconférence. Aujourd'hui, engager une discussion avec un collègue reste l'un des meilleurs accélérateurs de productivité, à condition que le processus soit simple. Vos outils de communication vous permettront d'envoyer un message à un collègue, puis de lancer une réunion vidéo instantanément, et ce, en un seul clic, depuis l'interface de messagerie. Au besoin, vous pourrez facilement inviter d'autres membres de l'équipe à se joindre à vous depuis l'annuaire. Cet exemple illustre comment MiCollab et MiTeam Meetings permettent d'améliorer la productivité des entreprises. Nos clients résolvent ainsi leurs problèmes quotidiens de manière plus spontanée et très rapidement. Il n'y a donc que des avantages !
  4. Des espaces de travail collaboratifs et une messagerie de groupe : L'agilité d'une entreprise repose sur ses équipes. Celles-ci peuvent faire avancer l'entreprise lorsqu'elles ont la capacité de partager des idées, de formuler des réponses participatives ou de clôturer rapidement un processus au sein d'un groupe de travail. Mais pour rester productives, les équipes ont besoin d'outils de communication et de collaboration efficaces. Cela peut passer par la division des groupes par sujet, fonction ou projets en cours, afin de définir le cadre des activités, ou en laissant les groupes se former naturellement. Ces espaces de travail offrant la messagerie de groupe favorisent la collaboration rapide et efficace dont les équipes ont besoin. Les groupes peuvent également privilégier les appels de groupe. Il s'agit d'une excellente fonctionnalité pour les entreprises orientées client ou partenaire. MiTeam Streams, intégré au client MiCollab de Mitel par exemple, favorise une collaboration instantanée, comme si les membres de l'équipe travaillaient dans la même pièce.
  5. La vidéo entre les équipes et le partage de document: Tous les jours, plusieurs fois par jour, les équipes se réunissent par groupes de travail. Pour mener à bien les projets de groupe, il est fondamental de garder une trace des présences, des commentaires, des comptes-rendus de réunion, des documents partagés et des précédentes réunions. Un espace de travail commun propice à la collaboration entre les équipes, en audio ou en vidéo, constitue donc un avantage pour tous. La solution MiTeam Meetings fournit cette base puisqu'elle permet de prendre des décisions à l'oral et de développer plus rapidement vos projets.
  6. « Client de téléphonie » en version Lite : Pour la grande majorité des agents, un simple appel téléphonique suffit. Mais lorsque tout passe par la voix et sans repère visuel, il faut une qualité audio impeccable pour être sûr d'avoir bien compris le message. Mitel offre une excellente qualité d'appel via MiCollab et son « client de téléphonie », accessible depuis un bureau, pour travailler avec les clients utilisant des solutions de collaboration non intégrées. Les salariés verront ainsi un pop-up sur leur téléphone de bureau ou leur mobile au niveau de l'application de collaboration. Ils ne sauront même pas que c'est Mitel, mais ils entendront la différence.
  7. Un téléphone fixe, toujours utile : L'utilisation de la vidéo est désormais très répandue. Le téléphone fixe, au bureau, reste cependant très utile. Il permet de maintenir une continuité de service pour les communications essentielles et en cas de panne. Grâce à la pérennité des communications, vous pouvez passer des appels même lorsque les moyens de collaboration de pointe ne sont plus disponibles. Certains salariés n'ont pas d'ordinateur de bureau, il leur faut donc un téléphone fixe pour communiquer. En plus des communications vidéo, vous pouvez garder votre téléphone fixe comme canal audio primaire et profiter de l'excellente qualité vocale offerte par l'infrastructure de téléphonie Mitel.

Investissez dans de meilleures fonctionnalités, sans surcoûts !

Les entreprises cherchent l'équilibre entre distanciel et présentiel, mais une chose est sûre : le travail hybride est désormais une forme de travail adoptée et amenée à perdurer. Grâce aux excellentes fonctionnalités de communication d'entreprise, vous pouvez créer un environnement agile et collaboratif permettant à vos équipes d'être productives à tout moment et en tout lieu.  

Pourquoi ne pas faire le point sur les besoins de votre service informatique en matière de collaboration et de communication ? Posez-vous la question suivante : avez-vous besoin de toutes les fonctionnalités disponibles dans le pack premium que vous avez souscrit ? Mitel est en mesure de couvrir les principales fonctionnalités collaboratives demandées par tous vos salariés, et vous permet de les déployer en temps voulu. Nous sommes à vos côtés, pour vous aider. 

Paul Ginn

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