Een vergelijking van virtuele telefoonsystemen

voordelen van cloud-telefoonsysteem

Virtuele telefoonsystemen zijn een blijvertje: ze werken goed en zijn niet duur. Vijf tot tien jaar geleden kenden de meeste IT-professionals virtuele telefoons nog niet. Vandaag zijn ze een logische en verstandige oplossing voor groeiende bedrijven, ongeacht hun formaat.

Elk onderdeel van een zakelijk telefoonsysteem dat gebruikmaakt van internet om spraakcommunicatie mogelijk te maken, wordt beschouwd als virtueel. Virtuele onderdelen kunnen worden opgenomen in bestaande telefoonsystemen op locatie, zoals PBX, of systemen kunnen volledige virtueel zijn en in de cloud gebaseerd. Een volledig virtueel systeem biedt bijvoorbeeld alle mogelijkheden van een complete PBX, maar zonder onderdelen op locatie, behoudens de handsets voor gebruikers.

Typen virtuele telefoonsystemen

De twee algemene virtuele telefoonsystemen zijn SIP (Session Initiation Protocol) en POTS (Plain Old Telephone Service, ofwel analoog vast telefoonnetwerk), maar er bestaat veel overlap tussen de twee. SIP is een protocol dat ontworpen is om een grote verscheidenheid aan functies voor zakelijke handsets te ondersteunen. Virtuele telefoonsystemen die gebruikmaken van bestaande POTS-handsets moeten alle mogelijkheden leveren via stercodes en spraakopdrachten.
Virtuele telefoonsystemen zijn ideaal voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar de functies van een telefoonsysteem voor ondernemingen, zonder de kosten van het installeren en onderhouden van een telefoonsysteem op locatie. Hierdoor kunnen kleine bedrijven profiteren van veel dezelfde gespecialiseerde telefoonfuncties als grote bedrijven. Deze systemen kunnen ook premium-functies bieden, zoals mobiele integratie, CRM-integratie en een automatische centralist.

Virtuele telefoonsystemen versus telefoonsystemen op locatie

Virtuele telefoonsystemen, die ook gehoste of cloud-gebaseerde telefoonsystemen worden genoemd, zijn een geweldig alternatief voor systemen op locatie. Voor deze laatste systemen is een speciale ruimte nodig met klimaatbeheersing en toegangsbeheer, en met netwerktoegang en een storingsvrije stroomvoorziening. Systemen op locatie zijn vaak Private Branch Exchanges (PBX) met systeemeigen besturingssystemen en bus-structuren. Configuratiewijzigingen vinden plaats door borden aan de controller toe te voegen. Voor onderhoud is mogelijk een externe technicus nodig. Telefoongesprekken via een dergelijk netwerk zijn misschien van betere kwaliteit dan gesprekken die via openbaar internet lopen, maar virtuele telefoonsystemen pakken dit probleem aan door privélijnen te bieden tussen hun netwerken en zakelijke systemen. Hierdoor ontstaat een Virtual Private Network dat een bedrijf opneemt in de systemen die het verbinden met het telefoonbedrijf.

Met een virtueel telefoonsysteem is onderhoud de gegarandeerde verantwoordelijkheid van de provider. Er is geen hardware nodig behalve de telefoons zelf en misschien een routerswitch. Wanneer u zich inschrijft voor een virtuele telefoonservice, wordt een speciaal lokaal nummer toegewezen voor gebruik door klanten. Wanneer klanten en leveranciers dit hoofdnummer bellen, worden ze verbonden met de cloudservers van de provider van de virtuele telefoondiensten, waar ze interactie hebben met een automatische centralist. Telefoontjes naar specifieke toestellen worden naar een een bureautoestel of mobiele telefoon doorgeschakeld.

Het beste telefoonsysteem kiezen

Het type telefoonsysteem moet het type bedrijf ondersteunen waarvoor het is bedoeld. Is het bedrijf gebaseerd op transacties of is het bedrijf voor verdere groei afhankelijk van relaties? Bedrijven die gebaseerd zijn op transacties, zoals retailbedrijven, hebben relatief eenvoudige telecommunicatiebehoeften. Andere bedrijven zijn afhankelijk van het aangaan en bevorderen van relaties, en contact met klanten en partners heeft prioriteit. Moet het bedrijf gesprekken doorschakelen naar een mobiel device? Is er een callcenter (zelfs als deze uit maar twee mensen bestaat)? Dit zijn een aantal factoren waar u rekening mee moet houden bij het selecteren van een telefoonsysteem.

Er zijn verschillende websites waarop bekende virtuele telefoonsystemen worden beoordeeld, en het is belangrijk dat u de opties onderzoekt voordat u een grote investering doet. Veel leveranciers bieden dezelfde mogelijkheden, maar onderscheiden zich met name in de kwaliteit van hun klantenservice. Controleer de beoordelingen en reviews van klanten op speciale websites en noteer ook eventuele negatieve beoordelingen.

Gebruik de volgende tabel om uw informatie in te delen en u te helpen bij het selecteren van een leverancier. U vindt hierin de belangrijkste criteria die de meeste reviewers gebruiken. Houd rekening met het type bedrijf dat u hebt en focus op de functies die u nodig hebt.

Criteria
Gegarandeerde gesprekskwaliteit      
Redundante datacenters      
Virtuele automatische centralist      
Routering van oproepen      
Externe toegang      
BYOD en mobiliteit      
CRM-integratie      
Awards van derden      
Reviews van klanten      
Prijs      

Neem contact op met Mitel