Whitepaper

Mitel Mobility: 5 manieren om productiever te werken

Vijf manieren om productiever te zijn op het werk

Contact onderhouden is essentieel om niets te missen, waar uw werknemers ook zijn

Denk eens aan de laatste keer dat al uw werknemers op het kantoor waren, aan hun bureau, op dezelfde dag. Lukt dit niet? Met al die reisschema's, vergaderingen buiten kantoor, extern personeel, telewerkers, flexibele roosters en ziektedagen is het geen wonder dat het zelden voorkomt dat iedereen op hetzelfde moment op kantoor is.

Tel hierbij op dat in het huidige concurrerende bedrijfsklimaat organisaties worden geleid en werknemers worden gemeten op basis van resultaten. Dan is het duidelijk hoe belangrijk het is om de productiviteit te handhaven ongeacht waar het personeel zich bevindt. Maar het is niet altijd makkelijk. Op de volgende vijf manieren kunt u de productiviteit van werknemers in uw organisatie verbeteren.

 

1. Zorg ervoor dat uw werknemers vanaf elke locatie kunnen werken

Werk wordt steeds vaker gedefinieerd als iets wat we doen, en niet als een plaats waar we naartoe gaan. Volgens data van Forrester's Forrsights werkt 54% van de informatiewerkers eenmaal per week of vaker vanaf een andere locatie dan het kantoor van hun organisatie. De traditionele kantoorruimte wordt snel een plek om samen te komen met collega's wanneer een persoonlijke ontmoeting nodig is. Waar zijn de werknemers van vandaag dan als ze niet op kantoor zijn? Met antwoorden die thuis, externe locaties, kantoren van klanten, luchthavens, hotels en zelfs de auto omvatten, is de vraag: 'waar werken ze niet?'.

Om ervoor te zorgen dat werknemers overal productief kunnen zijn, is het belangrijk om ze alle communicatiehulpmiddelen beschikbaar te stellen waarover ze ook op kantoor kunnen beschikken. Externe werknemers en telewerkers zouden telefoons moeten hebben waarmee ze dezelfde functies kunnen gebruiken als werknemers op kantoor, met inbegrip van toestelnummers kiezen, oproepen doorschakelen, voicemail, enz. Mobiele werknemers moeten hun mobiele telefoon net zo moeiteloos kunnen gebruiken met de overige communicatie-infrastructuur van de organisatie als hun bureautelefoon. De mensen die op kantoor komen, hebben soms de mogelijkheid om zich in aan te melden bij een bureautelefoon, oproepen te doen en aan te nemen, en hebben toegang tot berichten, voorkeuren en snelkiezen via de functie hotdesking. En voor werknemers in zeer mobiele sectoren zoals de detailhandel, kunnen draadloze handsets of headsets worden verstrekt. Door al deze mogelijkheden kunnen werknemers overal productief zijn.

 

2. Moedig de gebruikers aan zelf een technologie te kiezen


Werknemers moeten dezelfde communicatie-ervaring hebben, ongeacht welk device wordt gebruikt: een bureautelefoon, een door de organisatie verstrekte mobiele telefoon, eigen mobiele telefoon of tablet. Het is essentieel een communicatiesysteem te hebben dat met alle devices geïntegreerd is, vooral omdat steeds meer organisaties gebruikers toestaan om hun mobiele device te kiezen of hun eigen mobiele device te gebruiken voor het werk.

Uit data van Forrester's Forrsights blijkt dat meer dan 60% van de informatiewerkers liever de zakelijke smartphone of tablet gebruikt terwijl 47% liever één smartphone voor zowel werk als privé gebruikt. Maar ongeacht het devicebeleid van uw organisatie, is het belangrijk voor personen dat ze nooit van communicatieproces hoeven te veranderen op basis van hun locatie en het gebruikte device.

Eén organisatie-identiteit is de functie die u moet zoeken in een communicatiesysteem en hierbij krijgen gebruikers één vermelding in de contactenlijst (toestelnummer) en één voicemailbox die op meerdere devices kunnen worden gebruikt. Dat betekent dat werknemers slechts één nummer hebben om uit te geven en één voicemailbox om te controleren en te beheren, zodat gebruikers het mobiele device of de tablet kunnen kiezen die het best aansluit bij hun behoeften en persoonlijke keuze.

3. Maak snellere communicatie met een geografisch verspreide werkgroep mogelijk

Omdat organisaties en werknemers verspreid zijn, is het moeilijker te kijken of er een specifieke collega beschikbaar is voor een vraag dan rond te kijken op kantoor. Maar de tijd mag niet worden verspild aan het zoeken van collega's, vooral niet in een tijdperk waarin snel beslissingen moeten worden genomen.

Toegang tot aanwezigheidsinformatie levert veel tijdsbesparing op. Alleen het aanbieden van aanwezigheidsinformatie kan een nauwkeurig beeld geven van de beschikbaarheid van een persoon. Aanwezigheidsinformatie wordt beschikbaar gesteld via de contactenlijst van het bedrijf, waardoor werknemers eenvoudig toegang tot elkaar krijgen en veel betere communicatiebeslissingen kunnen nemen als ze weten wie beschikbaar is en wie in gesprek is. In plaats van meerdere spraakberichten achter te laten of te wachten op het antwoord op een e-mail, kunnen werknemers contact met elkaar opnemen wanneer ze beschikbaar zijn of contact opnemen met een andere collega als hun eerste keuze bezet of afwezig is. Met aanwezigheidsinformatie weet u wanneer collega's beschikbaar zijn voor een chat, telefoongesprek en videoconferentie, zodat u kunt kiezen hoe u het best kunt samenwerken.

Natuurlijk, is aanwezigheidsinformatie alleen nuttig wanneer mensen deze informatie gebruiken. Hoe vaak lopen werknemers weg van hun computer zonder hun aanwezigheidsstatus te veranderen? Met geavanceerde aanwezigheidssoftware wordt de status automatisch bijgewerkt. Bijvoorbeeld:

• Agenda-informatie kan vergaderingen herkennen, de persoon op 'bezet' zetten en oproepen doorschakelen naar de voicemail, indien gewenst.
• Wanneer u in de auto bent en een Bluetooth-verbinding wordt herkend, kan de status worden ingesteld op 'mobiel' en worden oproepen doorgestuurd dat mobiele device.
• Slimme GPS-instellingen van het device kunnen vaak bezochte locaties herkennen, zoals een kantoor of een thuislocatie, en oproepen doorsturen naar een bureautelefoon of een telewerkerhandset in het thuiskantoor.

 

4. Maak van uw contactcenter een verspreide klantenservice van topkwaliteit

Ongeacht het doel van uw contactcenter: klantenservice, technische ondersteuning, facturering of verkoop, het is ook een zeer resultaatgericht onderdeel van uw organisatie. Uw klanten moeten de eerste keer en elke volgende keer worden doorverbonden met de juiste persoon, ongeacht via welk medium ze contact met u opnemen, met inbegrip van telefoon, chat, sociale media, e-mail, enz.

Net als bij de rest van uw organisatie, is het 'contactcenter' niet langer een plek waar werknemers samenkomen om hun werk te doen. Net als veel andere werknemers kunnen contactcenteragenten hun werk uitvoeren vanaf externe locaties, thuiskantoren of zelfs een mobiel device. Uit een rapport van Forrester Forrsights blijkt dat 82% van de bedrijven in Europa en Noord-Amerika ondersteuning voor thuiswerkers in hun contactcenters biedt of dit van plan is.

Contactcenteragenten die op een willekeurige locatie werken, bieden verschillende belangrijke voordelen. Een voordeel is dat uw groep potentiële werknemers exponentieel groeit. U kunt ook ver buiten uw regio zoeken naar getalenteerde werknemers zonder dat u zich zorgen hoeft te maken of ze bereid zijn te verhuizen. U kunt ook de beste talenten aantrekken, aangezien het werken vanuit huis voor velen is een enorme plus is.

Een ander belangrijk voordeel wanneer contactcenteragenten thuis kunnen werken, is personeel. Het wordt gemakkelijk om meer personeel in te zetten tijdens drukke perioden, zoals november en december voor de detailhandel of in de aanloop naar een nieuw academisch jaar voor hogescholen en universiteiten. U kunt zelfs kiezen om meer personeel in te zetten op piekuren van de dag, aangezien thuiswerkers eerder bereid zijn een dienst te splitsen in vergelijking met werknemers die op kantoor werken.

In een economie waar steeds meer mensen flexibel willen werken, zijn mogelijkheden voor agenten om thuis te werken een winsituatie voor de werkgever en voor de werknemer, die kan genieten van flexibele werktijden en dagelijks reizen kan vermijden.

 

5. Zorg dat u werknemers sneller beslissingen kunnen nemen


Voor mobiele werknemers geldt net zoals voor alle andere werknemers dat het om productief en effectief te kunnen werken belangrijk is dat ze informatie binnen handbereik hebben. Het is essentieel dat werknemers één nummer hebben waarop ze bereikbaar zijn en dat er aanwezigheidsinformatie en een chatfunctie beschikbaar zijn.

Maar wat doet u als een telefoongesprek of chatbericht niet genoeg is? Hoe vaak hebt u gewenst dat u gemakkelijk en onmiddellijk documenten kon delen of een videogesprek met een collega kon starten om iets te bespreken? Helaas is het delen van documenten en het deelnemen aan conferentiegesprekken of videogesprekken altijd omslachtig geweest om op te zetten en hiervoor was bijna altijd een aparte sessie nodig. En wie weet wanneer de expert die u nodig hebt om mee samen te werken weer beschikbaar is.

Met geavanceerde communicatiesystemen zijn audio- en videoconferenties, het delen van het bureaublad en applicaties kinderspel, en kunnen verspreide teams veel effectiever samenwerken.

Het feit is dat organisaties en werknemers alleen maar nog meer verspreid raken. Maar met de juiste tools kunnen communicatie en samenwerking tussen collega's productiever en efficiënter zijn dan ooit.