Wanneer overheidsinstanties, scholen en universiteiten denken aan systemen voor massameldingen, dan zien ze de veiligheid van het openbare publiek of studentorganen meestal als het belangrijkste voordeel. Maar veiligheid is slechts het topje van de ijsberg. Een geavanceerd Unified Communications-systeem dat krachtige massameldingen levert, verbetert ook de productiviteit, interacties en flexibiliteit.

Als functionarissen de juiste mensen op het juiste moment moeten bereiken, moeten meldingen eenvoudig op te stellen en te verspreiden zijn. Ook moet het mogelijk zijn selecte groepen mensen via meerdere devices berichten te sturen. Medewerkers, studenten en ouders stellen hoge eisen. Zij verwachten in real-time op de hoogte te worden gebracht van evenementen via hun favoriete kanalen. En ze zijn niet meer tevreden met verouderde methoden, zoals telefoontjes of berichten op de website of in social media.

 

Systemen voor massameldingen betalen zich uit

Het goede nieuws is dat de technologie van Unified Communications is aangekomen op het punt waarop systemen voor massameldingen aan deze hoge verwachtingen kunnen voldoen. U kunt dus snel en effectief communiceren. Deze systemen vormen daarmee een investering die zich uitbetaalt voor overheden, scholen en universiteiten. Mitel biedt onder andere de volgende voordelen:

  • Snellere reactie bij crises. In noodsituaties kunnen functionarissen duidelijk en in real-time met belanghebbenden communiceren. Ondertussen kunnen ze responsteams informeren en inzetten en via live conferentiegesprekken met hen communiceren.
  • Automatisering van reguliere communicatie. Werkzaamheden kunnen worden verbeterd door de automatisering van standaardberichten of -meldingen die naar studenten, personeel of bewoners gestuurd moeten worden.
  • Gebeurtenismeldingen en -herinneringen. Het systeem is ook handig in niet-crisissituaties. Het kan worden gebruikt voor ieder evenement dat een bericht kan triggeren: van dagen met sneeuwval tot bijeenkomsten in de stad.
  • Meer transparantie. Rapporteren is voornamelijk belangrijk voor de openbare verantwoordingsplicht. Het systeem kan realtime rapporten van auditeerbare dossiers maken en daarmee de zichtbaarheid en effectiviteit van de communicatie binnen uw gemeente verbeteren. 
  • Behoud van studenten. Regelmatige communicatie over evenementen en belangrijke informatie houdt studentorganen geïnformeerd en tevreden. Zo zijn studenten meer geneigd om te blijven en stimuleert u de inschrijving van nieuwe studenten.
  • Ondersteuning van multimedia-communicatieoplossingen. Communiceer met individuele personen via hun voorkeursmethode: sms, e-mail, mobiele telefoon, vaste telefoon of een melding op hun desktop.
  • Personalisering. Campagneberichten kunnen op iedere ontvanger worden afgestemd.


Hoe het systeem werkt

Of systemen voor massameldingen nu worden gebruikt voor dagelijkse herinneringen of om de juiste personen in een crisis op de hoogte te brengen, ze volgen allemaal hetzelfde vier-stappenproces: het bericht initiëren, de juiste personen in hun voorkeursformaat bereiken, bevestiging krijgen en de voortgang bewaken via rapportages.

Hoewel het proces recht-toe-recht-aan lijkt, moet de technologie hierachter krachtig zijn. Overheden, scholen en universiteiten die systemen willen vergelijken kunnen deze lijst met essentiële functies gebruiken.

Gebruikers en groepen

Zelfs als er honderdduizenden personen moeten worden bereikt, dan moet het beheer van contactpersonen en hun communicatievoorkeuren eenvoudig zijn. Het systeem moet bovendien groepen en doelgroepen kunnen aanmaken. 

Notificatieproces

Het is van cruciaal belang om de integriteit van het proces intact te houden. Daarom mogen slechts een paar mensen een melding kunnen triggeren. Dit is geen probleem als de rollen en toestemmingen correct zijn ingesteld. Maar het systeem moet ook flexibel zijn. Iedere functionaris moet het proces via zijn of haar voorkeursmethode kunnen triggeren, ongeacht of dit nu online, via de vaste telefoon of via IP-telefoon, computer of mobiel device gaat. Multi-point activering is daarom een vereiste. En het proces wordt nog eenvoudiger gemaakt met tekst-naar-spraak technologie.

Locatie

Soms moeten gebruikers binnen een specifieke geografische locatie worden gealarmeerd. Met behulp van precisie IP-oproepen kunnen functionarissen een bericht uitzenden naar speakers en telefoons in een specifiek gebied, zoals een campus, gebouw of naar een specifieke locatie, zoals een bepaalde ruimte in een gebouw.

Samenwerking

Massameldingen zijn ook handig om dringende gesprekken te faciliteren, ook buiten een crisis om. Technologieën zoals find-me en live conferencing in combinatie met massameldingen brengen belanghebbende partijen snel en makkelijk samen.

Personalisering

Niets trekt meer de aandacht dan een gepersonaliseerd bericht. Het afstemmen van berichten op specifieke individuen of groepen is daarmee een van de belangrijkste functies van het systeem.

Rapportages en bevestigingen

Veelzijdigheid is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen het bericht ontvangt. Na de verzending van een notificatie moet er vaak een mechanisme zijn dat ontvangst ervan bevestigt. Bij geavanceerde tekstmeldingen (sms-berichten) kunnen bijvoorbeeld waarschuwingen naar mobiele telefoons worden gestuurd met de optie om bevestiging te vragen. Daarnaast zorgen krachtige realtime rapportagefuncties voor zowel transparantie als verantwoording.

Binnen overheden en scholen is het gebruik van een krachtig en flexibel systeem voor massameldingen niet incidenteel. Het is een instrument dat iedere dag wordt ingezet om werkzaamheden soepel te laten verlopen en belangrijke partijen op de hoogte te brengen en geïnformeerd te houden. 


Digitale transformatie is een speerpunt geworden voor organisaties en IT-leiders. In de moderne zakenwereld is duurzame marktleiderschap niet langer uitsluitend gebaseerd op welke organisatie de beste producten of zelfs de beste mensen heeft. Wendbare organisaties die zich kunnen aanpassen aan snel evoluerende marktontwikkelingen zullen de nieuwe marktleiders worden. 
Terms & Conditions
Ontvang wekelijks interessante blogs
Terms & Conditions
Neem contact op met Mitel