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Cela ne fait aucun doute, l’intelligence artificielle transforme le concept même de travail, et lorsqu’elle est associée à une collaboration efficace, les possibilités sont infinies. Dans cette série de six articles de blog, j’ai mis à contribution mes quelque 20 ans d’expertise dans le secteur pour explorer ces possibilités et imaginer un monde dans lequel intelligence artificielle et collaboration se rencontrent : un monde dans lequel le travail se trouve changé à jamais.
Précédemment, j’ai demandé ce qui se passerait si l’intelligence artificielle et la collaboration se rencontraient en me concentrant sur les problèmes auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles lancent un projet. Dans un monde de collaboration contextuelle, cette rencontre permet de savoir si le travail a déjà été effectué. C’est donc par-là que nous allons commencer.
Répéter le passé
On attribue à l’écrivain et philosophe George Santayana la citation : « Ceux qui ne peuvent pas se rappeler le passé sont condamnés à le répéter. » À moins que votre rôle au travail soit de mener des projets qui se répètent, ou d’avoir suffisamment d’ancienneté dans votre entreprise pour vous souvenir des justifications qui sous-tendent ses manières particulières de fonctionner, il est probable que vous lanciez votre projet sans complètement connaître les tribulations et réussites de vos prédécesseurs.
Découvrir les connaissances tribales
Lorsque vous décidez d’organiser une réunion de lancement pour un projet, imaginez si l’environnement de collaboration pouvait automatiquement identifier dans le répertoire de l’entreprise des projets dont les descriptions sont similaires au vôtre, et vous proposer les coordonnées de chefs de projet susceptibles de transmettre ce qu’ils ont appris. Vous pourriez même peut-être voir un résumé de leurs conclusions et avoir accès aux modèles qu’ils ont utilisés, les présentations qu’ils ont créées et les autorisations données à chaque étape.
Compte tenu du taux de rotation du personnel que nous constatons dans les entreprises, les gens possédant des connaissances « tribales » (des informations et expériences obtenues par les collaborateurs) peuvent ne plus faire partie de l’entreprise. C’est pourquoi une trace durable de leur travail peut fournir des indicateurs précieux pour l’avenir. Les documents de projet archivés depuis des années, ou effacés de l’ordinateur après le départ d’un collègue, ne seraient plus perdus pour toujours dans un monde où l’intelligence artificielle indexe les informations immédiatement.
Sachez dès le départ où vous voulez aller
Voici une autre approche de l’habitude no 2 de Steven Covey : Sachez dès le départ où vous voulez aller
Grâce à la collaboration contextuelle, les réunions de lancement du projet démarrent par une étude des projets similaires. Les chefs de projets pertinents sont invités à proposer un résumé de ce qu’ils ont appris et des problèmes qu’ils ont rencontrés. L’équipe peut poser des questions pour clarifier certains points avant de commencer, et évaluer les supports créés à partir du projet d’origine. Prendre en compte les résultats des projets précédents et leur impact sur le projet actuel augmente indubitablement les chances de réussite.
Les flux de travail : votre killer app
En termes de collaboration, les flux de travail sont votre killer app. L’efficacité des processus répétables peut être optimisée, et avec le temps, ils peuvent être étudiés pour identifier les opportunités d’amélioration. C’est pourquoi cette première dimension de la collaboration contextuelle est si puissante. Dans le monde du projet unique, étudier l’historique des projets similaires pose les fondations du mode d’exécution idéal pour un projet type. Ensuite, à force d’interactions, les points communs émergent et permettent de générer des modèles.
Quelle différence entre un message organisationnel, un message marketing et une notification de mise à niveau ? Leurs publics, bien sûr, mais aussi les services qui les rédigent. Pour autant, les flux de travail pour la rédaction de ces messages sont remarquablement similaires. Dans un environnement de collaboration contextuelle optimisé par un module d’intelligence artificielle, des représentants du marketing et des RH pourraient être invités à contribuer lors de votre réunion de lancement concernant la notification des mises à niveau informatiques. Leurs retours sur l’élaboration d’un message honnête et convaincant peuvent vous faire gagner du temps et les créateurs des prochains messages du service informatique peuvent se tourner vers vous au lieu de consulter les autres services.
Cette construction organique des flux de travail est un outil puissant, qui existe uniquement lorsque l’on peut voir l’ensemble des artefacts à disposition dans une entreprise. En disposant d’un outil qui tire parti des connaissances tribales, nous découvrons que quelqu’un a déjà ouvert la voie à la majorité de nos projets. L’intelligence artificielle nous dit simplement où regarder.
Et ensuite ?
Il est toujours utile de comprendre le travail déjà effectué avant de commencer un nouveau projet. Vient ensuite le moment de former une équipe pour réaliser les tâches qui nous sont confiées. Pour la suite, nous allons étudier comment l’intelligence artificielle peut nous aider à composer des équipes en fonction de ce que nous apprennent les connaissances tribales découvertes. J’explorerai également ce que nos systèmes RH et les plannings peuvent contribuer, notamment les compétences et la disponibilité de chacun, et la manière dont nous pouvons intégrer les exceptions à la participation au projet.
N’oubliez pas de lire le reste de la série « La rencontre entre l’intelligence artificielle et la collaboration ».
Partie 1 : Introduction
Partie 3 : La sélection d’une équipe
Partie 4 : L’aide à la collaboration
Partie 5 : L’intelligence partout
Partie 6 : L’intelligence externe
