Een zakelijke telefonische conferentie houden

een zakelijke telefonische conferentie houden


EEN ZAKELIJKE TELEFONISCHE CONFERENTIE HOUDEN
Telefonische conferenties zijn ideaal om zakelijke professionals samen te brengen in een omgeving waarin drie of meer partijen kunnen communiceren. Met traditionele telefoonlijnen was het aantal personen dat daadwerkelijk bij een gesprek of discussie betrokken kon zijn erg beperkt. Telefonische conferenties hebben dat probleem verholpen en bieden de mogelijkheid tot algemenere discussies.

In veel (zo niet alle) gevallen gebruiken organisaties serviceproviders die gespecialiseerd zijn in services voor telefonische conferenties zodat er aan hun zakelijke behoeften wordt voldaan. Deze serviceproviders bieden telefoon- en pinnummers die deelnemers kunnen gebruiken om veilig gebruik te maken van de conferentielijnen. Sommige serviceprovicers gebruiken een zogenaamde conferentie-bridge, eigen apparatuur die is gekoppeld aan telefoonlijnen, om conferentiegesprekken mogelijk te maken.

Organisaties die op regionale, landelijke of internationale schaal communiceren, vinden telefonische conferenties vaak een effectieve manier om in contact te blijven met leveranciers en/of klanten waarmee de communicatie anders moeilijk zou verlopen. Elke organisatie die met meerdere mensen tegelijkertijd moet communiceren heeft baat bij services voor telefonische conferenties. Ze stellen alle deelnemers namelijk in staat te luisteren, te communiceren en belangrijke informatie over te brengen. Hier volgen een paar specifieke voorbeelden van de soorten zakelijke situaties waarbij telefonische conferenties van pas kunnen komen:

Grote franchisegevers die moeten communiceren met meerdere franchisenemers
Grote organisaties die twee of meer fysieke vestigingen hebben
Leveranciers en klanten die willen communiceren over geleverde of ontvangen services
Online conferenties waarbij deelnemers hun scherm kunnen delen om documenten en/of presentatiemateriaal toe te lichten
Telefonische conferenties zijn onmisbaar geworden in de internationale zakenwereld, omdat ze ons in staat stellen gesprekken te voeren via een conferentielijn in plaats van in een vergaderruimte, en leveranciers en organisaties op grotere schaal samenbrengen. Elke afstand wordt eenvoudig overbrugd zodat er gemakkelijker samen kan worden gediscussieerd. Door het concept van een traditionele conferentie of vergaderruimte te simuleren, ontstaat een effectieve manier voor alle betrokken partijen, waar zij zich ook bevinden, om actief aan het gesprek deel te nemen. Daarnaast kunnen ze de belangrijke informatie die wordt besproken zelf horen en hoeven ze naderhand geen briefing te krijgen van degene die bij de vergadering aanwezig was.

Wanneer u een telefonische conferentie organiseert of eraan deelneemt, moet u van tevoren een aantal zaken overwegen en stappen nemen om ervoor te zorgen dat de vergadering productief is en voldoet aan de behoeften van de betrokken partijen. Allereerst moet er voor een geschikte ruimte voor de telefonische conferentie worden gezorgd. Iedereen moet zonder afleiding kunnen spreken en elkaar goed kunnen verstaan. Een afgesloten kantoor of stille vergaderruimte is hiervoor het geschiktst en zorgt ervoor dat u prettig kunt communiceren. Het is ook belangrijk dat u toegang hebt tot eventuele apparatuur die u nodig hebt. Dit kan bijvoorbeeld conferentieapparatuur of een computer zijn. Het is het beste om goed hoorbaar en duidelijk te spreken om gesprekken tussen deelnemers onderling zoveel mogelijk te voorkomen. Als een gesprek onderling noodzakelijk is, moet u volgens de etiquette de spraakfunctie in de telefonische conferentie dempen of uitschakelen, zonder dat u de deelnemers aan het gesprek hierbij onderbreekt of negeert.

Vooruit plannen is ook essentieel voor een effectieve telefonische conferentie, omdat dit helpt bij het sturen van het gesprek. Bereid u op de telefonische conferentie voor door discussiepunten of vragen te noteren die relevant zijn voor het doel van het gesprek. Hiervoor kunt u notities van vorige gesprekken, documenten, enz. gebruiken. Het is belangrijk dat u de behoeften van de andere deelnemers aan de telefonische conferentie in het oog houdt en informatie en ander materiaal hebt om het gesprek in de goede richting te sturen. Als het gesprek afdwaalt of stilvalt, is het belangrijk dat degene die het gesprek leidt in actie komt en de focus weer richt op de onderwerpen die moeten worden besproken. De gespreksleider kan spontane of ongerelateerde discussiepunten noteren en de groep vragen deze op een ander moment te bespreken. Zo worden vragen of zorgen van de deelnemers niet genegeerd.

Wanneer een telefonische conferentie wordt afgerond, is het voor alle deelnemers erg prettig als de gespreksleider eventuele zaken die moeten worden gedaan naar aanleiding van de vergadering even samenvat. Denk hierbij aan het plannen van een volgende telefonische conferentie om andere ter sprake gebrachte problemen te bespreken, of het noemen van de volgende stappen die als resultaat van de telefonische conferentie door specifieke deelnemers moeten worden genomen. Een follow-up via e-mail is een goede manier om deelnemers te herinneren aan informatie die tijdens de vergadering is besproken en om schriftelijk eventuele behoeften of stappen die moeten worden genomen te bevestigen.

Telephone Conference Call Facilitation Tips

Basic Teleconference Etiquette

5 Tips for Leading a Successful Conference Call

3 Ways to Make Conference Calls Less Annoying

Effective Business Communication Skills

A Study on Effective Communication by FEMA

Uw zakelijke communicatievaardigheden verbeteren

Verbal Communication in Business

Conference Call Etiquette and Guidelines

Tuning in to a Conference Call

Guidelines for Effective Conference Calling

Running an Effective Teleconference

Surviving a Conference Call

Five Tips on Professional Conference Calling

The 8 Rules of Phone Etiquette for Business Professionals

10 Things Never to Say on a Business Call

How to Use Video Conferencing the Right Way

Neem contact op met Mitel