ANALOGE TELEFOONSYSTEMEN VS. DIGITALE TELEFOONSYSTEMEN

analoog vs. digitaal telefoonsysteem


Dit is een geweldig moment om een nieuw zakelijk telefoonsysteem aan te schaffen, omdat er meer opties en functies beschikbaar zijn dan ooit tevoren. Veel kopers beginnen door een keuze te maken tussen een analoog en een digitaal telefoonsysteem. Er is wat basiskennis over de technische en functionele verschillen tussen deze systemen nodig om de juiste combinatie van functies en mogelijkheden te kiezen zodat het systeem aansluit op uw zakelijke behoeften.

Het type telefoonsysteem dat u kiest, moet aansluiten op het type organisatie dat u hebt. Hebt u een organisatie die zich richt op kwantiteit en transacties, of zijn relaties een belangrijke factor voor uw zakelijke groei? Organisaties waarbij het om transacties draait, zoals de detailhandel, hebben vaak eenvoudige behoeften op het gebied van telecommunicatie. Andere organisaties zijn afhankelijk van goede klantenrelaties, waarbij verstoringen in de communicatie onacceptabel zijn. Moet u gesprekken doorschakelen naar een mobiel device? En hoe zit het met VoIP (Voice over IP)? Hebt u een callcenter, zelfs al bestaat het maar uit twee personen? Dit zijn een aantal factoren waar u rekening mee moet houden bij het selecteren van een telefoonsysteem.

Dave Michels, consultant bij UCStrategies, adviseert organisaties om uitgebreid stil te staan bij de zakelijke behoeften voordat ze een telefoonsysteem kiezen.

"Voor veel kopers is het een uitdaging om goed inzicht te krijgen in de manieren waarop ze de nieuwe functies van een bepaalde oplossing kunnen gebruiken," zei hij. "Het is moeilijk om een specifieke waarde toe te schrijven aan een nieuwe functie als u niet weet hoe deze de bedrijfsvoering beïnvloedt."

WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN ANALOGE EN DIGITALE TELEFOONSYSTEMEN?

Laten we allereerst de basisverschillen tussen analoge en digitale telefoonsystemen bekijken. Analoge systemen hebben organisaties decennialang ondersteund. De systemen zijn gebaseerd op standaard koperdraad en POTS-telefoons (Plain Old Telephone Service). Ze zijn betrouwbaar, bieden een goed stemgeluid en hebben de basisfuncties die u ook terugziet in de gemiddelde huistelefoon, zoals een wachtstand, dempen, opnieuw kiezen en verkort kiezen. Oproepen doorschakelen tussen toestellen behoort soms ook tot de mogelijkheden. Maar daar houdt het mee op. Doordat de systemen eenvoudig zijn en slechts in beperkte mate kunnen worden uitgebreid, zijn de aanschafkosten relatief laag. Het kan echter kostbaar zijn om deze analoge systemen te onderhouden, configureren en upgraden, doordat ze hardware gebruiken die weinig modulair is. Als u bijvoorbeeld de locatie van een toestel wilt wijzigen, moet een professional de bedrading van het punchboard aanpassen. Op korte termijn is de aanschaf van een analoog systeem goedkoper, maar hiermee zit u wel vast aan een gesloten systeem. Dit houdt in dat er adapters moeten worden gebruikt om te integreren met veelgebruikte toepassingen zoals VoIP en CRM-systemen (Customer Relationship Management).

Digitale telefoonsystemen zijn veel moderner. Digitale PBX-en zijn ontworpen met een bedrijfseigen busstructuur waaraan functies en mogelijkheden kunnen worden toegevoegd. Er kunnen platen worden toegevoegd aan de kasten voor analoge telefoons, digitale telefoons en IP-telefoons. Functies zoals muziek in de wachtstand, VoIP-integratie en waarschuwingssystemen worden ondersteund aan de hand van modulaire uitbreidingsplaten.

Tegenwoordig hebben de meeste digitale systemen een IP-interface op de controller, zelfs als ze bedrijfseigen hardware of protocollen gebruiken. De IP-interface kan verschillende geïntegreerde berichtfuncties mogelijk maken, zoals levering van voicemail via e-mail, levering van fax via e-mail, voicemail omzetten in SMS, klikken-om-te-kiezen en een desktopclient. We noemen deze systemen 'hybride PBX-systemen' omdat er een combinatie van bedrijfseigen digitale hardware en een op standaarden gebaseerd IP-netwerk wordt gebruikt.

Een volledig digitale PBX is 100% op IP en software gebaseerd.

Met digitale PBX'en hebt u meer flexibiliteit om zaken toe te voegen, te verplaatsen of te wijzigen, omdat ze niet afhankelijk zijn van koperen bedrading. Deze wijzigingen kunnen meestal worden doorgevoerd met point-and-click-software. De stemkwaliteit is hetzelfde of zelfs beter dan bij analoge systemen, en naast basisfuncties zoals toestellen en doorschakelingen bieden PBX'en geavanceerde virtuele automatische beantwoording, voicemail en doorschakelopties. Digitale PBX-systemen bieden soms ook een interface om te integreren met uw callcenter- en verkoopsoftware.

Michels zei dat de voordelen van op software gebaseerde telecommunicatieoplossingen het belangrijkste verschil zijn tussen analoge en digitale systemen.

"De belangrijkste verandering in communicatie ligt niet zozeer bij analoog/digitaal/VoIP, maar bij de verschuiving van hardware naar op software gebaseerde oplossingen", zei hij. "Softwaregestuurde oplossingen bieden betere upgrademogelijkheden en geavanceerdere functies voor integratie met bestaande en toekomstige zakelijke systemen, zoals CRM, berichtenfuncties en sociale netwerken."

ANALOOG VS DIGITAAL IN EEN KLEINE ONDERNEMING

Kleine bedrijven willen de kosten beperken, maar toch profiteren van de mogelijkheden die grote organisaties hebben. De lage startkosten van een analoog systeem kunnen verleidelijk zijn, maar houd ook zeker rekening met de kosten op de lange termijn en de beperkingen. In de afgelopen tien jaar zijn de prijzen veel aantrekkelijker geworden, en zowel analoge als digitale systemen moeten hoogstwaarschijnlijk door een professional worden geïnstalleerd. De installatie en configuratie van een systeem op locatie is echter veel tijdrovender dan bij een cloud-telefoonsysteem dat uw bestaande netwerk gebruikt.

Onderzoek vooraf is een belangrijke stap bij de aankoop van een nieuw telefoonsysteem. Probeer te voorspellen of de functies van het systeem aansluiten op uw zakelijke behoeften. Het beheer van het systeem wordt waarschijnlijk de verantwoordelijkheid van een Office Manager of IT-professional, en een softwarematige, digitale PBX biedt een vertrouwde en flexibele interface.

KUNNEN ANALOOG EN DIGITAAL WORDEN GEÏNTEGREERD?

Er zijn veel verschillende manieren om analoge en digitale devices te integreren. Zo kan een analoog fax- of alarmsysteem met een analoge gateway aan een digitaal systeem worden gekoppeld. Analoge telefoonsystemen kunnen aan VoIP-trunks worden gekoppeld via ATA-adapters met meerdere poorten. Het kan een uitdaging zijn om de juiste adapter te kiezen, omdat het aantal en het type poorten afhankelijk zijn van de vereisten van uw VoIP-provider. Daarnaast moet de adapter hoogstwaarschijnlijk door een professional worden geïnstalleerd.

Uiteindelijk moet het telefoonsysteem dat u kiest de visie en unieke behoeften van uw organisatie weerspiegelen. Als u zeer eenvoudige behoeften hebt waar een telefoonsysteem voor particulieren aan voldoet en u verwacht dat deze behoeften niet gaan wijzigen, dan is een analoog systeem mogelijk geschikt voor uw organisatie. Als u op zoek bent naar een systeem dat met uw organisatie meegroeit, kunt u beter voor digitaal gaan. Een telefoonsysteem voor kleine organisaties dat in de cloud wordt gehost, bespaart u middelen, die u vervolgens in uw kernactiviteiten kunt investeren.

Neem contact op met Mitel