Unified communications-applicaties beloven een aantal voordelen, maar het is onwaarschijnlijk dat deze volledig zullen worden gerealiseerd, tenzij zorgvuldige aandacht wordt besteed aan de culturele, zakelijke en technologische aspecten van de organisatie.
Een IT-afdeling kan UC integreren en uitrollen. Ervoor zorgen dat eindgebruikers actief de nieuwe manieren van werken zullen aannemen is echter een ander verhaal.
Daarentegen vormen de vraag van eindgebruikers om mobiel en flexibel te kunnen werken mogelijk een goede reden voor het samenvoegen van communicatie tussen devices en locaties, maar de IT- en netwerkinfrastructuur moet zodanig worden opgezet dat dit wordt ondersteund.
Het is ook waarschijnlijk dat weinig zal worden bereikt zonder akkoord van senior besluitnemers, die meestal verantwoordelijk zijn voor het budget en overtuigd moeten worden van alle veranderingen in het hele bedrijf die van invloed kunnen zijn op de algemene cultuur van de organisatie.
Meer dan een kwart (27%) van de bedrijven plant momenteel een uitrol van UC-applicaties. Hoe ver zijn ze echter om deze verandering te omarmen? We hebben onderzocht in hoeverre ze klaar zijn voor UC met betrekking tot drie kritieke aspecten: acceptatie door eindgebruikers; goedkeuring door senior besluitnemers; en de benadering van de IT-afdeling.
Er is veel geschreven over de toenemende eisen voor mobiel en flexibel werken. In de Mitel whitepaper 'Work 3.0, the next generation model for smarter business' hebben we de vraag naar flexibelere werktijden en werkruimtes met minder gebruik van een centrale kantoorlocatie besproken, evenals de manier waarop de jongere werknemers van vandaag de dag graag online en gevirtualiseerd werken.
Op basis van haar voorspellingen denkt MZA dat trends in de consumentenmarkt van invloed zullen blijven op de ontwikkelingen voor de branche van zakelijke unified communications-applicaties.
Bijna de helft van de IT-managers (49%) wil UC inzetten om de productiviteit van werknemers te verhogen en 24% ziet het als een middel om personeel een flexibelere werkomgeving te bieden. Zijn de werknemers echter werkelijk klaar voor deze veranderingen?
Het blijkt dat op sommige aspecten de organisatiecultuur leidend is.
Flexibel werken is mogelijk voor 50% van de eindgebruikers die al regelmatig vanaf meerdere locaties en met verschillende devices werken. Meer dan driekwart (77%) heeft ook toegang tot de reeks applicaties die vaak zijn geïntegreerd binnen een unified communications-oplossing, zoals getoond in Afbeelding 1.
IT-afdelingen bieden aan werknemers ook diverse communicatiemiddelen. Bedrijven laten werknemers ook buiten de normale kantooromgeving werken, met diverse smartphones, tablets, laptops en pc's.
Dit betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat eindgebruikers klaar zijn om een UC-omgeving te omarmen, of dat ze volledig gebruikmaken van alle applicaties die voor hen beschikbaar zijn. Twee op de vijf IT-besluitnemers geeft bijvoorbeeld toe dat ze denken dat hun werknemers niet bekwaam zijn in IT en het gebruik van technologie.
Gebruiksgemak dankzij een intuïtieve gebruikerservaring die consistent is, ongeacht het device, is de sleutel tot de acceptatie door eindgebruikers en het gebruik van deze technologieën. Training en betrokkenheid van werknemers is een essentiële stap om dit te overwinnen, maar het blijkt dat slechts 19% van de IT-managers die een UC-uitrol plant, rekening heeft gehouden met dit aspect.
UC zal het beste werken wanneer iedereen in het bedrijf op dezelfde manier communiceert en samenwerkt vanaf één oplossing. De gebruikers moeten vertrouwd raken met nieuwe communicatieapplicaties en actief worden aangemoedigd om de cultuurveranderingen te accepteren die het gevolg zijn van UC.