I den här bloggen kommer vi prata om olika mjuka möteskomponenter som du kan tänka på för att göra möten mer effektiva. Bloggen avslutas med en kort beskrivning av Mitels helt nyligen lanserade mötesapp: Mitel MiTeam Meetings

   Blog: Möten vi älskar att hata – eller hur vi kan göra möten effektivare?
 

Blog: Möten vi älskar att hata – eller hur vi kan göra möten effektivare?

 

 

 Är vi världsmästare i möten?

Först har vi ett informationsmöte för att bli informerade om varför vi skall gå på mötet. Det leder till ett förmöte där vi diskuterar vad skall vi diskutera på mötet. Nu är det då dags för själva MÖTET som vi genomför, eller genomlider, allt beroende på hur vi ser på det. På avstämningsmötet är diskussionen mest kring om alla verkligen förstod vad vi diskuterade på mötet och därefter ett planeringsmöte för att planera in uppföljningsmötet och så är cirkeln sluten.

Allt detta enligt Colin Moon som är en mästare på att hålla föreläsningar om svenskar och möten!Är mötena vi håller idag verkligen meningsfulla? Sociologiprofessorn Malin Åkesson menar att möten föder (fler) möten.

  • Ökad komplexitet: Organisationer blir mer komplexa och specialiseringen ökar. Detta leder till större behov av koordinering = möte
  • Mötets egenkraft: Ett möte kan i sin tur leda till att en arbetsgrupp skapas och den nya gruppen har möten och sedan ett återrapporteringsmöte till ursprungsmötet = möten föder möten
  • Möten kan vara lockande: Mötet är en statusmarkering - Jag är på möte, alltså är jag viktig. Och vad innebär det om jag inte blir kallad till ett möte?
  • Demokratisering av arbetslivet: Besluten måste förankras i grupp = möte

 

Vad kan vi göra åt det här då?

Jag tror den bästa sammanfattningen av vilka mjuka parametrarna man kan trimma lite på för att göra möten effektivare kan läsas i den studie som Mötesutveckling nyligen publicerade:

  • Dialog istället för monolog - En tydlig mötesledare avbryter när det behövs och använder metoder som gör att alla kommer till tals.
  • Var förberedd eller utebli - Alla tjänar på att ha tänkt igenom det ni ska prata om innan. Den som inte är förberedd behöver inte delta på mötet. 
  • Löpande summering skapar samsyn - Innan ni går vidare till nästa fråga eller nästa möte är det klokt att upprepa vad ni har kommit fram till och vem som gör vad till när.

Kampen mot slösmöten!

Vi vill ta upp kampen mot slösmöten genom att ge några konkreta verktyg för bättre möten!

  • Inventera! Se över, och ifrågasätt era möten - behöver vi alla vecko-, månads- och kvartalsmöten - och rena informationsmöten kanske mailas ut istället?
  • Korta ner mötena. Kan entimmesmötet klaras av på 45 minuter? Tänk vad skönt med 15 minuters paus mellan mötena så man slipper springa till nästa!
  • Skriv ner mötesregler. Hur har ni möten? Hur ser standardagendan ut? Hur tas beslut? Sidospårsdiskussioner eller möten i mötet - är det ok? Mobiler på möten?
  • Tänk efter före - varje gång. Tänk igenom vilket syfte och mål mötet har.

Mötesapp från Mitel

Hur går vi från dagens möteskultur med allt för många möten till en arbetssituation där vi har färre, men mer effektiva möten? Självklart kan ingen teknik i världen göra allt jobb åt oss! Men det den kan göra är att stödja organisationen i ett nytt sätt att arbeta. Och vad vet vi av erfarenhet är viktigt då? Jo, det ska vara enkelt och falla sig naturligt annars skrotas den nya tekniken ganska omgående!

Med Mitel MiTeam Meetings menar vi att det går att göra effektivare möten. Vi menar också att det är innan och efter mötet som vi på allvar kan skapa förutsättningar för effektivare möten.

Blog: Möten vi älskar att hata – eller hur vi kan göra möten effektivare?  

Så här skulle det kunna gå till med MiTeam Meetings: Boka det planerade mötet via din kalender, eller boka ett ad-hocmöte direkt från chattfönstret. Videomötet startar automatiskt och ingen ytterligare inloggning behövs. Deltagarna kan även ringa in till mötet. Du kan nu se och prata med deltagarna, bjuda in fler, chatta och dela skrivbord mm, dvs precis som det traditionella sättet att ha möten.

Men när vi nu har lagt till några komponenter i mötesappen så kanske det här är vägen framåt mot effektivare möten och att #arbetasmartare? Så fort mötesinbjudan skickas ut skapas ett virtuellt rum som alla inbjudna kan ta del av. Här erbjuds all tänkbar information som kan vara till nytta innan mötet:

  • Vilka är inbjudna, agendan, tidigare mötesprotokoll, presentationer och andra viktiga dokument, filmer, länkar och andra filer.

Vi ges innan mötet möjlighet att i det virtuella rummet ställa frågor, chatta, lämna förtydliganden, bifoga filer osv. Även deltagare som bjuds in senare får självklart ta del av all den här informationen. Med allt detta samlat på ett ställe finns det goda förutsättningar att skapa mer effektiva möten. Vi får också en överblick över alla våra historiska och kommande möten.

När ett traditionellt möte avslutas är det vanligt att det delas ut ett antal uppgifter som skall följas upp – OCH vi har enligt Colin Moon också en härlig förmåga att avsluta möten med att boka ett uppföljningsmöte när vi istället efter mötet enkelt kan gå tillbaka det virtuella rummet och leverera klara uppgifter eller be om förtydliganden eller mer information.

Om vi blickar frammåt kan vi se hur vi med hjälp av AI – alltså artificiel intelligens och maskininlärning ges möjlighet att transkribera och göra inspelade möten sökbara utifrån olika kriterier, t. ex. "Vad sa Kalle om deadline?” eller snabbt hitta alla tider i mötet där ordet ”beslut” sas. En AI kan även ligga med under mötets gång och lyssna och ta action, t. ex dokumentera utdelade uppgifter mm.

Tänk vad skönt det blir att slippa ta anteckningar under mötet då transkriberingen och taggningen gör att alla kan fokusera på vad som händer på mötet istället för att göra egna noteringar och missa något viktigt => effektivare möten.

Vi tror att ni med hjälp av dagens och morgondagens teknik kommer att få effektivare möten då allt är samlat på ett ställe som är fullt integrerat med er kommunikationsplattform – före, under och efter mötet.

Med MiTeam Meetings och Mitels kommunikationsplattform MiVoice MX-ONE får du en helt integrerad lösning med sömlösa övergångar och inga extra inloggningar.

Men glöm inte bort att tekniken enbart kan ge stöd åt er! Det är vi medarbetare som måste göra grovjobbet! :)

Vad vill jag ni skall ta med er från den här bloggen?

Blog: Möten vi älskar att hata – eller hur vi kan göra möten effektivare?

 

Digital transformation has become a top initiative for business and IT leaders. In today’s business world, sustainable market leadership is no longer based solely on which company has the best products or even the best people. Instead, organizations that are agile and can quickly adapt to rapidly evolving market trends will become market leaders.

Terms & Conditions
Jonas Carlson

Jonas Carlson

Marketing Manager, Sweden

With more than 25 years of business communication experience, including 15 in sales and more than 10 in marketing and communication, Jonas leverages his long experience of communicating Mitel's message to customers, partners, journalists and other stakeholders in a simple and easy-to-understand manner.

Jonas's responsibilities include strategic marketing, PR, events, customer communication and partner marketing. Much of his working day is dedicated to building Mitel's brand and communicating Mitel's main message: that Mitel offers the best path to the cloud.


Terms & Conditions
Är du redo att prata med en säljare? Kontakta oss.