QU'EST-CE QU'UN ENREGISTREUR VOCAL ?

L'enregistreur vocal est une solution d'enregistrement des appels dans le cloud qui permet aux organisations d'enregistrer les appels pour une utilisation ultérieure et de conserver les enregistrements des conversations entre les agents et les clients. Ainsi, vous pouvez analyser plus efficacement l'opinion des clients et les compétences des agents. Un enregistreur vocal est essentiellement un appareil numérique qui enregistre le son, l'enregistre dans un format de fichier et le transfère vers un autre appareil, tel qu'un ordinateur. Les types de fichiers les plus courants sont le MP3 et l'AIFF (Audio Interchange File Format).
 

Fonctionnement de l'enregistreur vocal

 
L'enregistreur vocal est généralement une fonction préinstallée d'un système téléphonique VoIP. Vous pouvez donc contrôler les enregistrements depuis votre tableau de bord en temps réel pour enregistrer automatiquement certains types d'appels ou appuyer sur un bouton pour enregistrer au cas par cas. Les paramètres peuvent être ajustés pour chaque personne ou avec un réglage à l'échelle de l'entreprise. Généralement, un avertissement est également enregistré pour informer les participants que leur appel peut être enregistré.

Accédez automatiquement aux enregistrements archivés grâce à une fonction intuitive de recherche et de lecture des appels. Vous pouvez également supprimer les enregistrements inutiles ou les partager avec des collègues ou des clients qui pourraient en avoir besoin.
 

Avantages d'un enregistreur vocal

 
Les enregistreurs vocaux améliorent le contrôle qualité, car les responsables de la qualité peuvent écouter les conversations entre les agents et les clients. Ils déterminent ensuite les principaux domaines de communication dans lesquels les agents doivent s'améliorer. Si la qualité de l'interaction des appels est améliorée, la satisfaction du client l'est aussi.

L'utilisation d'un enregistreur vocal peut renforcer la sécurité, car il vous aide à identifier les problèmes de sécurité. Les agents savent que les appels sont enregistrés, ils passent donc moins de temps sur des appels personnels. Cela permet d'améliorer la productivité.

Une mauvaise communication peut causer des problèmes importants, allant de clients mécontents à des poursuites judiciaires potentielles, mais si vous enregistrez vos appels, vous pouvez prévenir et atténuer ces problèmes. Disposer d'un registre des performances des agents permet de générer des évaluations de performances plus précises. Les enregistrements d'appels peuvent être utilisés comme un outil de formation efficace, vous aidant, vous et votre équipe, à surveiller les goûts et les aversions des clients.
 

Types d'entreprises qui tirent parti de l'enregistreur vocal

Les centres d'appel et de contact bénéficient de l'utilisation de logiciels d'enregistrement vocal. Les entreprises qui organisent des réunions par le biais de conférences téléphoniques et les sociétés de médias où les journalistes mènent des entretiens téléphoniques bénéficient également d'enregistreurs vocaux.