Les employés du monde entier se sont pour la plupart adaptés au rythme du télétravail et aux réunions virtuelles devenues de plus en plus fréquentes. Pour certains, ce n'est pas nouveau. Mais beaucoup n'étaient pas habitués à la communication numérique désormais nécessaire au quotidien dans notre vie professionnelle. Si les visioconférences en télétravail vous semblent compliquées, voici quelques conseils pour vous aider, vous et votre équipe.

1. Créer un agenda (et s'y tenir)

En face à face, l'agenda permet aux participants de savoir sur quoi portera la réunion et d'en assurer le bon déroulement. Il est encore plus important lors des visioconférences professionnelles. Lorsque vous travaillez à distance, vous ne pouvez plus échanger brièvement avec les personnes de votre bureau, il est donc essentiel de planifier les choses à l'avance. Créez un agenda en amont et envoyez-le à tous les participants invités au moins 24 heures avant. Vous disposerez ainsi d'un peu de temps pour traiter toutes les questions concernant la réunion et pour modifier l'agenda si nécessaire.

Tout comme les réunions en face à face, les vidéoconférences peuvent déborder. Restez vigilant aux agendas de chacun et essayez de terminer la réunion à l'heure prévue, sauf s'il est absolument nécessaire de la poursuivre. Efforcez-vous d'empêcher les conversations de dévier et d'écarter les sujets qui ne correspondent pas spécifiquement à l'agenda de la réunion. N'oubliez pas que vous pouvez toujours prévoir une autre réunion ou un happy hour virtuel pour discuter de sujets plus personnels ! Garder à l'esprit les agendas chargés de vos collaborateurs, tout en réservant du temps à votre équipe pour des discussions non liées au travail sont des moyens de gérer efficacement vos nouveaux employés à distance.

 

2. Choisir judicieusement ses outils de réunion

Votre entreprise dispose probablement de plusieurs outils de communication. Si vous ne les connaissez pas tous, demandez à votre service IT qu'il vous fournisse la liste des solutions de télétravail que vous pouvez utiliser, comme des outils de communication et de collaboration à distance. Au moment de choisir, gardez quelques éléments à l'esprit.

 

  • What kind of screen or file-sharing capabilities will I need? How many people will be in this meeting?
  • De quel type d'écran ou de quelles capacités de partage de fichiers aurai-je besoin ?
  • Combien de personnes seront présentes à cette réunion ?
  • De quel niveau de collaboration l'équipe aura-t-elle besoin après cette réunion ?
  • Les personnes qui se connectent à cette technologie présentent-elles des risques en matière de sécurité ? (Plus d'informations sur les risques liés à la cybersécurité ici).

Répondre à ces questions vous aidera à déterminer si vous avez besoin d'un outil de réunion qui permet à un maximum de personnes d'y participer (de nombreux outils limitent le nombre de participants, et font payer plus cher pour augmenter ce nombre), ou qui facilite le partage de fichiers et d'écrans. De même, si votre équipe doit échanger sur les sujets abordés lors de la réunion, recherchez des outils de collaboration vous permettant de passer de la réunion à des discussions sur le sujet. Les outils que vous choisissez permettront à votre équipe d'être non seulement plus productive pendant la réunion, mais aussi après.

 

3. Encourager les participants à garder leur caméra allumée

En termes de relations et de gestion de l'espace, rien ne remplace les réunions en face à face. Cependant, les solutions de visioconférence vous permettent un certain nombre de choses. Voir les visages de vos collaborateurs peut aider à raviver l'esprit d'équipe habituellement présent dans un environnement de bureau. Savoir à quoi ressemble le bureau à domicile de vos collègues peut également renforcer les liens.

 

Lorsque vous parlez, assurez-vous que vous êtes face à l'objectif de la caméra, et que vous ne regardez pas le visage de vos collègues. Cela montrera aux participants que vous vous focalisez sur l'ensemble d'entre eux et vous aidera à mieux faire passer votre message. Le fait de ne regarder qu'une seule personne à la fois peut être perçu comme une forme de distance, et si vous donnez l'impression que vous vous adressez à l'ensemble des participants, votre réunion en sera probablement plus productive.

 

4. Respecter les codes des réunions à distance

Si le travail à distance est un rêve pour beaucoup, cela ne signifie pas que votre bureau à domicile sera toujours l'environnement zen parfait, surtout dans notre nouvelle réalité. Qu'il s'agisse d'enfants qui interrompent vos réunions, de bruits gênants à l'extérieur ou d'animaux domestiques visibles lors d'appels vidéo, travailler chez soi n'est pas toujours de tout repos. Heureusement, il existe quelques règles simples à suivre pour être un excellent participant à une réunion à distance. Voici quelques conseils pour une réunion efficace et productive.

  • Présentez-vous. Si vous ne connaissez pas un participant, faites une brève présentation de vous-même et de ce que vous faites dans l'entreprise. Cela vaut pour tous les membres de l'équipe qui ne se connaissent peut-être pas. Maintenez une écoute active ; il est facile d'oublier que même lorsque vous ne parlez pas, les autres sont attentifs à ce que vous faites. Même lorsque vous êtes en mode silencieux, restez concentré et saisissez les occasions de vous exprimer.
  • Le mode silence est votre ami. Même si vous devez rester aussi concentré que possible pendant la réunion, mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas afin de ne pas créer de bruit de fond gênant pour l'ensemble de la réunion.
  • Faites un geste pour prendre la parole. Certains gestes, comme lever la main, vous aideront à prendre la parole et contribueront à réduire le nombre de personnes qui parlent en même temps. Si vous ne pouvez pas lire le langage corporel, utiliser un ton déterminé pour prendre la parole peut aider.
  • Posez des questions sur le chat. De nombreux outils de réunion permettent une discussion entre les participants. Si vous avez une question à laquelle vous souhaitez obtenir une réponse, mais qui peut attendre, posez-la dans le chat afin qu'elle puisse être traitée à la fin de l'intervention. Cela permet de ne pas interrompre le déroulé de la réunion.
  • Prenez en compte votre environnement. Pour vos réunions, assurez-vous de vous trouver dans un endroit rangé et bien éclairé de votre maison. Les pièces obscures et les ventilateurs peuvent par exemple déconcentrer et nuire à la visioconférence.
  • Parlez distinctement. L'ambiance d'une réunion virtuelle peut être plus détendue que celle des réunions traditionnelles en face à face. Veillez à être clair et à parler avec assurance (mais pas agressivement) pour faire passer votre message.
     

5. Envoyer un compte-rendu de réunion complet

À la fin d'une visioconférence, il est important de rappeler ce qui a été évoqué et de définir les actions à mettre en œuvre. Une fois que vous vous êtes tous mis d'accord sur ces points, rassemblez-les dans un e-mail de suivi adressé aux participants. Chacun sera ainsi informé des attentes post-réunion. Comme nous l'avons déjà mentionné, vous n'avez pas la possibilité d'échanger en face à face, ce qui rend le plan de suivi complet d'autant plus crucial.

6. Prévoir du temps pour des échanges virtuels informels 

Pendant vos réunions virtuelles, accordez-vous suffisamment de temps pour des discussions informelles. Cela peut sembler contre-productif, mais cela vous permet de rester proche de vos collègues, d'autant plus que vous ne les voyez pas physiquement au bureau tous les jours. Vous pouvez également utiliser ce temps pour des points plus structurés afin de voir si quelqu'un rencontre des problèmes ou s'il souhaite partager quelque chose avec l'équipe. Le fait de pouvoir apprendre des expériences de chacun sert à renforcer l'unité de l'organisation.

 

Si vous ne souhaitez pas intégrer de discussions informelles à vos créneaux de réunions, veillez à allouer à votre équipe un temps spécifique pour des discussions plus personnelles. En fin de compte, nous manquons tous d'interactions sociales, mais cela ne veut pas dire que nous ne pouvons pas être là les uns pour les autres si nous éprouvons des difficultés.

 

Avec un peu de pratique, vous et votre équipe pouvez être tout aussi productifs quand vous utilisez une solution de visioconférence que lorsque vous êtes au bureau. Il faudra peut-être plus d'autodiscipline, mais les bénéfices seront énormes à long terme. N'oubliez pas que le niveau de productivité d'une équipe est équivalent à celui du membre le moins productif. Il est donc important d'encourager toute votre équipe à rester engagée et curieuse lors des visioconférences !

 

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