HANDLEIDING VOOR HET SCHRIJVEN VAN ZAKELIJKE BRIEVEN

geïntegreerde communicatieoplossingen


In het bedrijfsleven worden we niet alleen beoordeeld op ons uiterlijk, maar ook op onze communicatieve vaardigheden. Of het nu van persoon tot persoon is, telefonisch of via brieven, e-mails en memo's, de manier waarop we ons uitdrukken, is veelzeggend. Het opstellen van een zakelijke brief kan voor velen een flinke uitdaging zijn. De schrijver moet er niet alleen op letten dat de stijl formeel blijft, maar moet ook zorg besteden aan de opmaak van de brief en de bewoordingen die hij gebruikt. Het is absoluut de moeite waard om de basiskennis over het schrijven van een zakelijke brief nog eens grondig te bekijken. We hebben deze handleiding voor het schrijven van brieven opgesteld om u een handje te helpen. Deze kan van pas komen bij de communicatie met zakelijke partners of klanten, wanneer u solliciteert, informatie vraagt of een klacht indient.

DE STRUCTUUR EN ELEMENTEN VAN EEN ZAKELIJKE BRIEF
ADRES VAN DE AFZENDER
Meestal staat het adres van de afzender in het briefhoofd. Deze gegevens kunnen ook als het eerste element op de pagina worden toegevoegd. In dit gedeelte hoort alleen het fysieke postadres te staan en geen andere contactgegevens.

DATUM VAN SCHRIJVEN
De datum wordt meestal direct onder het adres van de afzender geplaatst. Wanneer een brief in de loop van een periode is geschreven, plaatst u hier alleen de datum waarop de brief is voltooid. Zorg dat u het verschil tussen de diverse internationale datumnotaties kent en de juiste gebruikt. De datum wordt aan de linkerzijde of in het midden van de pagina geplaatst.

ADRES VAN DE ONTVANGER
Het postadres van de ontvanger wordt aan de linkerzijde van de pagina geplaatst, onder de datum van schrijven. Als u de naam en aanspreektitel van de ontvanger weet, zet deze er dan zeker boven. In sommige gevallen is het niet duidelijk wat de titel is, dus zoek dit op zodat u het zeker weet. Dit type informatie kan eenvoudig worden gevonden op zakelijke websites of door de organisatie te bellen.

BEGROETING
De begroeting aan het begin van de brief is afhankelijk van hoe goed de afzender de ontvanger kent. In zeer formele gevallen kunt u volstaan met de titel en achternaam van de ontvanger. Wanneer de afzender en ontvanger elkaar bij de voornaam noemen, kunt u de begroeting "Beste [voornaam]" gebruiken. Als u niet weet wat het geslacht van de ontvanger is, kunt u de titel het beste weglaten en de volledige naam gebruiken.

HOOFDTEKST VAN DE BRIEF
De eerste alinea moet beknopt en duidelijk zijn geschreven. Het is gebruikelijk om te beginnen met een beleefde zin, gevolgd door de reden voor het schrijven van de brief. In de volgende alinea's wijdt u over deze reden uit. Voeg eventuele noodzakelijke details en informatie toe om ervoor te zorgen dat de ontvanger u goed begrijpt. De laatste alinea wordt gebruikt als afsluiting. Noteer hierin een korte samenvatting van de brief en verzoek om eventuele specifieke handelingen die nodig zijn.

DE AFSLUITING
Na de laatste alinea laat u een regel leeg en voegt u een afsluitende uitspraak toe, zoals "Hartelijk dank", "Hoogachtend" of "Met vriendelijke groeten". Deze uitspraak wordt altijd gevolgd door een komma, met daaronder de handtekening van de afzender. Het is meestal beter om de brief persoonlijk te ondertekenen en geen digitale kopie van de handtekening te gebruiken. Onder de handtekening komt de uitgeschreven naam van de afzender. Dit is erg nuttig, aangezien de meeste handtekeningen moeilijk te lezen zijn.

BIJGEVOEGDE DOCUMENTEN
Als u documenten bij uw brief hebt gevoegd, somt u die onder aan de brief op. Dit gedeelte krijgt de titel "Bijlagen". Bij digitale brieven voegt u de bestandsnaam en de bestandsindeling toe (bijv.: JohnSmith-CV.pdf).

GEGEVENS VAN DE TYPIST
Als iemand anders dan de afzender de brief heeft getypt, moet hij dit laten weten door zijn initialen onder aan de pagina toe te voegen. Afzenders die de brief zelf typen, hoeven hun initialen niet toe te voegen.

RICHTLIJNEN VOOR DE INDELING VAN ZAKELIJKE BRIEVEN
BLOKINDELING
Deze indeling wordt het vaakst gebruikt. Hierbij wordt de hele brief links uitgelijnd. Alle tekst heeft enkele regelafstand en tussen de alinea's wordt dubbele regelafstand gebruikt.

AANGEPASTE BLOKINDELING
De aangepaste blokindeling is een tweede populaire indeling voor zakelijke brieven. Deze is hetzelfde als de blokindeling, met uitzondering van de datum en de afsluiting. Deze twee zaken zijn gecentreerd in plaats van links uitgelijnd.

SEMI-BLOKINDELING
De semi-blokindeling wordt ook regelmatig gebruikt. Bij deze indeling wordt er links ingesprongen bij de eerste regel van de alinea's. Er bestaan ook andere variaties van zakelijke briefindelingen, afhankelijk van gebruiken en richtlijnen binnen organisaties. Als de organisatie een officiële stijlgids heeft, raadpleegt u deze altijd als eerste. De meeste tekstverwerkers hebben handige sjablonen die u kunt gebruiken bij het maken van zakelijke brieven. U hoeft slechts de sjabloon te selecteren en de informatie in elk gedeelte in te voegen.

HET JUISTE LETTERTYPE GEBRUIKEN
Het is belangrijk dat u het juiste lettertype kiest om de brief leesbaar te houden. Vermijd ingewikkelde lettertypen die er vreemd uitzien. Een standaardlettertype met schreef zoals Times New Roman met lettergrootte 12 is de norm. Schreefloze lettertypen zoals Arial kunnen iets moeilijker te lezen zijn in langere alinea's en zijn geschikter voor koppen of tekst van één regel. In sommige gevallen zijn andere lettertypen acceptabel om de brief aantrekkelijker te maken of wanneer dit gebruikelijk is in de stijl van de organisatie.

CONTROLEREN OP FOUTEN IN INTERPUNCTIE, GRAMMATICA EN SPELLING
In het algemeen wordt er een komma geplaatst na de begroeting en afsluitende uitspraak van de brief. In het Engels mogen deze twee komma's worden weggelaten. Besteed altijd aandacht aan de spelling, grammatica en interpunctie nadat u klaar bent met het schrijven van uw brief. Voer een spellingscontrole uit in de tekstverwerker om de belangrijkste fouten eruit te vissen. Het is ook nuttig om een ander de brief te laten lezen en eventuele laatste fouten te ontdekken.

HIER VOLGEN EEN AANTAL BRONNEN DIE U KUNT GEBRUIKEN OM UW SCHRIJFSTIJL TE VERBETEREN:

 

Business Letter Sample (Block Form)
Parts of a Business Letter
Tone and Wording for Business Letters
Business Letter Tip Sheet
A Guide to Writing Business Letters (PDF)
Different Types of Business Letters
Steps to Writing Business Letters
Helpful Tips for Writing Business Letters
Important Business Letter Guidelines (PDF)
What to Include in a Business Letter
A Guide to All Types of Business Letters
Business Letter Formats and Samples
Formatting a Business Letter with MS Word (PDF)
Elements of a Formal Business Letter

Neem contact op met Mitel