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La technologie ayant permis aux employés de quitter leur bureau, il est temps de transformer la salle de réunion. Comme le sait toute personne passant du temps en réunion, les axes d’amélioration sont nombreux quand il s’agit de rendre les réunions entre équipes plus efficaces.
Les équipes distribuées de toute taille comptent sur la technologie pour favoriser les communications et la collaboration. Mais les salles de réunion ne sont pas toujours équipées pour la participation active de ceux qui rejoignent à distance.
L’évolution des modes de travail force les entreprises à repenser la manière dont les réunions modernes doivent être menées. En fait, deux tiers des entreprises disent « être impliquées, prévoir ou évaluer des projets de "salles de réunion du futur" », affirme Robin Gareiss, président de Nemertes Research.
L’un des principaux défis réside dans le fait que de nombreuses entreprises n’ont pas les bonnes technologies à disposition. Les salles de réunion sont rarement conçues pour être pratiques et efficaces, ce qui amène souvent les employés à considérer les réunions comme une perte de temps. C’est pourquoi Nemertes a demandé à des responsables informatiques de recenser les caractéristiques les plus importantes de ces « salles de réunion du futur ».
La connectivité réseau haut débit est arrivée en tête des priorités, avec 55 % des répondants estimant qu’un débit plus rapide était nécessaire dans les salles de conférence traditionnelles et 44 % l’exigeant également pour leurs réunions en petit comité. Autres priorités : du son de haute qualité, un accès à des prises électriques et un ensemble cohérent d’outils de collaboration.
Ces fonctionnalités répondent, entre autres moyens techniques, à certains des principaux obstacles à la tenue de réunions efficaces. Voici un aperçu des six principales tendances technologiques destinées à façonner la salle de réunion du futur.
Internet of Things
L’un des obstacles à la tenue de réunions plus efficaces est le manque de visibilité sur les salles disponibles à un instant T. Même parmi les entreprises qui utilisent un planning central, de nombreuses salles indiquées comme réservées s’avèrent être inutilisées, car les employés prévoient régulièrement des réunions dans ces salles de réunion, mais ne s’y rendent finalement pas. L’Internet of Things (IoT) propose une solution prometteuse à ce casse-tête. Des capteurs peuvent détecter et communiquer l’arrivée des participants à la réunion. Si personne n’entre dans la pièce à l’heure prévue, le système peut marquer automatiquement la salle comme libre sur le planning et prévenir un office manager du changement par SMS ou par e-mail.
Communications unifiées
Les travailleurs à distance font face à une multitude d’obstacles lorsqu’ils doivent se connecter aux réunions d’équipe. Ils doivent chercher le bon numéro dans leur planning, noter le mot de passe et jongler entre le téléphone et leurs notes tout en composant le code. La liaison téléphonique est parfois mauvaise, et dans la salle, le responsable de la réunion peut oublier les participants à distance et ne pas leur donner le temps dont ils ont besoin pour s’exprimer.
Les communications unifiées règlent ces problèmes en permettant à chacun de rejoindre facilement les réunions et d’y participer. Grâce à une même application de communication, les participants peuvent rejoindre les réunions d’où qu’ils se trouvent. D’un simple coup d’œil, le responsable peut savoir qui a rejoint l’appel et s’assurer que chacun ait un temps de parole identique.
Mobilité
En éliminant la nécessité d’utiliser plusieurs applications, les communications unifiées suppriment les difficulté de connexion à distance ou en déplacement. Les travailleurs à distance rejoindre une conférence en un clic, mais aussi utiliser les fonctionnalités de chat de l’application pour entretenir des discussions parallèles avec les autres participants. Les communications unifiées rapprochent les participants à distance de l’expérience présentielle en leur offrant les outils nécessaires pour être « présents » où qu’ils soient, avec la flexibilité et la mobilité auxquelles ils aspirent.
Vidéoconférence
La vidéoconférence permet également aux travailleurs à distance d’entrer dans la salle de réunion. L’avantage d’une présence physique est la possibilité de lire le langage corporel et d’interpréter des nuances difficiles à percevoir dans les conversations audio. Par le passé, les équipements de vidéoconférence étaient onéreux et difficiles à utiliser. Mais une solution de communications unifiées rend la vidéo accessible sur les ordinateurs portables, les tablettes et les appareils mobiles. Cela permet au responsable de la réunion d’entrer dans la salle et de saluer immédiatement les télé-participants qui rejoignent en vidéo.
Fonctionnalités de la collaboration d’équipe
Dans la « salle de réunion du futur », les fonctionnalités de la collaboration d’équipe seront tout particulièrement importantes, explique Nemertes. Pour 45,9 % des personnes interrogées, le partage de documents est l’application la plus importante pour la collaboration, suivi par la voix, la vidéo et le partage d’écran. Le partage de documents augmente la productivité des réunions et accélère la prise de décision en permettant à tous les participants de suivre et d’ajouter des commentaires en temps réel.
Tableaux blancs interactifs
Enfin, les tableaux blancs interactifs se font une place dans les salles de réunion. Ces appareils intègrent une technologie tactile et des fonctionnalités de conférence audio et vidéo. En tant que plateforme de collaboration, de visualisation, de collecte d’idées et de partage du travail pour les équipes, ils peuvent rapidement devenir un point central des réunions et un espace de travail pour la collaboration distribuée.
Ces tendances technologiques changeront la donne pour les entreprises de toute taille, générant une collaboration transparente, une productivité accrue et une prise de décision plus rapide, à la fois pour les personnes se trouvant dans la salle de réunion et celles qui participent virtuellement.
