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L’époque où nous dirigions une entreprise avec des outils de communication obsolètes est révolue. La pandémie de Covid-19 l’a clairement montré. Les entreprises qui suivaient déjà le rythme de l’évolution constante des technologies de communication étaient mieux armées pour affronter une transition en douceur vers la démocratisation du télétravail. Quant aux autres, elles ont dû agir dans l’urgence.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font l’inventaire de leurs systèmes de communication afin d’identifier ce dont elles auront besoin pour rester compétitives pendant et après la pandémie. Bien que l'objectif final soit de migrer vers le cloud, cela n'implique pas nécessairement une transition brutale. Il est possible de rester agile et compétitif sur le cloud tout en s’assurant que les technologies actuelles ne sont pas obsolètes.
LE RETARD TECHNOLOGIQUE EST FATAL
Le temps où un seul outil de communication suffisait est désormais bien loin. Des lignes téléphoniques et une tonalité, voilà ce qui était nécessaire pour la majeure partie des opérations commerciales. Ce matériel pouvait fonctionner des années durant sans demander beaucoup d’entretien.
Aujourd’hui, vos collaborateurs ne peuvent plus se contenter d’un combiné téléphonique pour échanger avec leurs partenaires, leurs collègues ou leurs clients. Les smartphones, les e-mails, les SMS, les messageries instantanées, le partage d’écrans ou encore les communications unifiées permettent au personnel d'être agile, mobile et réactif. Les systèmes IP et les plateformes utilisées pour fournir ces outils offrent de nombreuses possibilités en matière de communication et de collaboration. Toutefois, les technologies sur lesquelles s’appuient les systèmes actuels poursuivent leur évolution à un rythme effréné. Chaque mise à jour ou mise à niveau, quelle que soit son ampleur, améliore les capacités existantes ou ajoute de nouvelles fonctionnalités conçues pour optimiser les processus de travail et accroître l’efficacité.
Malheureusement, de nombreuses entreprises n’ont pas suivi le rythme du changement. Elles ont retardé les mises à jour et mises à niveau pour finalement se retrouver avec des logiciels obsolètes. Si vous en faites partie, vous ne profitez pas pleinement des technologies dont vous disposez déjà et n’offrez pas à vos collaborateurs les outils avancés qui leur permettront de maximiser leur productivité. Ils sont ainsi désavantagés par rapport à vos concurrents, qui exploitent le moindre nouvel élément de leurs systèmes de communication pour garantir l’optimisation à chaque point de contact entre employés, partenaires et clients.
1. LES SYSTEMES OBSOLETES POSENT UN RISQUE DE CONFIDENTIALITE
Au-delà de l’efficacité et de la productivité, les mises à jour et mises à niveau de vos systèmes de communication sont indispensables pour protéger votre entreprise contre les menaces de sécurité.
En raison de la manière dont les opérations sont menées aujourd’hui et du recours massif au télétravail, même les e-mails et les conversations téléphoniques du quotidien peuvent contenir des informations confidentielles qui concernent vos clients. L’intégration poussée de fonctions de voix, de données et d’image dans les systèmes de communication IP (qui permet au personnel de travailler à des endroits différents) fait de ces systèmes une cible idéale pour les pirates qui chercheraient à infiltrer vos données. La plupart des professionnels de l’informatique s’accordent à dire que des logiciels obsolètes sur ces systèmes équivalent à de véritables portes ouvertes. Par conséquent, plus ces logiciels auront été négligés, plus ils seront exposés à une exploitation de leurs vulnérabilités.
Votre système de communication est le moteur de votre entreprise. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de prendre de risque. Évitez les coûts et les perturbations résultant d’une violation en appliquant à votre système l’ensemble des dernières fonctionnalités de sécurité. Bien souvent, les mises à jour et mises à niveau logicielles permettent de régler des défauts en matière de sécurité, de résoudre des problèmes mineurs ou de combler des failles que les pirates pourraient exploiter. Elles vous offrent la protection supplémentaire indispensable à votre entreprise face aux dégâts engendrés par une cyberattaque. Sans cette protection, vous vous exposez à une violation de vos données et à la dégradation de votre réputation auprès de vos clients. En d’autres termes, votre entreprise risque de perdre la confiance de ses clients actuels et potentiels.
2. PASSAGE AU CLOUD : NE BRUSQUEZ PAS LES CHOSES
L’évolution de votre stratégie de communication doit suivre celle des technologies. Pour autant, bien que toutes les entreprises doivent avoir pour objectif de migrer vers le cloud, cette transition doit avoir lieu au moment approprié. Si votre système actuel est à jour, vous pourrez adopter une approche plus stratégique et exécuter le changement à votre rythme.
Lorsque vous commencerez à envisager de faire passer vos services de communications sur le cloud, demandez-vous si vous avez exploité tout le potentiel de votre système actuel. Les systèmes cloud peuvent être configurés pour offrir des services de téléphonie, de mobilité, de travail en équipe et en vidéo, mais aussi des capacités de centre de contact et une intégration des communications, le tout moyennant un forfait mensuel. À l’image de MiVoice 5000, de nombreux systèmes sur site peuvent être mis à niveau avec l’ensemble de ces fonctionnalités. Cette mise à niveau vous permet d’optimiser votre investissement actuel et de prolonger la durée de vie de votre système pendant que vous organisez votre migration vers le cloud.
Pour capitaliser sur ce potentiel, prenez dès maintenant les mesures grâce auxquelles votre système restera aussi flexible que possible, tenez-vous prêt à ajouter des fonctionnalités lorsque vous en aurez besoin et saisissez les opportunités quand elles se présenteront. Effectuez pour cela l’ensemble des dernières mises à jour et mises à niveau, et activez les fonctionnalités qui prolongeront la durée de vie de votre système, comme les outils de vidéo, de collaboration et d’expérience client. Vous devrez également mener une réflexion stratégique avec votre partenaire technologique quant à la manière dont les technologies émergentes et un usage créatif des intégrations peuvent révolutionner les méthodes de travail de votre entreprise, dans le but d’améliorer les opérations du quotidien.
3. L’INTERET COMMERCIAL DES MISES A JOUR
Enfin, les risques associés à une absence de mises à jour sont trop élevés pour être ignorés alors que les avantages de les effectuer valent véritablement la peine. Cependant, un grand nombre d’entreprises utilisent aujourd’hui des systèmes de communication ayant au moins une version logicielle de retard. Ils ne possèdent donc pas les fonctionnalités intégrées qui leur permettraient de gagner en efficacité et en productivité. Ces systèmes sont également dépourvus des mises à jour de sécurité critiques qui pourraient réduire le risque de cyberattaques.
Si vous cherchez à définir les outils de communication qui vous seront nécessaires pour rester compétitif pendant et après la pandémie, souvenez-vous qu’une simple mise à jour des outils dont vous disposez déjà peut parfois être suffisante. Et s’il s’agit de MiVoice 5000, vos fondations sont solides à condition d’être à jour.
