Etiquettetips voor de telefoon

etiquette aan de telefoon


In de zakenwereld is het van groot belang om professioneel over te komen, niet alleen in van persoon tot persoon, maar ook aan de telefoon. Het is belangrijk te weten hoe u bellers behandelt en van nauwkeurige informatie voorziet. Het lijkt misschien niet zo moeilijk om aan de telefoon professioneel over te komen, maar er is altijd ruimte voor verbetering. Of u nu een receptioniste bent, in de klantenservice werkt, of een assistent-manager bent of een ander functie hebt, als u de volgende tips voor etiquette aan de telefoon volgt, komt u altijd professioneel over wanneer u met een klant spreekt.

Praat duidelijk

Het is belangrijk dat u altijd duidelijk en niet te snel praat. De persoon aan het andere eind van de telefoon kan uw gezicht en lichaamstaal niet zien en daarom moet u uw boodschap overbrengen door duidelijk te praten.

Schreeuw niet

Sommige mensen hebben de neiging om harder te praten aan de telefoon. Als dat het geval is, moet u absoluut zachter praten zodat de ander niet het idee krijgt dat er tegen hem geschreeuwd wordt. Zelfs als het niet uw bedoeling is, wanneer een klant de indruk krijgt dat u uw stem verheft, is dit niet goed voor het professionele imago van uw bedrijf.

Gebruik geen straattaal

Gebruik nooit straattaal aan de telefoon. Hoewel dit normaal kan zijn in gewone gesprekken, geven straattaal en slechte taalvaardigheden een zeer onprofessionele indruk. Gebruik ook nooit scheldwoorden, hoe boos u ook bent.

Eet en drink nooit aan de telefoon

Als u als taak heeft de telefoon te beantwoorden, of dit nu fulltime is of in afwezigheid van iemand anders, mag u nooit eten or drinken terwijl u telefoondienst hebt. Wacht met eten en drinken tot u pauze hebt. Klanten willen dat gekauw niet in hun oor horen.

Luister altijd

Hoewel het voor de hand lijkt te liggen, moet u nooit vergeten te luisteren naar wat de ander zegt. Vaak is het een goed idee om de informatie voor de klant te herhalen, mocht u voor iemand een boodschap aannemen. Hierdoor weet u zeker dat u de boodschap correct noteert zodat deze kan worden doorgegeven aan de juiste collega.

Spreek mensen beleefd aan

Wanneer u met iemand praat via de telefoon, met name als het iemand is die u net kent, blijft u altijd beleefd. Tutoyeer niet en spreek mensen aan met de juiste beleefdheidsvormen (meneer en mevrouw). Spreek een beller nooit aan met zijn of haar voornaam, tenzij u hiervoor toestemming hebt gekregen.

Wees geduldig

Vaak nemen mensen contact op met een bedrijf wanneer ze ergens ontevreden over zijn. Het is zeer belangrijk dat u geduldig blijft en zo behulpzaam mogelijk bent wanneer u een boze klant aan de lijn hebt. Doe uw best om ze te voorzien van de juiste informatie om hun probleem op te lossen en wees nooit maar dan ook nooit onbeleefd tegen de klant.

Houd uw aandacht bij de taak

Vooral voor degenen die in een hectische kantooromgeving werken, kan het vaak moeilijk zijn de concentratie vast te houden. Wanneer u met iemand aan de telefoon spreekt, moet u zorgen dat u zich focust op het gesprek in plaats van wat er om u heen gebeurt. Als een collega probeert het gesprek te onderbreken, maak hem of haar dan duidelijk dat u aan de telefoon bent en dat u zo bij ze bent als u klaar bent met bellen.

Vraag toestemming voordat u een gesprek in de wacht zet

Als u meerdere telefoontjes moet aannemen, zult u mensen zo nu en dan in de wacht moeten zetten. Voordat u dit doet, vraagt u altijd eerst toestemming aan de klant. Wanneer een klant in de wacht is gezet, moet u zo snel mogelijk weer bij de klant terugkomen. Een klant mag niet langer dan een aantal seconden in de wacht worden gezet. Als het langer duurt, kan de klant geïrriteerd raken en ophangen.

Naast de tips hierboven, zijn er nog veel andere tips om klanten aan de telefoon een professionele indruk te geven. Met geduldig blijven, de juiste informatie verschaffen en een blije toon bent u al een stuk op weg. Hoewel de persoon aan de telefoon u niet kan zien, als u glimlacht is dit te horen in uw toon en komt u over als prettig en professioneel. Meer over telefoonetiquette vindt u op de volgende websites.

Proper Telephone Etiquette
Phone Etiquette Rules
Telecommunications and Phone Etiquette
Proper Business Telephone Etiquette
Phone Etiquette For Small Businesses
Your Telephone Speaking Voice
12 Tips For Better Telephone Meetings

Neem contact op met Mitel