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En affaires, qui veut avoir des regrets ? Personne ne souhaite se dire : « j’aurais dû me préparer à cela ». Les managers tentent d’éviter ces situations en se projetant dans le futur, en planifiant l’avenir, en anticipant les problèmes qui pourraient impacter l’entreprise et en laissant une marge de manœuvre de sorte que l’entreprise puisse s’adapter aux situations du marché lorsqu’elles se présentent. Cette approche de gestion tournée vers l’avenir doit être étendue à toutes les facettes d’une entreprise.
Malheureusement, lorsqu’il s’agit du système de communication qui constitue le cœur de leur service client et de leur procédure de vente, de nombreux managers ne cherchent pas à savoir qui se cache derrière la sonnerie au moment de décrocher le téléphone. Néanmoins, il y a plus de valeur à tirer d’un système de communication dernière génération riche en fonctionnalités que d’une simple sonnerie de téléphone. En percevant votre système de communication comme un actif stratégique, vous pouvez ajuster le positionnement de votre entreprise afin de parer à toute éventualité.
NE NÉGLIGEZ PAS LA COMMUNICATION
Peu importe votre secteur d’activité, la réalité est que vous ne pouvez pas rester compétitif sans avoir un système de communication entièrement optimisé. Si vos employés ne peuvent pas communiquer entre eux, avec les clients et avec les partenaires de manière efficace, il y a des chances que vous passiez à côté d'exigences en matière de service client et de revenus importants. D’une certaine façon, la communication est la clé de votre succès.
C’est pourquoi il est important d’examiner de près à intervalles réguliers les objectifs atteints et non atteints. De nombreuses fonctionnalités proposées par les systèmes de communication qui semblaient inutiles il y a quelques années sont maintenant indispensables. De la même façon, il se peut que des fonctionnalités que vous pensiez utiles pour améliorer vos activités n’apportent pas les bénéfices escomptés.
Par conséquent, votre stratégie de communication doit également accompagner l’évolution des technologies et de votre entreprise. Celle-ci ne doit pas rester un concept figé sur lequel vous avez travaillé par le passé lorsque la tonalité constituait votre unique levier d'action. Votre stratégie doit être en perpétuelle évolution et se nourrir des questions clés qui se posent lors de la prochaine décision stratégique :
- Comment mes employés collaborent-ils ?
- Comment mon entreprise gère-t-elle les interactions avec les clients ?
- Nos systèmes sont-ils bien intégrés et plus efficaces ?
- Exploitons-nous toutes les nouvelles fonctionnalités disponibles ou sommes-nous à la traîne ?
- Devons-nous passer sur le cloud pour améliorer l’efficacité ou pouvons-nous en faire plus avec ce que nous disposons déjà ?
- Comment sommes-nous préparés à exploiter les technologies cloud lorsqu’il sera temps de migrer vers cette plateforme ?
LES SYSTÈMES DE COMMUNICATION ONT POUR OBJECTIF D’AMÉLIORER VOS ACTIVITÉS
Étant donné l’importance d’une communication et d’une collaboration efficaces au sein de l'environnement de travail actuel, une stratégie de communication peut vous aider à améliorer vos activités.
Les études ont montré que 85 pour cent des petites entreprises s'accordent à dire qu’une communication efficace entre les différentes équipes est essentielle pour garder une longueur d'avance. Toutefois, une mauvaise stratégie en matière de technologies peut avoir de sérieuses répercussions sur une entreprise et, même, avoir un impact sur la compétitivité d’une entreprise. Par exemple, une communication inefficace peut coûter jusqu’à 5 000€ par an et par employé à une petite entreprise, voire bien plus pour une plus grosse entreprise.
Ces manques d’efficacité sont causés lorsque les employés travaillent sur des systèmes obsolètes qui ne sont pas dotés des fonctionnalités et capacités capables d’optimiser leur routine quotidienne au travail. Les systèmes qui ne sont pas intégrés à des applications de base, comme des applications de CRM, qui ne proposent pas de vue unique et unifiée de toutes les options de communication et qui ne permettent pas de collaborer en équipe, de participer à des visioconférences et d’accéder à tout moment et partout à vos e-mails, à vos messages et au chat, ne sont plus adaptés. De la même façon, les systèmes dotés de toutes ces fonctionnalités, mais en retard de deux ou trois mises à jour, ne sont pas optimums et peuvent finalement réduire la productivité.
Pendant ce temps, les technologies de communication continuent d’évoluer et cela n’est pas prêt de changer. Ainsi, les entreprises qui ne voient pas leur système de communication comme un actif stratégique, ne réévaluent pas leurs investissements régulièrement et n’optimisent pas leurs systèmes à chaque fois qu’ils le peuvent sont à même de se retrouver dans des situations où la technologie et la communication ne comblent pas les besoins de l’entreprise et du marché.
DES SYSTÈMES STRATÉGIQUES POLYVALENTS
L’impact de la pandémie de la COVID-19 sur les activités de routine des entreprises de toutes tailles a montré à quel point il est important d’être doté d’une technologie de communication récente. En effet, les entreprises ayant suivi l’évolution incessante des technologies de communication en amont de la pandémie ont plus de facilité à faire travailler leurs employés à distance. Quant aux entreprises qui n’ont pas su voir l’importance stratégique des systèmes de communication, celles-ci se sont rendu compte qu’elles n’étaient pas correctement équipées pour affronter la nouvelle réalité du monde du travail.
Aujourd’hui, les entreprises sensibles au changement auront mis au point une stratégie d’investissement dans les technologies qui leur permettra de ne pas être prises à nouveau de court. Leur système restera aussi flexible que possible et devra être capable de supporter si besoin l’ajout d’une fonctionnalité et de saisir les opportunités lorsqu’elles se présenteront.
Si vous considérez votre système de communication comme un outil stratégique, vous devez avoir conscience de l'importance de garder le cap en matière d'évolution technologique pour optimiser vos outils actuels et les mettre à niveau dès que nécessaire. Cela induit d’optimiser le potentiel de votre système actuel grâce à des mises à niveau progressives de sorte que ce dernier soit doté des fonctionnalités intégrées suivantes dont vos employés ont besoin pour rester connectés avec leurs collègues, clients et partenaires : e-mail, message, chat, partage d’écran, communication unifiée, collaboration et visioconférence. Cela implique également de migrer le système sur le cloud, de planifier ladite migration et de vous préparer pour qu'elle ne soit plus qu’une formalité le jour venu.
DES STRATÉGIES POUR AVOIR LE CONTRÔLE TOTAL
Grâce à une approche stratégique de votre système de communication, vous pouvez optimiser vos outils afin de répondre aux besoins changeants de vos employés, de vos clients et de votre entreprise. Vous pouvez tirer profit de tous les bénéfices commerciaux offerts par votre investissement. Ainsi, vous pouvez gérer l’impact des technologies sur vos activités.
Si vous êtes client Mitel MiVoice 5000 , vous avez déjà accès à tous les éléments clés dont vous avez besoin pour maintenir le contrôle stratégique de votre système de communication. Si votre système n’est pas à jour et a plusieurs versions de retard, il est fort probable que vous puissiez débloquer de nouvelles fonctionnalités afin de tirer profit des améliorations technologiques manquées. Si votre système est à jour et si vous êtes prêt à migrer vers le cloud, vous pouvez collaborer avec votre partenaire technologique afin d’optimiser votre système en remplaçant les outils obsolètes par des solutions plus intégrées qui se connectent facilement à votre infrastructure existante.
Il est important de noter que vous avez le contrôle, et ce, peu importe où vous en êtes dans votre stratégie. Par conséquent, évitez d’avoir des regrets concernant votre système de communication, et ce, en commençant par percevoir ce dernier comme un actif stratégique que vous pouvez exploiter pour ajuster le positionnement de votre entreprise en vue de parer à toute éventualité.
