La possibilité d'interagir en temps réel partout dans le monde s'est tellement démocratisée que nous sommes souvent amenés à travailler, et à composer avec, des équipes dont les membres sont séparés par de longues distances, des fuseaux horaires, et parfois même des océans.

Alors que certaines équipes travaillent entièrement à distance (les équipes virtuelles, par exemple), il arrive que l'essentiel d'une équipe travaille depuis un emplacement principal et fasse intervenir quelques collaborateurs à distance.

Il est désormais plus simple de travailler avec des employés dispersés, grâce à des outils et à des applications de collaboration en ligne comme MiCollab et MiTeam. Ces outils ont toutefois leurs limites.

Bien qu'ils simplifient la collaboration, le fait de travailler ensemble, mais à distance, implique certains facteurs humains à prendre en compte. Pour assurer l'efficacité des communications et de la collaboration humaines, il est crucial de garantir la discipline et le respect des bonnes pratiques, a fortiori en présence d'employés à distance. Cela permet de dépasser la peur de manquer quelque chose, laquelle peut s'avérer catastrophique pour le moral et la productivité.

Vous voulez tirer le meilleur parti de votre collaboration avec des employés à distance ? Alors lisez ce qui suit.

Qu'est-ce que le « syndrome FOMO », et pourquoi l'associe-t-on aux employés à distance ?

« FOMO » est l'acronyme de « fear of missing out », que l'on peut traduire par la « peur de manquer quelque chose ». Cela correspond au sentiment d'inconfort et d'anxiété que ressentent certaines personnes craignant de rater d'importantes interactions sociales.

Au quotidien, ce syndrome peut se manifester lorsque vous reprochez à vos amis d'être allés au cinéma sans vous, ou que vous vous sentez cloîtré chez vous pendant que d'autres partent en vacances. Par exemple, y a-t-il dans votre entourage une personne déçue de ne pas avoir été invitée à un mariage ou de ne pas avoir été choisie comme témoin ? Les conséquences de la peur de manquer quelque chose peuvent être nombreuses.

Cette volonté de ne rien rater touche également notre vie professionnelle.

Dans la mesure où nous passons autant de temps avec nos collègues qu'avec nos amis (si ce n'est plus), nous sommes profondément affectés par les interactions et statuts sociaux au travail, même inconsciemment.

C'est ce qui pousse les gens à consulter leur e-mail professionnel depuis la plage pendant leurs vacances. Que ce soit inconsciemment ou consciemment, ils ont peur de passer à côté de quelque chose et des éventuelles conséquences.

Au travail, le simple fait de ne pas être invité à déjeuner ou à prendre un verre entre collègues peut être anxiogène, même lorsqu'il ne s'agit que d'un oubli involontaire. Imaginez donc le sentiment d'exclusion que peuvent éprouver les employés travaillant à leur domicile pendant que l'équipe principale se livre à une activité de cohésion d'équipe ; ou l'état d'esprit d'un employé en vacances à l'autre bout du monde pendant que ses collaborateurs prennent des décisions qui le concernent directement.

Les employés à distance sont davantage exposés au syndrome FOMO. Celui-ci n'est toutefois pas inévitable, et le fait d'en préserver vos employés à distance présente de nombreux avantages.

Réduire le risque de syndrome FOMO chez les employés à distance : les avantages

La lutte contre la peur de manquer quelque chose n'a rien d'un exercice de complaisance. Les avantages commerciaux qui en découlent sont réels :

  • Amélioration du moral
  • Optimisation de la collaboration
  • Augmentation de la productivité

Les avantages du contact humain

Beaucoup de besoins psychologiques associés au travail sont considérés comme acquis pour les employés qui travaillent ensemble dans un même bureau au quotidien. Il est nettement plus facile de tisser des liens lorsqu'on se côtoie en personne. On parle de notre famille, de la météo ou des résultats sportifs du week-end, on partage des repas ... la liste est longue. De telles interactions sont essentielles au développement de relations interpersonnelles étroites et d'une forte cohésion d'équipe.

Intervient ensuite la dynamique entre employés de bureau et employés à distance.

Compte tenu de l'importance du contact humain, que faire en présence d'une personne travaillant presque exclusivement à distance ? Vous l'avez deviné, c'est là qu'interviennent les logiciels de collaboration. Pour qu'un logiciel soit efficace, il convient toutefois d'exploiter tout son potentiel.

Voici comment éviter que vos employés à distance ne ressentent la peur de manquer quelque chose.


Assurez-vous de communiquer suffisamment dans votre outil de communication

Si cette idée paraît simple, elle est difficile à concrétiser. L'un des nombreux avantages d'un outil de collaboration est la transparence qu'il offre aux membres d'une équipe. Si vous travaillez avec quelqu'un qui se trouve près de vous, vous aurez tendance à le rejoindre à son poste, travailler ensemble sur votre projet commun, puis à communiquer vos résultats au reste de l'équipe.

Mais qu'advient-il lorsque les tâches que vous accomplissez ou sujets que vous abordez concernent directement des personnes qui ne se trouvent pas dans votre bureau ? Celles-ci pourraient gagner à connaître le cheminement qui vous a permis de parvenir à une décision. Un travailleur à distance découvrant après coup les avancées que vous avez réalisées risque d'être victime du syndrome FOMO.

S'il n'est pas nécessaire que toutes les conversations passent par l'outil, il est important d'y détailler les décisions et points importants, afin de permettre aux personnes concernées d'intervenir, en particulier si celles-ci ont des informations ou suggestions utiles à soumettre.

Le fait de communiquer suffisamment dans votre outil est également bénéfique pour les employés en vacances ou en arrêt, mais aussi pour les nouvelles recrues. Cela permet à tous les membres de votre équipe de connaître tout le contexte des projets, en accédant par exemple à l'ensemble des conversations les concernant. Ainsi, vous n'avez plus besoin d'effectuer de longs débriefings, de déranger des collaborateurs en vacances ni de demander d'informations autour de vous, car tout est inclus dans l'outil de communication.

N'oubliez pas les personnes qui ne sont pas physiquement présentes

Méfiez-vous des conversations que vous avez au bureau, ou même des courtes discussions entre la salle de réunion et votre poste. Les employés à distance ne peuvent ni écouter de tels échanges, ni y participer. Si vous considérez que ces sujets devraient être abordés avec le reste de l'équipe, évoquez-les dans l'outil de collaboration. Vous éviterez ainsi que vos employés à distance ne se retrouvent lésés après être passés à côté d'informations et de décisions importantes.

La question de l'intégration des personnes physiquement absentes prend toute son importance pendant les sessions de collaboration en groupe et les audioconférences. Avez-vous déjà rejoint un pont de conférence pour constater que l'un des participants montrait quelque chose sur un tableau blanc qu'il vous était impossible de voir ? Ou entendu quelqu'un évoquer une diapositive d'une présentation dont vous ne disposiez pas ?

Dans de telles circonstances, l'efficacité et la participation des collaborateurs à distance se trouvent considérablement réduites. De plus, en les écartant ainsi, vous laissez entendre que leurs contributions ont moins de valeur que celles des personnes physiquement présentes. Pour que tous les participants puissent suivre vos conférences et y contribuer, assurez-vous de mettre en place un outil de collaboration vidéo ou de partage d'écran.

Partagez ce qui vous entoure

Les gens préfèrent généralement voir directement leur interlocuteur. Lorsque je travaille à distance, je me demande souvent où l'intervenant se trouve et dans quel contexte il s'exprime.

De nos jours, tout le monde possède un téléphone portable doté d'un bon appareil photo. N'hésitez pas à photographier votre bureau, la vue depuis la fenêtre de celui-ci, les personnes qui vous entourent, etc.

Faites preuve de disponibilité et de réactivité

L'un des avantages de travailler dans un bureau est qu'il vous suffit généralement de vous retourner ou de faire quelques pas pour discuter avec quelqu'un. Cela s'avère particulièrement pratique pour contacter quelqu'un qui répond rarement à ses e-mails ou appels. Les collaborateurs à distance n'ont pas cette possibilité.

En omettant de répondre à un employé à distance sur les canaux souvent négligés par les employés de bureau (e-mail, téléphone, messagerie instantanée), vous lui coupez toute visibilité. Cet employé se retrouve privé des informations dont il a besoin pour faire son travail. Il cesse alors d'être productif, et par-dessus le marché, se sent probablement sous-estimé et ignoré. Rien de tout cela ne peut être bon pour la productivité d'une entreprise.

Pour cette raison, si vous travaillez avec des employés à distance, vous devez mettre un point d'honneur à leur répondre, quitte à ignorer certains canaux de communication pour vos employés sur site. Les technologies de communication et de collaboration électroniques constituent en effet le seul lien qui vous relie avec vos employés à distance.

Conseil de pro : n'utilisez pas les e-mails comme votre canal de communication et de collaboration principal. Les e-mails sont connus pour être trop nombreux et donc souvent ignorés. En règle générale, les outils de collaboration comme MiCollab et MiTeam sont nettement plus efficaces que les e-mails, et tendent à améliorer la collaboration et les délais de réponse.

Utilisez la vidéo

Nous sommes conditionnés pour lire sur les visages, dès notre plus jeune âge, ce qui explique pourquoi certaines personnes croient voir des visages dans des nuages ou dans des feuilles (on parle alors de « paréidolie »). En outre, nombre d'experts s'accordent à dire qu'une portion considérable de la communication humaine est non verbale.

Pour cette raison, il est crucial d'utiliser régulièrement la vidéo pour communiquer et collaborer avec des employés à distance.

Puisque ces derniers n'ont pas accès à la richesse des interactions en personne dont bénéficient vos employés de bureau, il n'y a que par le biais de la vidéo qu'ils peuvent obtenir autant de contexte que leurs collègues, en voyant directement leur vis-à-vis.
Les personnes qui travaillent ensemble depuis longtemps apprennent à reconnaître leurs manies respectives. Les employés et responsables expérimentés sont même capables de décrypter les expressions et le langage corporel de personnes qu'ils connaissent pourtant peu. Un simple haussement d'épaules peut modifier la tournure d'une conversation, et une grimace peut même y mettre un terme. Sans ces indices visuels, un employé entraîné peut détecter dans la voix de son interlocuteur une différence de ton ou une perte d'attention.

Pendant une conversation téléphonique, un blanc peut avoir de nombreuses significations. Toutefois, un support visuel permet de lever toute ambiguïté.

Assurez-vous donc d'utiliser la vidéo à la fois pour les discussions individuelles et les communications de groupe. Cela permet de mettre un visage sur les participants, mais aussi d'améliorer leur compréhension et leur productivité, car une voix derrière un téléphone ne dit pas tout.

Laissez les humains se comporter en tant que tels

Au bureau, les employés ne font pas que travailler. Les interactions sociales sont déterminantes pour une entreprise et la collaboration entre ses employés. Des solutions simples s'offrent à vous pour étendre cet aspect de la vie professionnelle aux employés à distance, comme la création dans vos outils de collaboration d'équipe de canaux ou de flux réservés aux conversations sans lien avec le travail, qui permettent à vos collaborateurs de s'exprimer sur des sujets pour lesquels ils ont un intérêt commun.

Certaines rubriques fonctionnent très bien pour mon équipe :

  • Bon à savoir : des liens et des informations en lien direct avec notre travail et le secteur d'activité de notre entreprise. Prenez soin d'ajouter une ou deux phrases pour expliquer pourquoi vous trouvez ces ressources intéressantes.
  • Divers : ce nom parle de lui-même. Dans cette rubrique, vous pouvez trouver aussi bien des vidéos de chats amusantes que de longs articles sur la situation économique de notre pays. Là encore, il s'agit de sujets que nous trouvons intéressants mais qui n'ont rien à avoir avec nos activités. Conseil de pro : la plupart des entreprises préfèrent éviter les canaux dédiés aux sujets tabous, comme la politique et la religion.
  • Musique : au fil de nos interactions, nous avons constaté que nous étions tous passionnés de musique. Lorsque quelqu'un découvre une chanson qui lui plaît, il la partage dans cette rubrique. Les goûts musicaux d'une personne en disent énormément sur elle.

Chaque équipe étant différente, n'hésitez pas à inventer vos propres rubriques. Identifiez les flux aidant les membres de votre équipe à se sentir plus soudés.

Intégrez pleinement les collaborateurs à distance à votre équipe

Le télétravail ne consiste pas seulement à fournir à un employé un téléphone et un ordinateur portable. Il s'agit de lui donner les moyens d'interagir au sein d'une équipe, afin qu'il en devienne membre à part entière et s'identifie en tant que tel.

Le succès d'une équipe composée d'employés à distance requiert de l'engagement, de la patience, et surtout, de la confiance. La peur de manquer quelque chose est une force puissante susceptible d'affecter directement la satisfaction et les performances des employés.

Accordez une attention particulière à cette crainte, et faites de votre mieux pour l'atténuer. Gardez à l'esprit que la manière dont les personnes interagissent est aussi importante que la technologie qu'elles utilisent. Suivez ces recommandations : vous ne le regretterez pas.

 

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La transformation numérique a bouleversé la manière dont les entreprises doivent fonctionner. Certaines entreprises ont toutefois su s'adapter à cette transformation numérique bien mieux que d'autres. Les entreprises performantes, à savoir celles qui ont perçu la transformation numérique comme un outil capable de révolutionner leurs processus et d'augmenter leurs parts de marché, mettent en œuvre certaines stratégies clés à la portée de toute entreprise. Qu'importe la taille de votre entreprise, ces quatre stratégies peuvent faire la différence entre dominer un secteur et se laisser distancer par la concurrence.
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Michael Lamb


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