Gerade in kleinen Unternehmen hängt viel von der Auswahl des geeigneten Anbieters ab. Im Hinblick auf Ihr System für Telefonie und Zusammenarbeit sollten Sie sich deshalb für einen zuverlässigen, bewährten und vertrauenswürdigen Anbieter entscheiden, der zudem die Technologie anbietet, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien, die Ihnen dabei helfen sollen, den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Meinungen von Analysten recherchieren

Wenn Sie die Anschaffung eines VoIP-Telefonsystems planen, ist die Recherche anhand objektiver externer Quellen der wichtigste Schritt.

Werten Sie sorgfältig die Einschätzungen von vertrauenswürdigen Quellen wie Gartner aus, in denen alle Wettbewerber eines bestimmten Marktsegments beurteilt und eine umfangreiche Beurteilung der Vor- und Nachteile des VoIP-Angebots des jeweiligen Anbieters auf Ebene des Produkts zu finden sind.

Bei einer guten Auswertung werden mehrere Unternehmen berücksichtigt und die Stärken und Schwächen aller untersuchten Anbieter aufgeführt.

Prüfen Sie die Beurteilungen eingehend und stellen Sie sicher, dass Sie Rezensionen oder Auszeichnungen herausfiltern, die von Unternehmen stammen, bei denen die Platzierung vom Umsatz abhängt oder bestimmt wird, den die verschiedenen Anbieter bei diesem Unternehmen generieren („Pay to Play“-Prinzip).

Es gibt extrem viele Websites, die nach dem „Pay to Play“-Prinzip agieren und bei denen die Bewertungskriterien ausschließlich darauf basieren, wieviel Geld die jeweiligen Anbieter jeden Monat beisteuern. Aus diesem Grund kommt es auch vor, dass die Bewertungen auf diesen Websites sich von Monat zu Monat drastisch unterscheiden – achten Sie also auf die Integrität der Quellen, auf die Sie Ihre Entscheidung stützen.

Bewertungen zu VoIP-Anbietern einholen

Lesen Sie zusätzlich zu den Berichten von Branchenanalysten auch Bewertungen der verschiedenen Anbieter und fragen Sie Ihre Kollegen nach deren Empfehlungen.

Es ist einfach, einen Anbieter nach persönlichen Vorlieben oder den Empfehlungen vertrauenswürdiger Kollegen auszuwählen. Die Erfahrungen, die Sie oder Ihre Kollegen in der Vergangenheit gemacht haben, sind in der Tat ein wichtiger Faktor bei der Beurteilung eines VoIP-Anbieters für Unternehmen. Es ist dennoch ratsam, sich – soweit möglich – anhand der Meinungen von IT-Experten aus dem ganzen Land (oder weltweit) einen umfassenderen Überblick zu erschaffen.

Möglicherweise entdecken Sie neue Vorteile, Nachteile, Funktionen, Einschränkungen, Anwendungsfälle usw., die Ihnen zuvor noch nicht bekannt waren. Wenn Sie sich nach einer gewissen Zeit erneut mit einem bestimmten Anbieter befassen, stellen Sie bei der Lektüre aktuellerer Berichte möglicherweise fest, dass sich der Markt verändert hat.

Wenn Sie genügend Daten gesammelt haben, vergleichen Sie Ihre Notizen und stellen Sie sie Ihren Wünschen und Anforderungen an Ihr VoIP-Telefonsystem gegenüber.

Bisher haben Sie bereits die Beurteilungen von Analysten, Ihre persönliche Erfahrung und die Empfehlungen Ihrer Kollegen berücksichtigt. Wahrscheinlich haben Sie Ihre Anbieterliste bereits ausgedünnt. Doch wie geht es jetzt weiter?

Vorgeschichte und Beständigkeit der Anbieter prüfen

Sie müssen darauf vertrauen können, dass Ihr VoIP-Anbieter Sie auch langfristig unterstützt wird. Nehmen Sie erwiesenermaßen langlebige Unternehmen in die engere Auswahl. Warum? Sie haben ihre Fähigkeit zur Anpassung an sich verändernde Technologien, Trends, Marktgegebenheiten, wirtschaftliche Einflüsse, Wettbewerber und selbst an interne Schwierigkeiten wie organisatorische Probleme oder finanzielle Herausforderungen unter Beweis gestellt.

Unternehmen, die stürmische Zeiten überstanden haben und stärker daraus hervorgegangen sind, haben etwas für sich.

Sie können es sich nicht leisten, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das bei externem wirtschaftlichen oder internem finanziellen Druck zusammenbricht. Wenn Ihre Investition Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, sollten Sie für eine erfolgreiche Zukunft sicherstellen, dass Sie in die richtige Kombination aus felsenfester Stabilität und Innovation investieren. Anderenfalls könnten die unglaublichen IT-Ressourcen, in die Sie heute investieren, bereits morgen zur nicht unterstützten Altlast werden.

Integrationsmöglichkeiten und Interoperabilität berücksichtigen

Selbst der beste Anbieter der Welt wird Sie nicht weit bringen, wenn Sie Ihre CRM-, CMS- und anderen Systeme nicht in Ihr VoIP-Telefonsystem integrieren können.

Achten Sie darauf, dass das Produkt Ihres Anbieters mit Ihren bestehenden Systemen – sowohl hardware- als auch softwareseitig – zusammenspielt. Wie hat der Anbieter Ihre Anwendungen zuvor integriert? Fragen Sie Ihren Anbieter nach Empfehlungen und Beispielen, um sicherzustellen, dass er das liefern kann, was Ihr Unternehmen benötigt.

Sich über die verfügbaren VoIP-Funktionen informieren

Auch hier gilt: Selbst der allerbeste Anbieter muss außen vorgelassen werden, wenn die von ihm gebotenen Funktionen nicht Ihre Anforderungen erfüllen. Befassen Sie sich stattdessen näher mit einem anderen Anbieter, dessen Funktionsangebot besser zu Ihnen passt.

Prüfen Sie, welche Funktionen die VoIP-Plattform, über die Sie sich informieren, als Grundausstattung enthält, welche zugebucht werden können und welche überhaupt nicht angeboten werden. Vergleichstabellen zu verschiedenen Anbietern können hierbei sehr hilfreich sein.

Preise vergleichen

Inzwischen haben Sie Ihre Liste vermutlich auf einige wenige verbleibende Wettbewerber reduziert. Vielleicht hebt sich einer davon ein bisschen von den anderen ab, vielleicht ist es aber auch noch zu früh, um eine Aussage zu treffen.

Liegt das VoIP-Telefonsystem, dessen Kauf Sie erwägen, innerhalb Ihres zugewiesenen Budgets? Sichten Sie die Preise auf der Website des Anbieters, oder nehmen Sie Kontakt auf und fordern Sie ein individuelles Angebot für Ihr Unternehmen an.

Produktmerkmale in einer Vorführung überprüfen

Denken Sie daran, bei dem für Sie zuständigen Kundenbetreuer um eine Vorführung zu bitten, bevor Sie einem Anbieter den Zuschlag erteilen. Auf diese Weise prüfen Sie, ob das Telefonsystem genauso benutzerfreundlich und effektiv ist, wie Sie es erwarten.

Einen Anbieter auswählen

Die Auswahl eines Telefonsystemanbieters ist eine ernste Entscheidung, die tagtäglich Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben wird. Aufgrund der sich ständig verändernden Technik kann es außerdem eine recht schwierige Entscheidung sein. Doch wenn Sie diese Checkliste befolgen, wird es Ihnen leichter fallen, eine fundierte Entscheidung hinsichtlich des VoIP-Anbieters für Ihr Unternehmen zu treffen.

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Der digitale Wandel hat für Unternehmen und IT-Verantwortliche mittlerweile höchste Priorität. In der heutigen Geschäftswelt gründet sich die nachhaltige Marktführerschaft eines Unternehmens nicht mehr allein auf die besten Produkte oder die besten Mitarbeiter. Um Marktführer werden zu können, kommt es auch auf Agilität und die schnelle Anpassung an sich rasch entwickelnde Markttrends an. Unternehmen, die den Anforderungen eines sich schneller denn je verändernden dynamischen Geschäftsklimas nicht gewachsen sind, werden stark zu kämpfen haben.

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