Virtuele automatische centralist

Wat zijn de voornaamste voordelen van een virtuele automatische centralist?

Vroeger had elk bedrijf een centrale waarin telefonistes de telefoon opnamen en berichten aannamen. Tegenwoordig zijn die telefonistes vervangen door geavanceerde virtuele automatische centralisten in een PBX-systeem, die kostenbesparingen, efficiëntie en professionaliteit bieden. Hier bekijken we enkele van de belangrijkste kenmerken van een virtuele automatische centralist.

Consistentie en professionaliteit

Een correct geïmplementeerd automatische-centralistsysteem is efficiënt en consistent. U kunt inkomende gesprekken zorgvuldig beheren en doorschakelen. Automatische centralisten volgen de regels, volgen een logische routering en leveren alle bellers dezelfde ervaring. Dit gebeurt foutloos en ongeacht het aantal telefoontjes. Doordat de juiste telefoontjes bij de juiste persoon met de juiste context terechtkomen, kunt u een betere service bieden. Veel organisaties prioriteren telefoontjes op basis van typen (bijvoorbeeld telefoontjes aan sales hebben een hogere prioriteit dan telefoontjes over facturering) en dit is vooral belangrijk wanneer dezelfde groep mensen verschillende soorten telefoontjes afhandelen. De automatische centralist kan worden geconfigureerd om salesgesprekken voorrang te geven boven vragen over facturering. En medewerkers weten welk type telefoontje ze kunnen verwachten.

Aangepaste spraakbeantwoording voor branding en aanbiedingen

Wanneer ze creatief worden gebruikt, kunnen automatische centralisten ook goede klantrelaties helpen opbouwen. Wachtmuziek en -berichten vormen een goede gelegenheid voor branding. Online services bieden de mogelijkheid om snel en goedkoop professionele stemacteurs in te huren om creatieve, professionele en aangepaste boodschappen in te spreken. Aangepaste opnamen kunnen ook voortdurend worden bijgewerkt om de verkoop te helpen bevorderen en nieuwe producten te promoten. Met de PBX-systemen van de huidige generatie kunnen standaardberichten eenvoudig worden vervangen door standaard audiobestanden, zoals WAV- en MP3-bestanden.

Routering van oproepen en ACD-wachtrijen

Met een virtuele automatische centralist kunt u ook eenvoudig de routering van inkomende gesprekken aanpassen op basis van individuele beller- en afdelingsbehoeften. Bij een telefoontje naar de salesafdeling kunnen bijvoorbeeld verkoopvertegenwoordigers achtereenvolgens worden gebeld, terwijl bij een telefoontje naar de serviceafdeling alle telefoons op de afdeling tegelijk kunnen overgaan. Leidinggevenden of externe verkoopvertegenwoordigers hebben misschien een Vind-mij/Volg-mij-functie nodig die eerst de telefoon op hun bureau belt, dan hun mobiel en dan overschakelt naar voicemail als er niet wordt opgenomen. Geavanceerde toepassingen kunnen zelfs gespreksstromen bepalen aan de hand van de actuele beschikbaarheidsstatus van personen. Als uw salesteam bijvoorbeeld overspoeld wordt met telefoontjes, zou u het systeem zo kunnen configureren dat telefoontjes worden doorgeschakeld naar uw ondersteuningspersoneel.

Virtuele automatische centralisten werken beter in de cloud

Automatische centralisten zijn beschikbaar op zowel lokale als virtuele PBX-systemen en bieden IT-professionals en hun organisaties verschillende voordelen. Een bekend motto in het bedrijfsleven is 'doe datgene waar je goed in bent'. De kans is groot dat de focus bij uw organisatie op iets anders ligt dan het beheren van telefoonsystemen en dat uw IT-infrastructuur tot doel heeft de kernactiviteiten van uw organisatie te ondersteunen. Een virtuele automatische centralist in de cloud biedt u niet alleen de mogelijkheid om u meer te focussen op datgene waar u goed in bent, maar een dergelijke centralist werkt ook gewoon beter in de cloud.

  • Garandeert bedrijfscontinuïteit. Als de stroom en netwerkverbinding in uw kantoor uitvallen, kunnen klanten u dan nog telefonisch bereiken? Met een virtuele centralist die gebaseerd is in de cloud, gaan de zaken normaal door. Uw salesteam kan telefoontjes zelfs doorschakelen naar hun mobiele telefoon zodat voor de klanten wordt gezorgd.
  • Bespaart bandbreedte. Als uw telefoonsysteem een mix van thuiswerkers, toestellen toegewezen aan mobiele telefoons en traditionele telefoons ondersteunt, gebruikt een VoIP-systeem op locatie netwerkbandbreedte om telefoontjes te routeren naar externe toestellen, aangezien alle lijnen moeten worden beheerd door de PBX. Met een cloudsysteem wordt geen bandbreedte verbruikt voor externe verbindingen, omdat dit alleen bandbreedte gebruikt om telefoons te verbinden die zich in uw kantoor bevinden.
  • Brengt interne en externe medewerkers bij elkaar. Telefoonsystemen zijn bij verre de gemakkelijkste manier om een groepsgesprek met externe medewerkers te houden.
  • Vereenvoudigt de configuratie. De primaire interface voor cloudsystemen is een browser waardoor ze gemakkelijk via elke standaardbrowser te configureren zijn. Met een betere gebruikersinterface kunt u nauwkeurig aangepaste gespreksstromen en -schema's maken die beter aansluiten bij de behoeften van uw bellers.
  • Maakt offsite configuratie mogelijk. Bent u ziek thuis en wilt u uzelf uit de rij voor salestelefoontjes halen? Bij een systeem op locatie moet de IT-afdeling dit voor u doen. Met een cloudsysteem kunt u deze wijziging zelf op afstand uitvoeren.
  • Is gemakkelijk te integreren met apps van derden Cloudsystemen bieden standaard-API's voor het integreren van apps van derden, zoals CRM's. Hebt u een systeem op locatie, dan moet u de integratie en beveiliging zelf afhandelen. Bij een cloudsysteem wordt de toegang strikt geregeld op een standaardmanier die is getest, en de integratie vindt eenvoudig plaats via API's.

Als u een telefoonsysteem wilt kopen en een virtuele automatische centralist voor u cruciaal is, zult u merken dat de eigendomskosten lager zijn dan voor systemen op locatie en dat veel van de telefoonfuncties beter werken.

Neem contact op met Mitel