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En matière d’outils de communication, la majorité d’entre nous ne se projettent pas à long terme. Bien qu’il existe de nombreuses solutions disponibles, nous utilisons le même outil pour toutes les situations. Les connaissances, les opportunités et les préférences cognitives de base influent sur notre décision de communiquer avec nos collègues, partenaires et clients à l’aide du même outil, quelles que soient la situation et les informations que nous souhaitons faire passer.
À l’instar des gens, les entreprises se retrouvent également coincées dans le carcan des habitudes. Malgré le fait que les technologies offrent de nombreuses solutions de communication, de nombreuses entreprises continuent de n’utiliser qu’une seule méthode, et ce, quelle que soit la situation. Toutefois, en continuant de visser avec un marteau, ces entreprises passent à côté de l’opportunité d’exploiter au maximum leur système de communication. En outre, ces entreprises ne capitalisent pas sur les avantages en matière d’efficacité et de productivité apportés par ces nombreuses solutions de communication disponibles aujourd’hui.
CHANGER LES HABITUDES D’UTILISATION
En communication d'entreprise, la clé est de placer le curseur sur un objectif spécifique. Qu’il s’agisse d’encourager un potentiel client lors de son parcours d'achat, de conclure une vente ou de proposer un service client, nous communiquons pour transmettre des informations importantes en vue d’atteindre un objectif spécifique, de satisfaire une exigences ou de répondre à un besoin. Si la communication est efficace, nous pouvons faire passer la conversation à un niveau supérieur.
Il n’y a pas si longtemps, l’efficacité du processus de communication était restreinte à cause du nombre d’outils disponibles. Pour échanger avec vos collègues, partenaires et clients, vous aviez le choix entre les rencontres en face-à-face ou le téléphone. Ces solutions limitaient l’efficacité et la productivité au quotidien des employés.
De nos jours, il existe une multitude de solutions de communication. Outre les réunions en présentiel, les entreprises peuvent tirer profit d’autres outils de communication audio de pointe tels que la messagerie instantanée, les SMS, les MMS, les e-mails et la visio. De plus, toutes ces options peuvent être combinées à des solutions de communications unifiées et de collaboration qui facilitent l’utilisation de la bonne méthode en fonction de la situation.
Malgré ce choix, les entreprises sont souvent rattrapées par l’inertie des communications. Bien que ces entreprises soient au courant des options disponibles, ces dernières n’ont pas jugé bon de mettre leur système de communication à niveau en choisissant des solutions qui permettraient à leurs employés d’être plus efficaces et plus productifs. Si leur système de communication est bien à niveau, ces entreprises n’ont pas saisi tout le potentiel que ce dernier a à leur offrir. En exploitant la large palette d’outils de communication et de collaboration disponible, les entreprises peuvent transformer leur système de communication en un actif stratégique et peuvent ajuster leur positionnement pour répondre à toutes les exigences.
UN OUTIL POUR CHAQUE TÂCHE
Comme le disait Tywin Lannister dans Game of Thrones : « il existe un outil pour chaque tâche, et une tâche pour chaque outil ». Dans le cadre des communications professionnelles, les outils disponibles peuvent être classés en deux catégories, en fonction de leurs objectifs en termes de communication : synchrones et asynchrones.
Les outils de communication synchrones sont idéals lorsque des interactions en temps réel sont requises entre deux ou plusieurs personnes. Les solutions pour ces situations sont les suivantes :
- Les réunions en personne, qui sont problématiques avec la distanciation sociale actuellement de rigueur, sont néanmoins utiles lorsque la communication est importante, qu’un vote des participants est nécessaire et que la communication non verbale est essentielle pour comprendre les émotions de l’autre personne
- Les appels audio sont la solution lorsque les réunions en personne sont impossibles. Toutefois, il est important que le message soit clair et qu’un certain degré de coopération, de collaboration et d’échange soit atteint afin qu’une décision puisse être prise dans un délai convenable.
- Les appels vidéo sont utiles lorsque les réunions en personne sont impossibles. Toutefois, un certain degré de collaboration, de coopération ou d’échange est nécessaire et les documents évoqués doivent être visibles et/ou partagés parmi un groupe de deux personnes ou plus
Les solutions de communication asynchrones sont idéales lorsqu’aucune interaction en temps réel entre deux personnes ou plus n’est requise et lorsque les informations peuvent être partagées sans que les destinataires n’aient besoin de répondre immédiatement. Les solutions pour ces situations sont les suivantes :
- La messagerie instantanée permet d’envoyer des messages courts non urgents contenant des informations clés à des destinataires dont les indicateurs de présence des communications unifiées indiquent qu’ils sont indisponibles
- Les SMS/MMS sont similaires à la messagerie instantanée, mais sont conçus spécialement pour envoyer des messages sur des dispositifs mobiles. Ceux-ci ont tendance à interrompre le destinataire, même si l’application de communications unifiées est fermée
- Les e-mails sont utiles pour envoyer des rapports, de la documentation ou d’autres types d’informations impossibles à partager par messagerie instantanée ou SMS/MMS
- La collaboration d’équipe s’avère être la meilleure solution pour les projets à long terme qui sollicitent une équipe de deux ou plusieurs personnes, car elle rassemble plusieurs moyens de communication tels que la messagerie instantanée, le téléphone et la vidéo. Elle permet également le partage des tâches et des fichiers
UTILISER LE BON OUTIL AU BON MOMENT
Pour comprendre comment les outils disponibles contribuent à améliorer l’efficacité et la productivité, examinez comment chaque méthode de communication peut être utilisée dans le cadre d’un projet hypothétique impliquant plus de cinq employés travaillant depuis des lieux différents.
Au début du projet, les deux référents s’entretiennent par téléphone pour discuter de l’initiative, définir l’objectif qu’ils aimeraient atteindre et choisir les personnes qu’ils souhaitent inclure dans l’équipe. Ce premier entretien téléphonique est suivi d’un e-mail envoyé aux membres de l’équipe à distance auquel est joint un document relatif à la portée du projet. Par ailleurs, cet e-mail les invite à participer à une visioconférence au cours de laquelle ils pourront discuter de la manière d’appréhender le projet, de fixer les objectifs et de définir les responsabilités. Au cours de cette visioconférence, les membres de l’équipe de projet nouvellement créée passent en revue le document relatif à la portée du projet grâce au partage d’écran, font des propositions, s’accordent sur les ajustements à apporter, ajoutent des améliorations et définissent un échéancier du projet.
Une fois le projet démarré, les membres de l’équipe utilisent une plateforme de collaboration pour travailler tous ensemble sur les documents et rapports clés, garder une trace des tâches effectuées et rester connectés via la messagerie instantanée ou via SMS/MMS pour ces moments d'inspiration spontanée qui méritent d'être partagés de manière asynchrone aux autres membres de l’équipe. En fonction des étapes du projet, les membres de l’équipe peuvent se réunir en visioconférence pour discuter des progrès réalisés en temps réel et prendre des décisions importantes. Une fois le projet terminé, les membres de l’équipe peuvent rencontrer les cadres supérieurs par visioconférence et en présentiel, si possible, pour présenter le rapport et les recommandations finales.
Tout au long du projet, aucune baisse d’efficacité et de productivité n’a été constatée, car tous les employés impliqués dans le projet sont en permanence connectés les uns aux autres grâce à plusieurs moyens de communication. Cela favorise une collaboration continue et permet de continuer de faire avancer le projet.
CE N’EST PAS L’OUTIL, C’EST LA MANIÈRE DE L'UTILISER
Cet exemple montre que nous avons besoin de plusieurs outils de communication. Ainsi, si vos employés disposent uniquement d’un accès à une méthode de communication, ils ne peuvent alors pas travailler efficacement. Il peut être temps de vous pencher sérieusement sur votre système et de déterminer ce que vous pouvez améliorer.
Si vous êtes un client Mitel MiVoice, Mitel peut vous aider à vous occuper des besoins uniques et en constante évolution de votre entreprise. C’est peut-être le moment idéal pour renforcer votre stratégie de communication en remplaçant les outils obsolètes par des solutions intégrées vous permettant de vous connecter facilement à votre infrastructure existante. Par ailleurs, il est possible d’exploiter les outils capables d’étendre les communications aux employés en télétravail et mobiles tout en maintenant la productivité et en améliorant la collaboration au sein de votre entreprise.
Par exemple, MiCollab simplifie la manière dont les employés parlent, se rencontrent et partagent les informations en rassemblant les outils de communication et de collaboration au sein d’une seule et unique solution. En outre, l’outil Mitel MiTeam Meetings est une solution vidéo à plusieurs participants conçue pour ceux qui souhaitent travailler plus efficacement et améliorer la communication sur leur lieu de travail grâce à des transitions rapides et sans heurt entre les fonctionnalités audio, vidéo et chat.
Peu importe votre situation, ne vous enfermez pas dans vos habitudes, car elles pourraient vous coûter à long terme votre entreprise. Regardez au-delà de ce que vous faites déjà pour déterminer si vous pouvez faire encore plus.
