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Lorsque les organismes gouvernementaux, les écoles et les universités pensent aux systèmes de notification de masse, ils pensent surtout à la sécurité du public ou des élèves. Mais, la sécurité n'est que la partie visible de l'iceberg. Un système de communications unifiées sophistiqué qui fournit des notifications de masse robustes améliore également la productivité, les interactions et l'agilité.
Lorsque les fonctionnaires doivent se connecter aux bonnes personnes au bon moment, les notifications doivent être simples à rédiger et à diffuser, avec la possibilité d'envoyer des messages à des groupes de personnes sélectionnées sur plusieurs terminaux. Le personnel, les élèves et les parents sont exigeants. Ils veulent être informés des événements en temps réel et par les canaux qu'ils préfèrent. Les méthodes désuètes des chaînes téléphoniques et même des sites Web ou des réseaux sociaux ne sont plus à la hauteur.
Les systèmes de notification en masse ont un rendement élevé
La bonne nouvelle est que la technologie des communications unifiées a progressé au point où les systèmes de notification de masse peuvent répondre à ces attentes, ce qui vous permet de communiquer rapidement et efficacement. Ils représentent un investissement qui rapporte gros aux administrations, aux écoles et aux universités. Les nombreux avantages comprennent :
- L'amélioration de la réponse en cas de problème. Dans les situations d'urgence, les fonctionnaires peuvent communiquer avec les intervenants de façon claire et en temps réel, même lorsqu'ils informent et déploient des équipes d'intervention et communiquent avec eux par téléconférence en direct.
- L'automatisation des communications régulières. Ils peuvent également optimiser les opérations en automatisant les messages standard ou les notifications qui doivent être transmises aux élèves, au personnel ou aux citoyens.
- Les notifications et rappels d'événements. Ce système est également utile au quotidien. Il peut être utilisé pour n'importe quel événement qui doit déclencher un message : des jours de neige aux réunions municipales.
- L'amélioration de la transparence. L'établissement de rapports est particulièrement important pour les administrations responsables. Le système doit être en mesure de générer des rapports en temps réel sur les dossiers vérifiables, améliorant ainsi la visibilité et l'efficacité des communications au sein de votre communauté.
- L'amélioration de la présence scolaire. Des communications régulières au sujet des événements et des informations importantes informent et satisfont les élèves, ce qui augmente le taux de présence et contribue à l'augmentation des inscriptions.
- Prise en charge des plates-formes de communication multimédia. Communiquer avec les individus par la méthode qu'ils préfèrent, que ce soit par SMS, e-mail, téléphone portable, ligne fixe ou alerte de bureau.
- Personnalisation. Les messages de campagne peuvent être adaptés à chaque destinataire.
Fonctionnement
Qu'ils servent à partager des rappels quotidiens ou à alerter les bonnes personnes en cas de problème, les systèmes de notification de masse fonctionnent en quatre étapes : lancer le message, atteindre les bonnes personnes dans le format souhaité, obtenir une confirmation et suivre l'évolution avec des rapports.
Bien que le processus puisse sembler simple, la technologie qui s'en charge doit être robuste. Pour les administrations, les écoles et les universités qui cherchent à comparer les systèmes, voici une liste de caractéristiques essentielles.
Utilisateurs et groupes
Même avec des centaines de milliers de personnes à joindre, la gestion des contacts et de leurs préférences en matière de communication doit rester facile. De plus, le système doit permettre de créer des groupes et des publics ciblés.
Processus de notification
Le maintien de l'intégrité du processus est essentiel, c'est pourquoi seules quelques personnes doivent être en mesure de déclencher une notification. Avec des rôles et des permissions correctement définis, ce n'est pas un problème. Mais, le système doit aussi être flexible. Chaque fonctionnaire doit pouvoir déclencher le processus selon la méthode qu'il préfère, que ce soit par Internet ou par téléphone fixe, téléphone IP, ordinateur ou appareil mobile. L'activation multipoint est donc une nécessité. La synthèse vocale simplifie encore davantage le processus.
Emplacement
Il est parfois nécessaire d'alerter les utilisateurs dans une zone géographique spécifique. Grâce à la radiomessagerie IP de précision, les fonctionnaires peuvent diffuser un message aux haut-parleurs et aux téléphones dans une zone spécifique, comme un campus, un bâtiment ou même un endroit aussi précis qu'une pièce.
Collaboration
La notification de masse est également utile pour faciliter les conversations urgentes, même au quotidien. Les technologies de transfert d'appel et les conférences en direct, associées à la notification de masse, peuvent réunir les personnes concernées rapidement et facilement.
Personnalisation
Rien n'attire l'attention plus rapidement qu'un message personnalisé, ce qui fait de la capacité d'adapter les communications à des individus ou des groupes spécifiques une caractéristique cruciale du système.
Rapports et confirmations
La polyvalence est essentielle pour que tout le monde reçoive le message. Une fois qu'une notification est envoyée, il faut souvent mettre en place un mécanisme de vérification de la réception. Avec la notification par SMS, par exemple, des alertes peuvent être envoyées à des téléphones portables avec la possibilité de demander un accusé de réception. De plus, de robustes fonctions de suivi en temps réel assurent à la fois la transparence et la responsabilité.
Pour les administrations et les écoles, un système de notification de masse robuste et flexible ne peut pas être un système ponctuel. Il s'agit d'un outil utilisé tous les jours pour assurer le bon fonctionnement des opérations ainsi que la communication avec les intervenants clés.
