Handleiding voor telefonische conferenties via VoIP-systemen

handleiding voor telefonische conferenties via voip-systemen


HANDLEIDING VOOR TELEFONISCHE CONFERENTIES VIA VOIP-SYSTEMEN
Voice Over Internet Protocol, oftewel VoIP, is een alternatief systeem voor inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Organisaties vervangen hun traditionele telefoonsystemen steeds meer door deze nieuwe technologie. Deze trend wordt alleen maar versterkt naarmate de technologie verder wordt ontwikkeld en zichzelf steeds meer bewijst. Betrouwbaarheid en de mogelijkheid om in contact te blijven met werknemers en andere organisaties is essentieel in de zakenwereld. Voordat organisaties in dit type technologie investeren en daarnaar overstappen, is het noodzakelijk dat zij begrijpen wat VoIP inhoudt en wat de mogelijke voordelen voor de organisatie zijn.

VoIP-telefoonsystemen zijn in wezen internettelefoonsystemen. Gebruikers hebben geen telefoniebedrijf meer nodig, omdat ze het internet kunnen gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Wanneer iemand een zakelijk gesprek start met dit systeem, wordt zijn of haar stem in digitale data omgezet, omdat analoge signalen niet via het internet kunnen worden verzonden. Deze digitale data worden opgesplitst in kleine pakketjes die via computernetwerken naar de ontvanger worden verzonden. De gegevens worden vervolgens weer omgezet in gegevens die de telefoon van de ontvanger begrijpt, waardoor het geluid van het gesprek kan worden beluisterd.

Organisaties die dit systeem gebruiken, schakelen soms een VoIP-provider in. Deze partij faciliteert de gesprekken via een 'private branch exchange', oftewel een PBX. Een VoIP-provider is vaak de voordeligste optie, omdat deze externe provider het systeem beheert. Een eigen PBX is duurder, maar meestal geschikter voor grotere organisaties, omdat het meer controle biedt. Organisaties die VoIP willen gebruiken, hebben ook een breedbandverbinding nodig, alsmede telefoons die geschikt zijn voor het systeem. De breedbandverbinding van een organisatie moet voldoende bandbreedte hebben om het aantal gebruikers dat het systeem gelijktijdig gaat gebruiken aan te kunnen. Voor de meeste organisaties is dit geen probleem, maar kleinere bedrijven en bedrijven die vanuit huis worden geleid, doen er goed aan bij hun internetprovider na te gaan of ze genoeg bandbreedte hebben. Daarnaast moeten de telefoons de optie hebben om met VoIP te communiceren. Organisaties kunnen ervoor kiezen telefoons aan te schaffen met deze optie, of traditionele telefoons gebruiken die ze aansluiten op een analoge adapter.

VoIP-telefoonsystemen zijn geschikt voor elk type organisatie dat toegang tot het internet heeft. Zo zijn veel universiteiten overgestapt op VoIP-systemen. Organisaties die vaak bellen met klanten en andere organisaties aan de andere kant van het land of zelfs aan de andere kant van de wereld, gebruiken deze systemen vaak omdat ze de kosten drukken. Een van de belangrijkste voordelen van VoIP-systemen ten opzichte van traditionele telefoons is dan ook de algemene kostenbesparing. Bij VoIP-systemen gelden niet alleen geen of bijna geen kosten voor interlokaal telefoonverkeer (soms is zelfs onbeperkt bellen binnen het land een optie), de maandelijkse en jaarlijkse kosten zijn ook lager. Bovendien is er meestal geen contract vereist.

Organisaties kunnen met dit type systeem vaak ook van extra functies gebruikmaken. Zo hebben bedrijven niet alleen toegang tot de gebruikelijke functies zoals conferentiegesprekken, voicemail, en beller-id, maar mogelijk ook tot een virtuele receptionist, de mogelijkheid om e-mails en/of voicemailberichten door te sturen naar een mobiel, aanpasbare gespreksscreening en functies voor doorschakelen.

Ondanks al deze voordelen moeten organisaties ook rekening houden met enkele nadelen van VoIP-systemen. Het grootste nadeel is dat het systeem niet meer werkt bij een stroomstoring. Berichten kunnen worden doorgeschakeld, maar er kunnen geen gesprekken meer plaatsvinden tijdens een stroomstoring, wat de communicatie kan hinderen. Een ander punt om in gedachten te houden, is dat veel VoIP-systemen ook geen verbinding hebben met de hulpdiensten.

Over het algemeen is een overstap naar een VoIP-telefoonsysteem een goede keuze voor veel organisaties. De geavanceerde technologie en lagere kosten zijn voor veel organisaties reden om van telefoonsysteem te wisselen. Niet elke VoIP-oplossing is echter geschikt voor elke organisatie. Organisaties die deze nieuwe technologie optimaal willen benutten, doen er dus goed aan om gedegen onderzoek te doen en het geschiktste VoIP-systeem voor de eigen behoeften te zoeken.

 

Via de volgende links vindt u meer informatie over VoIP-systemen:

VoIP Frequently Asked Questions

What is VoIP and How Does It Work?

Voice-Over-Internet Protocol Frequently Asked Questions

What is VoIP?

Understanding Voice Over Internet Protocol (PDF)

VoIP: High-Speed Internet Phone Calls (PDF)

VoIP FCC Consumer Facts (PDF)

Voice Over Internet Protocol Fact Sheet

Voice Over Internet Protocol and Emergency Calls

Telephone Options Including Voice Over Internet Protocol (VoIP)

What is VoIP?

Internet Telephony History

Seven Things You Should Know About VoIP (PDF)

VoIP - Time to Make the Call? (PDF)

Using VoIP to Compete

Neem contact op met Mitel