Whitepaper

Mitel Mobility: 5 manieren om de bereikbaarheid van uw organisatie te verbeteren

Vijf manieren om de bereikbaarheid in uw organisatie te verbeteren

Mobiliteitsoplossingen gebruiken om vanaf elke locatie de productiviteit te verbeteren, geld te besparen en betere klantenservice te bieden.
U denkt waarschijnlijk dat in het huidige tijdperk waarin iedereen verbonden is, het eenvoudiger is werk gedaan te krijgen. U werkt meer dan ooit, thuis, onderweg, zelfs vanuit de auto. Toch blijkt het lastig om aan het eind van de dag uw takenlijst af te hebben. Mobiel zijn staat niet gelijk aan productief zijn. Bereikbaar zijn wel.

Bereikbaar zijn is natuurlijk afhankelijk van een efficiënte oplossing voor mobiele communicatie. In sommige gevallen kan dat zo eenvoudig zijn als het gebruik van een functie genaamd 'twinning', waarmee uw gekozen devices (bijvoorbeeld een bureautelefoon en mobiele telefoon) gelijktijdig kunnen overgaan, of zo geavanceerd als een uniforme oplossing waarbij communicatie afhankelijk is van connectiviteit, locatie of uw agenda. In beide gevallen kunnen organisaties profiteren van betere klantenservice, verbeterde productiviteit en kostenbesparing als direct resultaat van verbeterde bereikbaarheid. Hier zijn vijf manieren om de bereikbaarheid binnen uw organisatie te verbeteren.

1. Krijg inzicht in de communicatiebehoeften van uw gebruikers

Niet elke gebruiker in uw organisatie heeft dezelfde communicatie- en mobiliteitsbehoeften. Door te begrijpen hoe mensen graag hun werkdag indelen en mensen met dezelfde voorkeuren te groeperen, kunnen organisaties voldoen aan de behoeften van de gebruiker en technologische vereisten.
Voor sommige werknemers kan bereikbaarheid worden bereikt door een eenvoudige draadloze handset of headset voor hun bureautelefoon te verstrekken. Een drukke receptioniste moet bijvoorbeeld bezoekers ontvangen en rondleiden of naar het back-office gaan om vragen op te lossen.

De meeste kenniswerkers beschouwen hun bureautelefoon als hun primaire device, maar moeten ook contact onderhouden als ze partners bezoeken of thuis werken. Omgekeerd beschouwen mobiele werknemers hun smartphone waarschijnlijk als primair device, maar geven ze de voorkeur aan een bureautelefoon als ze thuis of op kantoor werken. Het goede nieuws is dat met de juiste oplossing deze werknemers toegang hebben tot dezelfde functies als op kantoor aan een bureau, zodat ze elkaar sneller kunnen vinden en sneller ideeën kunnen uitwisselen.

2. Stimuleer de technologievoorkeur van de gebruiker

Steeds meer mensen willen hun eigen devices op de werkplek gebruiken om multimediamogelijkheden te benutten. Aan de ene kant kan dit de productiviteit verhogen omdat werknemers devices gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn. Maar daardoor lijden veel organisaties aan communicatiechaos. Het is nog erger wanneer uw werknemers klanten bellen met hun persoonlijke devices of openbare chats gebruiken. Mogelijk nemen ze dan klanten mee wanneer ze vertrekken en bij een concurrent gaan werken.

Door één ondernemingsidentiteit te bieden, kunnen organisaties de controle behouden via één telefoonnummer en voicemailbox voor oproepen en één veilige chatomgeving.

Andere voordelen zijn onder andere:

  • Productiviteitsverbeteringen door betere beschikbaarheid, snellere besluitvorming en beter teamwerk.
  • Personen kunnen hun voorkeursdevices beheren op basis van activiteit of locatie.
  • Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, kan de interactie met de klant of leverancier worden omgeleid naar een andere werknemer.
  • Organisaties kunnen de regelnaleving en de communicatiekosten beter beheren

 

3. Zorg dat personeel betere communicatiebeslissingen kan nemen

Volgens onderzoeksdata van Forrester Forrsights verklaart 39% van de werknemers dat leden van hun primaire team niet werken in hetzelfde gebouw als zij, en verklaart 12% dat hun teamleden in een andere tijdzone werken. Naarmate de organisaties meer verspreid raken, vinden personen het mogelijk steeds moeilijker collega's te bereiken en nauw met hen samen te werken. In feite zegt 51% van de werknemers dat communicatie lastiger is als teamleden thuis werken. Maar dat hoeft niet het geval te zijn.

Met contactenlijsten van het bedrijf waarin aanwezigheidsinformatie is opgenomen, kunnen personen precies zien wie beschikbaar is, waardoor ze betere communicatiebeslissingen kunnen nemen en gedistribueerde teams effectiever kunnen samenwerken. In plaats van een bericht achter te laten en te wachten tot die persoon terugbelt, of extensie na extensie te bellen om iemand aan de lijn te krijgen, kan een werknemer de status van de collega's bekijken en de collega direct bellen of een chatbericht sturen wanneer deze beschikbaar is.
Na een desktopsessie of videogesprek van vijf minuten kan onmiddellijk een besluit worden genomen dat anders zou moeten wachten op de volgende vergadering of waarvoor een eindeloze reeks e-mails zou moeten worden verzonden.

4. Automatiseer de beschikbaarheidsstatus van mobiele werknemers

Aanwezigheidstools zijn alleen effectief wanneer mensen deze gebruiken. Maar u vergeet gemakkelijk uw status te veranderen voordat u uw bureau verlaat en naar een vergadering gaat. Drukke mobiele medewerkers vergeten vaak hun aanwezigheidsstatus te wijzigen als ze zich verplaatsen tussen het thuiskantoor, vergaderingen bij klanten en bedrijfskantoren. Gelukkig worden met de nieuwste communicatieoplossingen statuswijzingen automatisch doorgevoerd zodat de locatie en beschikbaarheid van werknemers altijd correct zijn en personen altijd bereikbaar zijn.

Een paar voorbeelden van hoe dat werkt in de praktijk:

  • De aanwezigheidsstatus is geïntegreerd met de agenda van de werknemer en wordt voor geplande vergaderingen automatisch ingesteld op 'in vergadering'. In dat geval worden gesprekken omgeleid naar een alternatief antwoordpunt, bijvoorbeeld de voicemail.
  • Wanneer de GPS op de smartphone van een gebruiker herkent dat hij thuis is aangekomen, verandert het systeem de status in 'werkt thuis' en stuurt oproepen naar de telewerkertelefoon thuis.
  • Via Bluetooth®-connectiviteit in de auto wordt de aanwezigheidsinformatie van een persoon gewijzigd in 'mobiel' en worden oproepen doorgestuurd naar een smartphone.

 

5. Werk met extern personeel en partners

In het huidige, nog steeds onzekere economische klimaat, vertrouwen steeds meer bedrijven op freelancers en medewerkers die op contractbasis werken om toegang te krijgen tot belangrijke vaardigheden zonder hen fulltime in dienst te nemen. Om effectief en productief te zijn, wilt u deze werknemers, die mogelijk in dezelfde mate deel uitmaken van uw processen als vaste werknemers, wellicht toegang geven tot uw unified communications-tools zodat ze efficiënt kunnen werken. Maar het verstrekken van bedrijfsapparatuur is uitgesloten.
Tijdelijke werknemers kunnen veilig worden verbonden met een organisatie via één bedrijfsnummer waarop ze bereikbaar zijn op hun eigen devices. De medewerkers op contractbasis zijn vrij om hun beschikbaarheid te bepalen. Wanneer ze op kantoor zijn, kunnen ze zich eenvoudig aanmelden op elke 'hotdesk'-telefoon en toegang krijgen tot hun persoonlijke telefooninstellingen, snelkiesnummers en berichten.

Met de belsignaalgroep kan worden gebeld van een toestel naar een ander toestel en beschikt u vanaf elk device, waaronder een mobiele telefoon, over functies tijdens een gesprek, zoals doorschakelen en vergaderen. Wanneer alle devices zijn ingesteld op afwezig, worden oproepen doorgestuurd naar een voicemailbox van het bedrijf. Aan het einde van de contractperiode worden de devices van een persoon uit de belsignaalgroep verwijderd en worden alle inkomende oproepen naar een andere locatie geleid.


Neem contact op met Mitel