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Lorsque les entreprises examinent le coût véritable de leur système de communication actuel, elles sont souvent choquées. Les coûts en matériel et en entretien sont toujours pris en compte, mais lorsque l'on inclut les pertes de productivité, les opportunités manquées et les problèmes de communication causés par des technologies dépassées, le coût de nombreux systèmes est stupéfiant.
Un rapport Webtorials de 2017 a révélé que dans les faits, près de 15 % du temps de travail total est gaspillé en raison de communications inefficaces. Si l'on considère que les employés consacrent environ deux tiers de leur journée de travail à des activités de communication, un tel pourcentage n'a rien de surprenant.
Les petites entreprises en particulier, qui ne peuvent tout simplement pas se permettre de perdre tant de temps, ont beaucoup à gagner de la mise en place d'une solution de communication souple, efficace et tournée vers l'avenir. Mais comment y parvenir ?
Prenons un exemple concret.
Un hôtel proposant 150 chambres disposait d'un système de communication vieux de dix ans, qui ralentissait ses activités. L'entretien courant s'avérait coûteux et la gestion du système était aussi complexe que chronophage, ce qui pesait grandement sur les ressources.
Les fonctionnalités disponibles étaient en outre assez limitées. Par exemple, ce système ne proposait pas certaines fonctions de base, comme les appels de réveil automatisés ou encore la possibilité pour certains employés de travailler à domicile. Par ailleurs, il n'offrait pas la souplesse nécessaire pour évoluer efficacement le jour où la propriétaire de l'hôtel, Jane, souhaiterait étendre son activité.
Lorsque Jane a décidé de mettre à niveau sa technologie de communication pour pallier ces problèmes, elle s'est inquiétée de l'ampleur de l'investissement. En effet, dans une entreprise comme la sienne, chaque euro compte. En examinant les offres du marché, Jane a trouvé une solution innovante, rentable et facile à déployer : le système de communication MiVoice Office 400 doté de la toute nouvelle plate-forme matérielle SMB Controller.
Elle a également sélectionné plusieurs applications hôtelières spécifiques pour compléter ses flux de travail, dont une application de réception intégrée accessible directement sur le Web, une application de services à la clientèle et une application de gestion hôtelière.
Les changements ont été immédiats :
Flexibilité
Jane peut maintenant étendre son activité à d'autres sites ou embaucher des travailleurs à distance basés dans un pays différent, car l'infrastructure ouverte et adaptable de sa solution lui permet d'être déployée sur plusieurs sites et dans plusieurs pays.
De plus, il lui est facile d'ajouter à tout moment des utilisateurs, des terminaux, des applications et des fonctions, et il existe une large gamme de solutions complémentaires spécifiques à son secteur dans laquelle elle pourra puiser si elle souhaite adopter de nouvelles fonctionnalités. Parmi ces solutions figure le télétravail, basé sur MiVoice Border Gateway, qui permet aux employés de travailler depuis n'importe où et depuis n'importe quel terminal connecté à Internet, en utilisant un numéro unique.
Efficacité
Le système étant en interne et tout-en-un, tout est rationalisé, qu'il s'agisse des applications Web intégrées qui ne nécessitent pas d'installation et sont toujours à jour, ou de l'intégration transparente de terminaux mobiles. Jane peut même contrôler l'accessibilité, grâce à des fonctions comme le contrôle des appels et la messagerie vocale intégrée.
En outre, certaines fonctionnalités, comme la fonction Cliquer pour appeler et les appels de réveil automatisés, font quotidiennement gagner aux employés de précieuses minutes.
Évolutivité
Une interface normalisée, permettant de connecter des applications et des terminaux récents, offre à Jane diverses possibilités, au même titre que la connexion au réseau public par le biais d'un fournisseur d'accès à Internet et du protocole SIP intégré. Ainsi, Jane a même pu garder certains de ses téléphones existants qui provenaient de constructeurs tiers et son ancien système PMS, afin de minimiser le coût de l'investissement.
La solution est également compatible avec CloudLink, une suite d'applications de nouvelle génération de Mitel, accessible grâce à la nouvelle plate-forme matérielle SMB Controller. Désormais, l'hôtel de Jane est en mesure de suivre avec agilité et sans dépasser son budget les évolutions constantes de l'environnement technologique.
En fin de compte, le coût réel d'un système de communication dépend largement de sa capacité à réduire les pertes de temps et le gaspillage des ressources, mais aussi à s'adapter aux besoins d'une entreprise. Lorsque l'on envisage de mettre à niveau un système, il convient de ne pas se focaliser uniquement sur le prix du matériel et de prendre en compte les avantages à long terme apportés par une souplesse, une efficacité et une évolutivité accrues.
La nouvelle version de MiVoice Office 400 introduit une nouvelle technologie et une nouvelle plate-forme matérielle, appelée SMB Controller (SMBC), qui garantit son évolutivité pour les années à venir.
