Wat u moet opnemen in een offerteaanvraag voor een VoIP-telefoonsysteem

offerteaanvraag voip-telefoonsysteem


Het schrijven van een offerteaanvraag voor een nieuw telefoonsysteem is een enorme klus. Het vereist veel informatie en u mag geen waardevolle informatie vergeten. Het uitvoeren van deze taak vereist geduld, gedegenheid en aandacht voor detail.

Wanneer is een offerteaanvraag noodzakelijk?

Voordat u een offerteaanvraag opstelt, moet u nagaan of het echt nodig is. Is het uw doel om uw behoeften te definiëren en prijsopgaven te krijgen? Als dit zo is, dan kunt u beter een informele lijst met vereisten maken en deze naar leveranciers verzenden als onderdeel van een normaal verkoopproces. Sommige overheden en grote organisaties moeten zich houden aan regels die een formele offerteaanvraag vereisen voor grote aankopen. In dit geval is een aanvraag wel noodzakelijk. In deze situatie is het een goed idee om eerst met leveranciers te praten voordat u een offerteaanvraag opstelt. Zo krijgt u een beter inzicht in de producten, opties en mogelijkheden van verschillende systemen.

Een overzicht maken voor een offerteaanvraag

Wanneer u aan een groot, gedetailleerd document begint, maakt u eerst een overzicht. Het overzicht moet een lijst bevatten van de elementen die absoluut noodzakelijk zijn voor het telefoonsysteem, evenals gewenste functies die niet essentieel zijn. Het is belangrijk dat u de twee kunt onderscheiden: de behoeften verschillen afhankelijk van het bedrijfsonderdeel dat een offerteaanvraag opstelt.

Aan het begin van het document neemt u een samenvatting op van de inhoud, plus instructies voor een goede uitvoering van de aanvraag. Hoewel deze onderdelen als eerste worden genoemd, worden ze meestal als laatste geschreven. Het is niet mogelijk om een samenvatting of instructies te schrijven als de offerteaanvraag nog niet klaar is.

Vervolgens neemt u de onderdelen op die u wel en die u niet wilt hebben. Een voorbeeld hiervan is de vereiste dat een provider een geografische redundantiestrategie voor bedrijfscontinuïteit heeft. Door deze vereisten eerst te noemen, krijgt u minder voorstellen waar u niets aan hebt.
Daarna beschrijft u de voornaamste details van het project, waaronder:

  • Een algemene beschrijving van de reikwijdte van het project
  • De verwachte voltooiingsdatum
  • Maximumprijzen en prijsbeschermingen

Details van de offerteaanvraag

Vervolgens moet de aanvraag de projectspecificaties bevatten, zoals de soorten gebruikers die de telefoonservice moet ondersteunen, het aantal telefoonstations, de hardwarevereisten, de systeemsoftware en belfuncties. Vermeld alle mogelijke details, tot op kleine onderdelen als berichten voor automatische beantwoording. Op dit punt kunnen er zaken zijn die u 'wilt' naast de onderdelen die u 'nodig hebt', maar noem ze allemaal. De leverancier installeert het systeem op locatie, dus het is makkelijker en kosteneffectiever wanneer de leverancier dan ook alle kleine configuratiedetails uitvoert, in plaats van hier later voor terug te moeten komen.

Neem een sectie op met informatie over het bedrijf. Hoeveel ervaring moet een leverancier hebben? Welke onderdelen van systeembeheer zijn de verantwoordelijkheid van de leverancier en welke van de koper? Welke verzekeringen wilt u dat een leverancier heeft? Welke speciale overwegingen moet het voorstel bevatten? Dit zijn enkele zaken waar u naar moet kijken wanneer u de voorstellen van VoIP-providers evalueert.

Speciale overwegingen kunnen lastig zijn. Commerciële ondernemingen hebben niet dezelfde behoeften als een overheidsinstelling. Onderwijsinstellingen hebben weer andere vereisten dan medische instellingen. Sommige providers bieden speciale prijzen voor openbare scholen en bibliotheken via het E-Rate-programma. Elke plaats waarin de koper een fysieke vestiging heeft, kan verschillende lokale bouwvoorschriften hebben. Gespecialiseerde informatie moet in detail worden beschreven, samen met de opdracht dat een leverancier specificeert hoe aan elke behoefte wordt voldaan.

Ook onderhoudsovereenkomsten moeten worden gespecificeerd. Telefoonsystemen kunnen complex zijn. Het programmeren van een PBX op locatie kan deskundige kennis vereisen, zelfs voor taken als het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een station. Noem hier details op over de te leveren training aan IT-personeel van het bedrijf en eindgebruikers van het systeem. Zorg dat het duidelijk is welke services door een onderhoudsovereenkomst worden gedekt en welke niet. Een gebrek aan duidelijkheid kan later geld kosten. Een van de voordelen van een telefoonsysteem in de cloud, zoals Mitel Sky, is dat het veel van de complexiteit en risico's van traditionele systemen op locatie wegneemt.

Voorbeelden van offerteaanvragen

Houston Advanced Research Center (pdf)
Champaign Schools – Unit 4 (pdf)

 

Neem contact op met Mitel