WAS IST COLLABORATION ODER VOIP-GESTÜTZTE ZUSAMMENARBEIT?

Im Kontext geschäftlicher Kommunikationssysteme wird unter Zusammenarbeit (oder Collaboration) die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Kollegen und Kunden mithilfe von VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) verstanden. Über verschiedene Methoden wie Telekonferenzen, Video- oder Text-Chat sowie normale Telefonanrufe können Menschen miteinander in Kontakt treten, und hilfreiche Zusatzfunktionen und Tools erleichtern die Zusammenarbeit weiter.

So erleichtern VoIP-Systeme die Zusammenarbeit

 
In einem VoIP-System werden alle Kommunikationskanäle über eine zentrale Schnittstelle gehostet, sodass die Teammitglieder mühelos zwischen Kommunikationskanälen oder Tools wechseln können, ohne jeweils eine andere Software verwenden zu müssen. Da alle Teammitglieder auf dieselbe Technologie zugreifen können, lassen sich Informationen zu Projekten, Kunden oder Produkten problemlos über Bürostandorte, Länder oder gar Kontinente hinweg teilen. Features wie Anmerkungen in Dateien und Omnichannel-Contact Center unterstützen die Teammitglieder bei einer effektiven Zusammenarbeit, denn jeder kann von der eigenen Workstation zur Problemlösung beitragen und Informationen werden sofort mit allen weiteren Beteiligten geteilt. Angenommen, ein Agent notiert sich im Live-Chat Informationen zu einem Kundengespräch. Diese Informationen können dann mit dem Callcenter-Agenten geteilt werden, der den späteren Telefonanruf des Kunden entgegennimmt, sodass der neue Agent sofort weiß, worum es geht, und die Fragen des Kunden schneller beantworten kann.
 

Anwendungsbeispiele für VoIP-gestützte Zusammenarbeit

 
VoIP-gestützte Zusammenarbeit erleichtert und beschleunigt den geschäftlichen Austausch, denn mit ihr ist Folgendes möglich:

• Freigeben und Kommentieren von Dateien
• Aufzeichnung von Anrufen und Videokonferenzen zur späteren Freigabe und Referenz
• Erstellen einer Referenzbibliothek aus den aufgezeichneten Konferenzen und Webinaren
• Problemlose Skalierbarkeit des Systems in beide Richtungen

Zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit

 
Einige Collaboration-Systeme bieten zusätzliche Funktionen, die sich zum Teil anpassen lassen und das Erlebnis noch benutzerfreundlicher gestalten, zum Beispiel:

• Bandbreitenmanagement: Sie als Benutzer entscheiden, wie viel Bandbreite den verschiedenen Kommunikationskanälen jeweils zugewiesen wird.
• Verbindung mit anderen Apps: Ein VoIP-gestütztes Collaboration-System kann die Integration von Projektmanagement-Apps und anderen Tools umfassen, sodass die Benutzer auch deren Funktionen nutzen können.
• Spracherkennung (Sprache-in-Text) und Sprachsynthese (Text-zu-Sprache): Benutzer können die einzugebenden Wörter sprechen, oder sie können sich das von anderen Gesagte automatisch als Transkript auf dem Bildschirm anzeigen lassen.

  
Öffnet sich ein Unternehmen für die VoIP-gestützte Zusammenarbeit, werden die Mauern eingerissen, die zuvor zwischen Teammitgliedern und Kunden standen. Die Kommunikation im Team verbessert sich, der Austausch von Ideen blüht auf und die Kundenbetreuung wird effektiver.