De voordelen van een cloud-telefoonsysteem


voordelen van cloud-telefoonsysteem


Wat is een cloud-telefoonsysteem?

De cloud verwijst eenvoudigweg naar software en services die worden uitgevoerd op het internet, in plaats van op apparatuur in uw gebouw. Doordat de documenten, e-mails, foto's en andere software die in de cloud zijn opgeslagen, toegankelijk zijn met elk device met een internetverbinding, kunt u de informatie vanaf elke locatie bekijken.

De kans is groot dat u al cloud-technologie gebruikt in andere onderdelen van uw organisatie. Google Drive®, Microsoft Office 365® en Dropbox® zijn slechts een paar voorbeelden van cloud-oplossingen.

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van SaaS-programma's en de mogelijkheid om een veilige, schaalbare en betrouwbare toepassing uit te voeren zonder dat u hiervoor hardware hoeft te installeren, configureren en onderhouden. Cloud-telefoons, een SaaS-toepassing die soms Virtuele PBX wordt genoemd, worden digitaal gehost en opgeslagen. Dit houdt in dat er geen sprake is van kabels, geluidsbanden of een centrale server die uw IT-afdeling veel tijd aan onderhoud kost. Ze zijn vaak minder prijzig, gebruiksvriendelijker en sneller te implementeren. In de meeste gevallen worden cloud-telefoongesprekken verzonden via een beveiligde internetverbinding in plaats van via het openbare internet, waardoor het beveiligingsniveau voor een organisatie wordt verhoogd.

Virtuele telefoonsystemen bieden dezelfde functies als een telefoonsysteem op locatie, maar de cloud-provider beheert de service, waardoor de IT-afdeling zich niet of nauwelijks hoeft bezig te houden met onderhoud en probleemoplossing. U profiteert van alle functies van een systeem op locatie, zoals registratie van gesprekken en voicemails, maar alles wordt beheerd in de cloud. Sommige cloud-telefoonsystemen hebben nog meer opties en voordelen, zoals de mogelijkheid om conferentiegesprekken om te zetten in online vergaderingen met berichten en video.

Wie heeft cloud-telefoons nodig?

Voor het midden- en kleinbedrijf met een beperkt budget kan een cloud-telefoonsysteem helpen om kosten te besparen, doordat de toepassing door een externe partij wordt gehost en beheerd. Iedereen kan het proces starten en een cloud-telefoon implementeren, waardoor dit in de laatste jaren een populaire keuze is geworden voor kleinere organisaties zonder een eigen IT-afdeling.

Middelgrote organisaties met een IT-team kunnen ook baat hebben bij dit systeem door de eenvoudige implementatie en flexibiliteit. Het gebruik van een cloud-telefoonsysteem zorgt ervoor dat u IT-middelen bespaart, die u vervolgens kunt inzetten voor andere projecten en toepassingen die essentieel zijn voor uw algemene bedrijfsstrategie.

Het is belangrijk om de voor- en nadelen af te wegen van elke toepassing die u in de bestaande infrastructuur en systemen van uw organisatie wilt integreren. Hier is een handige bron die u kan helpen bij het afwegen van uw keuze.

De voordelen van een cloud-telefoonsysteem

Bij de meeste telefoonsystemen op locatie moet u vooraf de netwerkhardware en softwarelicenties aanschaffen. Daarom boeken de meeste organisaties deze kosten als een investering (CapEx). Doordat systemen op locatie fysieke vereisten hebben en moeten worden geïnstalleerd, moeten organisaties van tevoren rekening houden met groeiende en toekomstige behoeften. Hierdoor moeten ze vaak meer eenheden kopen dan op basis van hun huidige behoeften nodig is. Bij een cloud-telefoonsysteem hoeft er, naast de telefoons en eventueel een zakelijke router, nauwelijks hardware te worden aangeschaft. Met een cloud-telefoonsysteem kunnen organisaties dus werken met een kostenmodel dat is gebaseerd op de behoeften. U betaalt alleen voor wat u nodig hebt wanneer u het systeem aanschaft, en kunt wanneer u maar wilt nieuwe licenties toevoegen. Zo kunt u de cashflow beheren en de totale kosten voor het systeem op de lange termijn verminderen. De hardware binnen de infrastructuur van een systeem op locatie heeft een verwachte levensduur, maar een cloud-oplossing gaat veel langer mee.

Hieronder vindt u meer voordelen van cloud-telefoonsystemen.

Schaalbaarheid

De cloud is vaak eenvoudig te integreren en wordt beheerd door een externe host. Hierdoor betaalt u alleen voor wat u gebruikt en nodig hebt. Het kan ingewikkeld zijn om een extra gebruiker aan een traditioneel telefoonsysteem toe te voegen. Dit is niet het geval bij een cloud-telefoonsysteem. U kunt eenvoudig een gebruiker toevoegen en verdergaan met de dagelijkse gang van zaken.

De cloud groeit met uw organisatie mee. Daarom is het een populair hulpmiddel voor veel organisaties die net beginnen. U kunt uw telefoonsysteem in een handomdraai opschalen op basis van uw zakelijke behoeften van dat moment. Dit houdt in dat u niet hoeft te wachten tot uw volgeplande IT-afdeling eindelijk tijd heeft om meer telefoons of telefoonkabels toe te voegen of om belangrijke telefoongegevens te downloaden. Hierdoor kan uw organisatie sneller ontwikkelen en groeien.

Beter klantencontact

Uw telefoonsysteem is een belangrijk onderdeel van de algemene klantervaring. Het is van belang voor alle aspecten van uw organisatie. Een cloud-systeem kan deze klantervaring verbeteren en uw organisatie in staat stellen om op belangrijke momenten met uw klanten te communiceren. Een cloud-systeem kan bijvoorbeeld een sms-bericht versturen om iemand eraan te herinneren dat hij een betaling moet verrichten. Of het kan worden geïntegreerd met uw CRM-systeem (Customer Relationship Management) en inzicht geven in trends en bedrijfsinformatie. Organisaties kunnen deze informatie gebruiken om te zien op welk moment van de dag er de meeste gesprekken plaatsvinden en hier voldoende personeel voor inzetten. Verkopers en accountmanagers kunnen dit inzicht gebruiken om contact op te nemen met potentiële klanten of klanten. Wanneer bijvoorbeeld een prospect belt, wordt de informatie over hem of haar uit het CRM automatisch doorgegeven aan de verkoper, zodat deze de prospect persoonlijk kan benaderen (bijvoorbeeld met: "Ik zie dat u gisteren al hebt gebeld"). Cloud-telefoons kunnen zich ontwikkelen tot meer dan slechts een telefoonsysteem en een strategisch onderdeel van uw organisatie worden en concurrentievoordeel opleveren.

Mobiliteit

Gebruikers kunnen overal ter wereld gebruikmaken van een cloud-telefoonsysteem. Hierdoor mist u geen enkele oproep meer en hebben alle gebruikers toegang tot dezelfde functies en functionaliteiten, waar ze ook zijn. Daarnaast bieden sommige cloud-telefoonsystemen de functies van bureautoestellen op een smartphone en tablet. Dit zorgt voor uniformiteit en professionaliteit bij werknemers en tussen verschillende locaties.

Een cloud-telefoonsysteem werkt hetzelfde als een traditioneel telefoonsysteem en biedt functies voor het doorverbinden van gesprekken, het kiezen van toestellen, het houden van conferentiegesprekken en meer, maar dan op uw mobiele device in plaats van uw handset.

Mobiliteit is essentieel voor reizende werknemers en organisaties met meerdere locaties verspreid over de wereld. Met een cloud-systeem kunnen uw werknemer professionele en betrouwbare conferentiegesprekken voeren en online videovergaderingen houden, waar ze ook zijn. Het enige wat ze nodig hebben, is een stabiele internetverbinding.

Betrouwbaarheid

In de huidige zakelijke markt is een betrouwbaar telefoonsysteem onmisbaar. Cloud-telefoonsystemen voldoen aan de drie belangrijkste eisen: ze zijn betrouwbaar, tolerant en redundant. Laten we kijken naar het volgende voorbeeld. Wanneer de stroom uitvalt in uw organisatie en e-mails niet meer worden verzonden of bezorgd, gaan de meeste klanten ervan uit dat ze het verkeerde e-mailadres hebben ingevoerd. Als ze vervolgens bellen en de snelle ingesprektonen horen, gaan ze ervan uit dat de organisatie failliet is gegaan. Met de meeste cloud-telefoons hoeft u zich hier nooit zorgen over te maken. Het cloud-systeem van Mitel heeft bijvoorbeeld drievoudige redundantie in de netwerk-, infrastructuur- en toepassingslagen, dus treden er geen fouten op.

Uw telefoonsysteem speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering en de ervaring die klanten met uw organisatie hebben. Een migratie van uw telefoonsysteem naar de cloud kan u helpen de kosten beter te beheersen en uw team tijd te geven om zich te concentreren op bedrijfsgroei en uw organisatie voor te bereiden op de toekomst van zakelijke communicatie.

Neem contact op met Mitel