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Les entreprises auront-elles encore besoin de vastes bureaux dans un monde post-pandémie ? Google a fait le choix de prolonger le télétravail pour ses collaborateurs, au moins jusqu’à l’été 2021. D’autres entreprises ont fait basculer définitivement leurs effectifs en télétravail et ainsi entièrement fermé les locaux qu’elles occupaient. Avec la progression des campagnes vaccinales à travers le monde, il faut désormais réfléchir à quoi ressemblera l'environnement de travail du futur dans un monde post-pandémie. Quelle sera l’organisation du travail post-confinement ? Votre entreprise optera-t-elle pleinement pour le télétravail, ou pour un retour au travail après le confinement, ou adoptera-t-elle une approche hybride ?
Dans notre nouveau guide sur l’environnement de travail d’aujourd’hui, Laurie McCabe, cofondatrice et partenaire de SMB Group, Inc., pose quatre questions qui peuvent aiguiller votre prise de décision. Examinons ces questions de plus près."
1. Pour quelles raisons est-ce important pour les collaborateurs d’être au bureau ?
Depuis plusieurs années, le recours au télétravail s’amplifiait, mais la pandémie l’a considérablement accéléré dans tous les secteurs. Des cours en distanciel sont apparus à tous les niveaux scolaires, la bourse de New York a laissé ses collaborateurs travailler de chez eux et les téléconsultations médicales ont explosé, tout comme le télétravail.
La distanciation sociale à l’échelle mondiale a hâté l'émergence de la visioconférence et de la collaboration des équipes à distance. À présent, il se peut que cette tendance s’inverse (dans une certaine mesure). Comment se dessine l’avenir du télétravail ? Certaines entreprises renoueront-elles avec un environnement de travail plus traditionnel ? Ou continueront-elles à tester de nouvelles méthodes de travail ?
Les réponses à ces questions dépendent du secteur de votre entreprise, de sa culture et de la performance de vos collaborateurs au cours des derniers mois.
Laurie McCabe l’explique de la façon suivante : « La situation continuera d’être instable… La pandémie a amorcé un basculement massif vers le télétravail. Au fil du temps, les politiques et les réglementations ont changé et les entreprises testent aujourd’hui diverses façons de reconfigurer leur lieu de travail. Elles tentent de trouver une combinaison comprenant des collaborateurs à distance, des collaborateurs au bureau à plein temps et d’autres qui alterneraient entre télétravail et travail au bureau d’une manière relativement ponctuelle. »
Pour vous préparer aux changements qui auront lieu en 2021, réfléchissez aux différents types de postes de vos collaborateurs : ceux qui doivent être présents au bureau, ceux qui peuvent rester en télétravail après le confinement et ceux qui peuvent avoir un poste hybride. Pour les postes à distance, demandez-vous lesquels peuvent se trouver aux quatre coins du pays, voire de la planète. Les collaborateurs doivent-ils tous être dans le même fuseau horaire, où qu’ils se situent ? Imaginez que votre siège social se situe à New York. Si vous embauchez une personne qui vit à San Francisco, doit-elle travailler avec les mêmes horaires que ses collègues new-yorkais, et ce, malgré le décalage horaire ? Souvenez-vous que même les collaborateurs qui travaillaient pour vous avant la pandémie de COVID-19 ont peut-être déménagé. Les consignes que vous définissez doivent s’appliquer à l’ensemble de vos collaborateurs, qu’ils aient été récemment embauchés ou non.
Vous devez réfléchir à ne pas recréer les mêmes conditions de travail qu’avant la crise. Demandez-vous quel sera l’avenir du télétravail, ce que deviendra le télétravail après ces confinements liés à la pandémie. Vous avez l’opportunité de repenser l'environnement de travail du futur le plus adapté à vos collaborateurs et à votre entreprise.
2. De quelle manière les espaces de bureau peuvent-ils être conçus pour accueillir des équipes hybrides ?
Comme tout type d’intérieur, l’agencement de vos bureaux doit être adapté à votre activité. Il est bien évidemment impératif que l’agencement des bureaux contribue à la productivité des collaborateurs. Toutefois, la réflexion prend une autre dimension lorsqu’il s’agit d’accueillir des équipes hybrides.
Laurie McCabe recommande aux chefs d’entreprise de réfléchir aux outils dont ils ont besoin pour « collaborer d’une façon plus intégrée et moins fastidieuse ». Elle poursuit : « Il vous faut examiner les possibilités de dématérialisation de vos processus professionnels afin de permettre à vos collaborateurs de faire leur travail à tout moment et de n’importe où. »
Équiper vos collaborateurs d’ordinateurs portables est une étape essentielle si vous voulez leur donner la flexibilité concernant leur lieu de travail. La possibilité de recevoir des appels professionnels depuis des appareils personnels est un autre élément essentiel pour avoir une équipe hybride.
Concernant l’agencement des bureaux, songez à inclure des postes de travail flexibles pour pouvoir accueillir les travailleurs hybrides lorsqu’ils doivent se rendre dans les locaux.
3. De quels outils les collaborateurs et les responsables ont-ils besoin pour travailler de façon collaborative et productive ?
Il est essentiel d’investir dans les technologies de collaboration pour créer des équipes de travail hybride. Elles donnent les moyens aux collaborateurs de rester connectés entre eux et avec les clients. Pour maintenir un tel niveau d’engagement de leur part, ils doivent avoir accès à certains outils.
Visioconférence
Les conversations en face à face sont essentielles, que cela soit en personne ou par visioconférence.
Chat
Il n’est pas toujours nécessaire que les communications soient synchrones ou qu’elles aient lieu en personne. Les conversations par chat sont un moyen efficace pour combattre l’épuisement lié aux visioconférences tout en restant connecté.
Solutions de collaboration
Mitel propose une suite complète de logiciels de collaboration pour partager des informations via différents canaux : audio, vidéo et messagerie instantanée. Vous avez le choix entre plusieurs solutions, y compris MiTeam, MiCollab et bien d’autres.
VPN
Un VPN, ou réseau privé virtuel, est un système chiffré de connexion à Internet qui protège les données. Un VPN permet aux collaborateurs en télétravail d’envoyer et de recevoir des données de manière aussi sécurisée que s’ils travaillaient sur site.
Comment garantir le bien-être et l’engagement des collaborateurs ?
Assurer le bien-être des collaborateurs ne se limite évidemment pas à leur offrir les bons outils technologiques. Il faut d’ailleurs noter que tous les collaborateurs n’ont pas la même perception du télétravail. « Au début, le télétravail a très bien marché. De nombreux travailleurs ne demandaient pas mieux que de s’éloigner du bureau. Mais la nouveauté a rapidement fait son temps », explique Laurie McCabe. « Les entreprises vont devoir faire preuve de créativité et essayer de trouver de quelle façon elles peuvent supprimer le stress. »
Une dose de flexibilité est essentielle pour garantir la satisfaction des collaborateurs. Au lieu d’obliger tous les collaborateurs à travailler d’une seule manière, de nombreuses entreprises réfléchissent à créer des équipes hybride qui permettrait à chacun de choisir l’environnement de travail le plus adapté à ses besoins. Cette flexibilité sera un facteur déterminant pour que les entreprises puissent attirer et retenir les meilleurs talents.
En équipant vos bureaux et vos collaborateurs d'outils technologiques pour communiquer et collaborer, assurez-vous d'adopter une approche flexible plutôt que d'imposer une solution unique.
Préparez-vous dès maintenant pour le monde post-pandémie
En 2019, nous ignorions les conséquences d'une pandémie sur notre mode de vie. Aujourd'hui, nous ignorons à quoi ressemblera le monde après la pandémie. Cependant, nous pouvons évaluer ce qui a fonctionné jusqu’à présent et prendre en compte les enseignements de l'année écoulée. Ces conclusions peuvent nous guider pour la phase suivante.
