Waarom een communicatiestrategie zo belangrijk is

Als manager van een organisatie probeert u verkeerde beslissingen natuurlijk zoveel mogelijk te vermijden. Niemand wil achteraf denken: "Ik had hier beter op voorbereid moeten zijn." Effectief management draait om het vermijden van dit soort situaties door vooruit te kijken en te plannen voor de toekomst. Organisaties moeten flexibel genoeg zijn om onverwachte marktsituaties aan te kunnen en op problemen te kunnen anticiperen. Deze vooruitblik op de toekomst moet worden toegepast op alle onderdelen van een organisatie. 

Maar als het neerkomt op het communicatiesysteem waar klantenservices en verkoopprocessen van afhankelijk zijn, dan kijken veel managers nog steeds niet verder dan de kiestoon die ze horen als ze de telefoon oppakken. Er is echter zoveel meer te halen uit een up-to-date en uitgebreid communicatiesysteem dan alleen een kiestoon. Door uw communicatiesysteem te zien als een strategisch bedrijfsonderdeel, houdt u uw organisatie weerbaar tijdens een crisis. 

EEN COMMUNICATIEPLAN HOORT BIJ BEDRIJFSVOERING 

In welke branche u ook zit, de realiteit is dat u niet competitief kunt zijn zonder een volledig geoptimaliseerd communicatiesysteem. Als medewerkers niet efficiënt kunnen communiceren met klanten, partners en met elkaar, dan is de kans groot dat u uw klanten niet zo goed kunt helpen als u zou willen en daarmee omzet misloopt. Dus in die zin zijn de juiste communicatiedoelstellingen de sleutel tot uw succes. 

Daarom is het belangrijk om regelmatig grondig te kijken naar wat u heeft en wat u zou moeten hebben. Communicatiesystemen hebben vaak veel functies die tot voor kort nog overbodig leken, maar nu onmisbaar zijn. Omgekeerd geldt dit ook: functies waarvan u dacht dat ze uw processen zouden verbeteren, bieden niet meer de nodige voordelen. 

Laat uw communicatiestrategie dus meegroeien met uw organisatie en met opkomende technologieën. Communicatiestrategieën moeten geen statisch concept zijn dat stamt uit een tijd dat het aanleggen van een telefoonlijn de meest strategische zet was die u kon doen. Het maken van strategische beslissingen moet een voortdurend proces zijn waarbij de volgende vragen telkens voorbijkomen: 

- Hoe werken mijn medewerkers samen?
- Hoe verlopen de klantinteracties binnen de organisatie? 
- Zijn onze systemen goed met elkaar geïntegreerd en dragen ze bij aan efficiëntie? 
- Maken we gebruik van alle nieuwe beschikbare functies of lopen we achter met updates? 
- Moeten we migreren naar de cloud om efficiëntie te verbeteren of kunnen we meer doen met wat we al hebben? 
- Hoe bereiden we ons voor op cloudtechnologie als het tijd is om over te stappen? 

COMMUNICATIE-OPLOSSINGEN ZOUDEN WERKPROCESSEN MOETEN VERBETEREN 

Het is inmiddels wel duidelijk dat effectieve communicatie en samenwerking cruciaal zijn in de bedrijfsomgeving van vandaag. En een communicatiestrategie opstellen kan helpen uw werkprocessen te verbeteren. 

Onderzoek toont aan dat 85 procent van de kleine bedrijven vindt dat efficiënte communicatie tussen verschillende teams van fundamenteel belang is om de concurrentie voor te blijven. Maar een slechte technologiestrategie kan ernstige gevolgen hebben voor een organisatie en zelfs het concurrentievermogen van het bedrijf aantasten. Inefficiënte communicatie kan een kleine organisatie bijvoorbeeld tot wel $ 6000 per medewerker per jaar kosten. En bij grote ondernemingen is dit nog meer. 

Inefficiënte werkprocessen ontstaan wanneer medewerkers moeten werken met verouderde systemen die niet voldoende functies en mogelijkheden bieden om hun dagelijkse werkprocessen te optimaliseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan systemen die niet zijn geïntegreerd met belangrijke applicaties zoals uw CRM, geen compleet overzicht van al uw communicatieprocessen bieden, geen mogelijkheden bieden voor teamsamenwerking en videoconferencing en niet altijd en overal toegang bieden tot e-mails, sms-berichten en chats. Ook systemen die al deze opties wel bieden, maar twee of drie updates achterlopen, werken niet optimaal en kunnen leiden tot minder productiviteit. 

Communicatietechnologieën blijven zich ontwikkelen en dat zal nooit stoppen. Organisaties die hun communicatiesysteem niet als strategische instrument zien, hun investeringen niet regelmatig opnieuw beoordelen en hun systemen niet voortdurend optimaliseren, kunnen te maken krijgen met situaties waarin hun communicatietechnologie niet voldoet aan de vereisten van hun organisatie en de markt. 

STRATEGISCHE SYSTEMEN KUNNEN ALLES AAN 

De impact van de coronapandemie op de dagelijkse werkzaamheden bij organisaties van alle soorten en maten laat zien hoe groot het strategische belang van up-to-date communicatietechnologie is.

Organisaties die ook voor de coronacrisis hun communicatietechnologie altijd up-to-date hielden, waren het beste voorbereid op een probleemloze overgang naar het werken vanuit huis. Maar organisaties met een minder strategische aanpak van hun communicatiesysteem, ontdekten dat ze nog niet klaar waren voor het nieuwe werken. 

Organisaties die willen inspringen op veranderingen, hebben een investeringsstrategie voor technologie die zorgt dat ze alle ontwikkelingen aankunnen. Ze zorgen dat hun systemen zo flexibel mogelijk zijn, zodat ze altijd functies kunnen toevoegen en nieuwe kansen kunnen grijpen. 

Wat is een goede communicatiestrategie? Een goede strategie voor uw communicatiesysteem betekent dat u zich bewust inzet om technologische ontwikkelingen bij te houden. Zodat u meer kunt doen met wat u al heeft en direct kunt upgraden wanneer dat nodig is. Dit betekent dat u optimaal gebruik maakt van het potentieel van uw huidige systeem en incrementele updates voor een geïntegreerd systeem met e-mail, sms, chat, schermen delen, unified communication, samenwerking en videovergaderingen. Kortom, alles wat uw medewerkers nodig hebben om te communiceren met collega's, klanten en zakenpartners. Het betekent ook dat u rekening houdt met een eventuele overstap naar de cloud en deze cloudstrategie kunt uitvoeren als uw organisatie er klaar voor is. 

HOUD ALLES ONDER CONTROLE MET EEN GOEDE STRATEGIE 

Met een strategische benadering van uw communicatiesysteem kunt u plannen om meer te doen met wat u al heeft om te voldoen aan de steeds veranderende behoeften van uw medewerkers, klanten en organisatie. U kunt profiteren van alle voordelen die uw investering biedt. En u heeft controle over de invloed van technologische ontwikkelingen op uw bedrijfsprocessen. 

Als u Mitel MiVoice Business gebruikt, heeft u al toegang tot de belangrijkste elementen die u nodig heeft voor strategisch beheer van uw communicatiesysteem. Wanneer uw systeem meerdere versies achterloopt, krijgt u na een upgrade waarschijnlijk toegang tot nieuwe functies en technologieën die u bent misgelopen door uw systeem niet up-to-date te houden. Heeft u uw systeem wel up-to-date gehouden, maar bent u nog niet klaar voor een overstap naar de cloud? Neem dan contact op met uw technologiepartner om uw systeem te optimaliseren door losse tools te vervangen door een geïntegreerde totaaloplossing die naadloos aansluit op uw bestaande infrastructuur. 

Welke strategie u ook gebruikt, het belangrijkste is dat u de controle houdt. Voorkom dat u later spijt krijgt van uw communicatiesysteem. Beschouw het systeem als een strategisch instrument die u kunt inzetten om te zorgen dat uw organisatie alle toekomstige ontwikkelingen aankan. 

Ontvang wekelijks interessante blogs
Neem contact op met Mitel