Hospitality-voicemailfuncties
Het interne voicemailsysteem heeft een aantal specialiteiten, indien voicemailboxen aan kamers zijn toegewezen. Daarnaast is er een speciale audiogids voor de receptiemailbox.
Kamermailbox
Een mailbox die aan een kamer is toegewezen, wijkt in de volgende punten af van een mailbox die aan een gebruiker is toegewezen:
-
Als de kamer vrij is, wordt de beller nooit doorgestuurd naar voicemail, maar naar de receptie. Dit gedrag wordt gecommuniceerd met een audiotekst.
-
Als de kamer bezet is en de beller wordt doorgeschakeld naar voicemail, dan hoort hij/zij de systeemtekst van de audiogids als er geen persoonlijke begroeting is geactiveerd voor de mailbox. De inhoud van deze audiotekst is afhankelijk van een vlag in de Hospitality / Algemeen weergave (
=nm).Selectievakje: Voicemail: Speel kamernummer af
-
De beller wordt gevraagd een bericht achter te laten of later nog eens te bellen. -
Het kamernummer wordt afgespeeld, voordat de beller wordt gevraagd een bericht achter te laten of later nog eens te bellen.-
Wanneer de gebruiker van de mailbox het voicemailsysteem belt, wordt hem/haar niet gevraagd om begroetingen op te nemen/te beheren.
-
Nadat de mailboxgebruiker een bericht heeft beluisterd, wordt hem/haar niet gevraagd dit bericht door te sturen naar een andere gebruiker.
tips:- Als u wilt dat de beller altijd--voordat de standaardbegroeting of een persoonlijke begroeting wordt afgespeeld--een welkomstgroet hoort, dan vinkt u het selectievakje Altijd algemene begroeting afspelen aan in de weergave van een specifieke mailbox (=tb).
- U kunt elke mailbox individueel met een wachtwoord beveiligen. (Selectievakje Wachtwoordbeveiliging in de Voicemail / Algemeen / Mailbox weergave (=tb). Als een gast zijn mailbox wil openen die is beveiligd met een wachtwoord, wordt hem gevraagd om de pincode in te voeren. Opmerking: De gast wordt niet opnieuw om de pincode gevraagd als hij/zij zijn/haar mailbox binnen 1 minuut na beëindiging van de vorige toegang tot de mailbox opnieuw opent.
-
Audiogids voor receptiemailbox
U kunt een of meer standaard mailboxen configureren in een receptiemailbox. (Selectievakje Receptiemailbox in de Voicemail / Algemeen / Mailbox weergave (=tb). Een receptiemailbox biedt een extra audiogidsmenu.
Als de gebruiker met het postvak van de receptie het voicemailnummer of * #94 belt, heeft hij/zij de volgende mogelijkheden:
-
Helpt gasten met openen van hun voicemailbox (cijfer 2)
-
Openen van de eigen receptiemailbox (cijfer 3)
-
Openen van de mailbox van een kamer (cijfer 5)
De laatste 2 opties (cijfer 3 en 5) zijn vrij eenvoudig en behoeven geen verdere uitleg. Hieronder vindt u de procedure voor de eerste optie (cijfer 2).
Procedure om een gast te helpen zijn/haar voicemail te openen:
-
Een gast belt de receptie en wil de berichten van zijn voicemailbox horen.
-
De receptioniste zet de gast in de wachtstand en belt het voicemailnummer (of kiest *#94).
De receptioniste hoort de informatie, of zijn/haar mailbox nieuwe berichten heeft of niet.
De receptioniste hoort de tekst van de aanvullende audiogids met de mogelijkheden hierboven vermeld (cijfers 2, 3 of 5).
-
De receptioniste drukt op cijfer 2.
De receptioniste wordt gevraagd het kamernummer van de gast in te voeren.
-
De receptioniste voert het kamernummer van de gast in.
De receptioniste wordt gevraagd op cijfer 1 te drukken om de gast (die nog steeds in de wacht staat) te verbinden met zijn/haar mailbox.
-
De receptioniste drukt op cijfer 1.
De gast is verbonden met zijn/haar mailbox.
Zie ook:
Meer informatie over het interne voicemailsysteem in de systeemhandleiding "Functies en kenmerken".