Les fonctions de messagerie vocale pour le secteur de l'hôtellerie

Boîte vocale pour les chambres

Une boîte vocale attribuée à une chambre diffère d'une boîte vocale attribuée à un utilisateur sur les points suivants :

• Si la chambre est inoccupée, l'appelant n'est jamais redirigé vers la messagerie vocale, mais vers la réception. Ce comportement est communiqué par un texte audio.

• Si la chambre est occupée et que l'appelant est redirigé vers la messagerie vocale, il entendra le texte système du guide vocal si aucun message d'accueil personnel n'est activé sur la boîte vocale. Le contenu de ce texte audio dépend d’un indicateur présent dansl'affichage Hôtellerie / Général (=nm).

  Case à cocher : Messagerie vocale : Lire le numéro de chambre

• L'appelant est invité à laisser un message ou à rappeler plus tard.

• Le numéro de la chambre est prononcé, puis l'appelant est invité à laisser un message ou à rappeler plus tard.

  • Lorsque l'utilisateur de la boîte vocale appelle le système de messagerie vocale, il n'est pas invité à enregistrer ou gérer le message d'accueil.

  • Lorsque l'utilisateur de la boîte vocale a écouté un message, il n'est pas invité à transférer ce message à un autre utilisateur.

  tips:

  • Si vous souhaitez qu'un message d'accueil soit toujours diffusé aux appelants, avant que le message d'accueil standard ou personnel ne soit lu, vous pouvez cocher la case Toujours lire le message d'accueil global dansl'affichage d'une boîte vocale spécifique (=tb).
  • Vous pouvez protéger chaque boîte vocale individuellement par un mot de passe. (Case à cocher Protection par mot de passe dansl'affichage Messagerie vocale / Général / Boîte vocale (=tb). Si un client veut accéder à sa boîte vocale protégée par un mot de passe, il est invité à saisir le code PIN correspondant. Remarque : Le client n'est pas à nouveau invité à saisir le code PIN s'il consulte sa boîte vocale moins d'1 minute après la fin de la dernière consultation.

Guide vocal pour la boîte vocale de réception

Vous pouvez configurer une ou plusieurs boîtes vocales standard en tant que boîte vocale de réception. (Case à cocher Boîte vocale de réception dansl'affichage Messagerie vocale / Général / Boîte vocale (=tb). Une boîte vocale de réception propose un menu de guide vocal supplémentaire.

Si l'utilisateur de la boîte vocale de réception appelle le numéro de messagerie vocale ou compose le *#94, il peut :

• Aider les clients à accéder à leur boîte vocale (appuyer sur 2)

• Accéder à la boîte vocale de réception (appuyer sur 3)

• Accéder à la boîte vocale d'une chambre (appuyer sur 5)

Les deux dernières options (appuyer sur 3 et 5) sont assez simples et ne nécessitent pas d'explications supplémentaires. Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre pour la première option (appuyer sur 2).

Procédure pour aider les clients à accéder à leur boîte vocale :

1. Un client appelle la réception et veut écouter les messages de sa boîte vocale.

2. Le réceptionniste met le client en attente et appelle le numéro de messagerie vocale (ou compose le *#94).

   Le réceptionniste entend les informations données, indiquant si sa boîte vocale contient des messages ou non.

   Le réceptionniste entend le texte supplémentaire du guide vocal indiquant les possibilités mentionnées ci-dessus (chiffre 2, 3 ou 5).

3. Le réceptionniste appuie sur la touche 2.

   Le réceptionniste est invité à saisir le numéro de chambre du client.

4. Le réceptionniste compose le numéro de chambre du client.

   Le réceptionniste est invité à appuyer sur 1 pour connecter le client (qui est toujours en attente) à sa boîte vocale.

5. Le réceptionniste appuie sur la touche 1.

   Le client est connecté à sa boîte vocale.