Comment faciliter la mise en place du télétravail : 6 étapes à suivre

Le télétravail était déjà un sujet brûlant depuis quelques années. La crise sanitaire a fait exploser cette pratique qui divise. D’après un rapport de Global Workplace Analytics, près de 4 millions de travailleurs (soit 3% de la main-d'œuvre américaine), travaillent à domicile au moins la moitié du temps. Ils étaient 1,8 millions en 2005, soit une augmentation de 115%.

Pour un patron, un manager ou un chef d’équipe, le travail à distance est source de frustration. Perte de contrôle et de surveillance sur les tâches et les équipes, complexification du partage de compétences ou d’informations, diminution du lien social qui est un facteur majeur d’épanouissement et de réussite d’entreprise…

Mais le télétravail comporte aussi son lot d’avantages non négligeables. Par exemple, certaines missions (notamment celles qui requièrent concentration et créativité) sont plus faciles à assumer dans un environnement calme et exempt d’interruptions inopinées.

Qu’il soit subit ou voulu, le télétravail est quoi qu’il en soit devenu omniprésent dans l’écosystème professionnel, de façon international et pour tous les types d’industrie. Alors comment faciliter la mise en place du télétravail dans un contexte instable et parfois soudain ? Comment déployer le travail à distance tout en prenant soin du bien-être des équipes ?

1) Définir des objectifs clairs et mesurables

La mise en place du télétravail bouleverse les habitudes managériales. Pensez à adapter les objectifs de performance.

Par exemple, si la reconnaissance du travail bien fait est souvent liée au temps de présence d’un employé, il est vital de changer ses habitudes. C’est aussi valable hors télétravail, mais plus que jamais, la notion de présentéisme doit s’estomper au profit de l’efficacité. Vous pouvez par exemple mettre en place des reportings de performance et d’activités au quotidien, avec des objectifs quantifiables précis (exemple : contacter x prestataire dans le cadre de l’appel d’offre y).

Ce management par objectifs est très adapté au télétravail car il apporte un cadre clair aux employés. Certains verront même leur efficacité décuplée, et prendront goût aux challenges.
Gardez tout de même à l’esprit que la confiance doit être renforcée en travail distancié, et non mise à l’épreuve. Un employé qui se sent mis en doute, ou « fliqué » ne pourra pas travailler sereinement et efficacement.

2) Établir une charte du télétravail

Une entreprise qui réussit, ce n’est pas seulement une entreprise qui enregistre de bonnes performances financières ou de bons niveaux de croissance. Pour prospérer, toute société a besoin d’équipes engagées. Pour maintenir le niveau d’engagement d’un employé, la communication est un prérequis indispensable.

Il en va de même avec la mise en place du télétravail : pour garantir son succès, il faut que les principaux concernés soient informés et écoutés. Il est aussi primordial que les managers conservent leur rôle d’encadrement et de suivi des tâches. Ainsi, la mise en place d’une charte de télétravail permet de formaliser les tenants et aboutissants d’un mode de travail parfois totalement nouveau pour les salariés comme pour les employeurs.

Comment communiquer en télétravail ? Peut-on adapter son planning quotidien pour planifier un rendez-vous personnel ? Est-il obligatoire d’allumer sa webcam lors d’une réunion à distance ? Tous les statuts sont-ils éligibles au télétravail ? L’utilisation du matériel informatique privé est-il toléré ?

Une charte du télétravail permet d’anticiper bon nombre des questionnements soulevés par le bouleversement des habitudes professionnelles. Des règles claires mènent à une nette diminution des malentendus ou des frustrations chez les collaborateurs.

3) Choisir les bons outils

Un salarié qui travaille à distance peut se retrouver en situation d’isolement total, d’abord socialement bien sûr puisqu’il ne voit plus concrètement ses collègues, mais aussi professionnellement.

Pour garantir une bonne continuité des échanges, et donc des services, il faut s’équiper des bons outils. En premier lieu, il est essentiel d’offrir des canaux de communication variés et adaptés à chaque situation. Ils doivent permettre le transfert des informations, mais aussi celui des documents. Le traditionnel e-mail doit être sérieusement épaulé, puisqu’il a tendance à être ignoré ou oublié quand il est noyé dans la masse.

La solution de collaboration à distance MiCollab permet par exemple de réunir au sein d’une même application la messagerie, le chat, la vidéo, la voix, l’audioconférence, la mobilité et plus encore.

Autre point crucial : l’outil de collaboration idéal doit viser la facilitation du suivi des tâches et de la mesure des performances. Certaines solutions permettent par exemple aux administrateurs d’ajouter un commentaire dès qu’une tâche est complétée, de féliciter les efforts d’un employé, ou d’encourager l’esprit d’équipe à travers des remerciements publics.

Parfois oubliés, certains accessoires n’en sont pas moins importants pour faciliter la mise en place du télétravail : coques de protection pour smartphone ou tablette, casques équipés de micros, gourdes réutilisables, pour n’en citer que quelques-uns.

4) Garantir sa cybersécurité

Le développement du télétravail constitue une faille de cybersécurité facilement pénétrable par les pirates. La multiplication des appareils connectés rend plus difficile la protection des données. Pour garantir la sécurité informatique dans un contexte d’expansion massive du travail à distance, Mitel vous recommande la mise en place de quelques règles simples :

• Interdire le stockage des données de l’entreprise (mots de passe, documents de travail…) sur les appareils personnels des employés. Puisqu’il est parfois compliqué ou coûteux d’équiper chaque collaborateur, la solution est d’inciter au stockage dans le cloud.
• Dans le même ordre d’idée de cloisonnement, interdire l’utilisation des équipements professionnels pour des activités d’ordre personnel (navigation sur les réseaux sociaux, échange d’e-mails).
• Sensibiliser ses équipes aux attaques personnelles : à domicile et dans un contexte d’isolement, les salariés peuvent avoir tendance à relâcher leur vigilance face aux attaques dites « d’ingénierie sociale ». Ces menaces sont particulièrement dangereuses puisqu’elles sont d’ordre psychologique. Les pirates manipulent les internautes pour acquérir leur confiance et les amener à divulguer des informations confidentielles et sensibles.
• Ne jamais télécharger d’application ou de pièce jointe en provenance d’une source suspecte ou non vérifiable.
• La connexion au réseau de la société doit impérativement se faire par l’intermédiaire d’un VPN (Virtual Private Network ou réseau privé virtuel, permettant la mise en place de ponts sécurisés entre des appareils distants).
• Intensifier la fréquence de changement des mots de passe.

L’ensemble de ces bonnes pratiques peut être rappelée aux salariés lors de sessions de formation dédiée à la cybersécurité. Les consignes devraient également être intégrées à la charte télétravail.

5) Ne pas négliger la phase de préparation et de sensibilisation

Vous pouvez être équipé des meilleurs outils collaboratifs et avoir mis en place toutes les procédures de sécurité existantes, mais tout de même échouer dans votre mise en place du télétravail en entreprise. Pourquoi ? Si vous négligez la phase de préparation qui inclut la sensibilisation de l’ensemble du personnel.

En effet, l’humain reste la clé de voûte d’une entreprise. Découvrez dans cet article comment motiver vos équipes à distance pour stimuler leur engagement.

Que ce soit en présentiel si vous n’êtes pas pressés par des mesures sanitaires, ou (déjà) à distance, consacrez du temps à la mise en place de nouvelles règles de travail. Cela va par exemple concerner les échanges relatifs au management. De façon individuelle ou collective, planifiez des réunions pour décider des meilleurs modes d’échanges et des échéanciers de travail.

Dans un mode participatif, vous pouvez aussi interroger l’ensemble des équipes sur ce que sera leur quotidien en télétravail : auront-ils des enfants à charge ? Disposent-ils d’une pièce fermée ? La qualité de leur connexion est-elle optimale ? Quelle est l’heure limite pour les échanges téléphoniques ? Il s’agit là de mieux connaître votre nouvel environnement de travail, afin de mieux l’appréhender dans ses aspects positifs comme négatifs.

Enfin, la phase de sensibilisation peut aussi mentionner les risques de débordement du travail sur le temps personnel. La fragilisation de l’équilibre vie privée-vie professionnelle est un des tristes piliers du burn-out.

6) Etre flexible et réactif

Ça y est, la mise en place du télétravail est effective. Cela ne signifie pas pour autant que son fonctionnement est idéal !

Pour viser l’excellence, il est important de toujours garder un œil critique et de reconnaître si certains points sont perfectibles. Il est par exemple utile de réaliser des études de satisfaction et d’impact du télétravail sur le quotidien des salariés.
Si vous repérez des failles relatives à la gestion des enfants par exemple, optez pour des solutions collaboratives utilisables depuis n’importe quel appareil, même depuis les gradins d’un stade de football !

Il est également important de faire preuve d’une grande flexibilité sur les réunions collectives ou le système de communication. C’est en effet en vivant certaines situations que l’on peut se rendre compte qu’elles sont perfectibles. La réactivité est essentielle en télétravail pour ne pas laisser de mauvaises habitudes s’installer, ou pire, pour ne pas laisser des inconforts de travail glisser vers des malaises profonds.

Vous pouvez par exemple réaliser que certains employés ne sont pas à l’aise avec les outils numériques, ou qu’ils perdent beaucoup de temps à effectuer des tâches qu’ils assumaient avant sans encombre. Il peut parfois être constructif de diminuer le temps de télétravail ou de passer à un format hybride (entre présentiel et distanciel). Imposer un nombre précis et contractuel de journées de télétravail est dangereux. Mitel recommande plutôt la mise en place de périodes de tests.

Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur le télétravail en entreprise. Vous y découvrirez des conseils concrets à actionner pour faire rimer prospérité et télétravail, étayés par des témoignages d’experts et de professionnels.