Samenwerking en communicatie op de werkplek eenvoudiger maken

samenwerking en communicatie


Samenwerken op de werkplek is een uitdaging, ongeacht waar de teamleden zich bevinden. Het maakt niet uit of teamleden door een oceaan of slechts een dun wandje van elkaar zijn gescheiden, het blijft moeilijk om informatie uit te wisselen en al het werk gedaan te krijgen. Er zijn verschillende oplossingen die werkgroepen kunnen gebruiken om de samenwerking eenvoudiger te maken. De meeste hiervan zijn gebaseerd op de nieuwste technologie die iedereen beschikbaar heeft. Bij sommige oplossingen is er sprake van een team dat moet leren om samen te werken en elke vergadering optimaal te benutten. Maar alle oplossingen zijn gericht op het verbeteren van de communicatie.

Sociale interactie stimuleren

Een van de grootste obstakels voor succesvolle samenwerking op de werkplek is het feit dat veel teams bestaan uit mensen die niet regelmatig met elkaar samenwerken. Het is moeilijk om samenwerking te stimuleren tussen mensen die maar weinig over elkaar weten. De organisatie moet ervoor zorgen dat de werknemers manieren hebben om met elkaar te communiceren. Een bedrijfspicknick, een filmavond in de lokale bioscoop of een sportevenement van het bedrijf brengt mensen samen, van de boekhoudafdeling tot de technici van de IT-afdeling. Wanneer deze groepen moeten gaan samenwerken en communiceren, zal dit een stuk eenvoudiger en soepeler verlopen.

Videoconferenties gebruiken

De videoconferentie is een goede zakelijke tool omdat deze effectief en voordelig is. Werknemers die zich in hetzelfde gebouw bevinden, kunnen videoconferenties gebruiken zonder dat dit voor extra bedrijfskosten zorgt. Werknemers kunnen vaak de tijd niet vinden om samen te gaan zitten en problemen te bespreken, wat de samenwerking bemoeilijkt. Met een videoconferentie kunnen ze vergaderen zonder dat ze hun bureau hoeven te verlaten. Het maakt het volledige proces eenvoudiger voor iedereen en maakt rechtstreekse communicatie en samenwerking mogelijk. Werknemers die onderweg zijn, kunnen via een videoconferentie samenwerken in een team, waardoor de interactie tussen werknemers aanzienlijk toeneemt.

Geen beperkingen op samenwerken

Veel mensen hebben het idee dat er een tijd en plaats is om samen te werken en dat dit dus alleen binnen deze beperkingen dient te gebeuren. Wanneer de samenwerking wordt beperkt tot één vergadertijd en -plaats, wordt de kans kleiner dat er plotseling goede ideeën ontstaan. Daarnaast vindt er minder productieve communicatie tussen werknemers plaats. De organisatie kan onderlinge samenwerking stimuleren door open vergaderplekken beschikbaar te stellen op kantoor. Deze kunnen worden gebruikt wanneer een groep een idee bedenkt en dit wil bespreken. Daarnaast is het goed als een organisatie tools beschikbaar stelt waarmee informatie in een grote groep kan worden verspreid wanneer spontane samenwerking ontstaat. Zorg er ook voor dat de informatie snel en eenvoudig kan worden bekeken.

Afgebakende doelen stellen

Wanneer een groep geen afgebakend doel in gedachten heeft, kan dit goede samenwerking ernstig belemmeren. Als een groep effectief en efficiënt wil samenwerken, is het belangrijk dat er naar alle deelnemers een duidelijk doel wordt gecommuniceerd. De samenwerking moet pas worden gezien als afgerond als het doel is bereikt. Een groep kan zeker samenwerken om meer dan één probleem aan te pakken, maar om echt productief te zijn, moet de groep ze een voor een bekijken.

Informatie voor samenwerking beschikbaar stellen

Het kan moeilijk zijn om samen te werken wanneer het niet eenvoudig is om aan de vereiste informatie te komen om een bijdrage te kunnen leveren. Er zijn een aantal technologische manieren om informatie die voor samenwerking noodzakelijk is beschikbaar te stellen voor werknemers. Een interactief whiteboard kan de ideeën die erop worden genoteerd opslaan in een bestand dat alle groepsleden achteraf kunnen lezen. De organisatie kan een cloud-computingservice gebruiken waarin groepen documenten en andere bestanden kunnen opslaan, waardoor alle informatie op één plek blijft. De meeste cloud-services hebben mobiele apps die groepsleden kunnen gebruiken om samen te werken wanneer ze niet op kantoor zijn. Gebruik technologie om groepsinformatie op één plek op te slaan en beschikbaar te stellen voor alle groepsleden die er gebruik van moeten maken.

 

Neem contact op met Mitel