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En essayant d'améliorer leur productivité et leur efficacité, les établissements scolaires et les entreprises découvrent souvent que leur système de communication les ralentit en entravant la collaboration au lieu de la favoriser.
En fournissant au personnel uniquement une messagerie électronique et un système téléphonique dépassé, des cloisonnements se créent, la collaboration entre les sites est limitée et tout est ralenti. De plus, en raison du rythme rapide de l'innovation technologique, il n'est plus seulement facultatif d'adopter un système de communication évolutif : c'est indispensable.
Lorsque les établissements scolaires et les entreprises cherchent à améliorer leurs systèmes de téléphonie coûteux pour résoudre ces problèmes, beaucoup découvrent qu'une solution moderne et sur site offre le contrôle et les fonctionnalités nécessaires pour améliorer leur productivité et leur efficacité grâce à la collaboration.
BHS met son système de communication à l'épreuve
L'établissement scolaire Bexhill High School (BHS) dans le sud-est de l'Angleterre est un exemple concret de la façon dont les écoles peuvent tirer parti d'une technologie de communication adéquate pour créer une culture de collaboration et augmenter leur productivité, tout en réduisant les pertes de temps et d'argent.
Comptant 1 500 étudiants, quelques centaines d'employés et deux sites séparés, l'établissement BHS ne pouvait plus se contenter de son système de communication obsolète.
L'établissement disposait de nouveaux locaux technologiquement avancés, possédant notamment des modules d'apprentissage de pointe, un ordinateur portable pour chaque étudiant et bien plus encore, le tout associé à un ancien système de téléphonie qui n'était tout simplement pas adapté, selon Jon Martin, responsable informatique du conseil du comté de Sussex travaillant avec BHS.
Les employés étaient frustrés par le système limité à un seul site, qui les empêchait de rester facilement joignables sur l'autre site.
Comme les professeurs ne pouvaient pas prendre d'appels pendant et entre les cours, les messages vocaux des parents et des collègues s'accumulaient, ce qui engendrait des pertes de temps et d'efficacité.
En outre, les enseignants ne parvenaient pas à entrer en contact rapidement les uns avec les autres pour discuter des problèmes et poser des questions, car il y avait moins d'un poste téléphonique pour huit membres du personnel. Enfin, bien que présentant des capacités limitées, ce système était coûteux à gérer et à entretenir.
Une collaboration hors pair avec une technologie de communications unifiées sur site
Après le déploiement de MiCollab, une application de collaboration mobile, et de MiVoice Business, un système sur site de communications unifiées et de téléphonie professionnelle, Jon a obtenu « un système IP riche en fonctionnalités qui intègrent tous les professeurs et le personnel des deux sites », visant à favoriser la collaboration.
Et les résultats sont là :
Productivité : maintenant, au lieu d'être rattachés à un seul site, les professeurs peuvent travailler sans problème depuis n'importe lequel des 100 bureaux ou postes de travail et se connecter de n'importe où via l'application mobile. Il est facile d'échanger à tout moment avec les parents et les autres professeurs sur divers canaux ; ainsi, le corps enseignant peut collaborer de façon optimale et gagner en productivité chaque jour.
Efficacité : au lieu de perdre du temps avec les instructions de leur messagerie vocale, les professeurs peuvent écouter leurs messages en tant que fichiers .wav depuis leur messagerie électronique et ainsi répondre plus rapidement. En outre, les professeurs peuvent enregistrer des appels d'une simple pression sur un bouton, de façon à conserver efficacement les commentaires des parents pour y répondre de façon appropriée.
Coût total de possession réduit : les professeurs sont ravis d'avoir désormais leur propre poste téléphonique, un téléphone IP moderne et une application de collaboration, tandis que l'établissement est enchanté d'avoir en même temps réduit le coût de ses communications globales. Plus important encore, BHS a protégé son investissement en déployant un système évolutif tourné vers l'avenir, plus en adéquation avec sa mission.
« BHS entretient beaucoup de relations avec d'autres établissements nationaux comme internationaux. Aussi, cette [technologie] s'adapte brillamment à l'esprit et à l'approche collaborative de BHS en matière d'apprentissage », explique Jon.
En améliorant les possibilités de connexion et de communication entre les professeurs, les parents et les étudiants à l'aide d'un système moderne et évolutif, BHS a beaucoup gagné en productivité et réduit les pertes de temps. Cet établissement est un exemple de ce qui peut être accompli en libérant tout le potentiel collaboratif des employés.
Une solution phare
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