WAS IST EINE VIRTUELLE KONFERENZ?

Eine virtuelle Konferenz ist ein virtuelles Meeting in Echtzeit mit zwei oder mehr Teilnehmern an verschiedenen Standorten (im näheren Umkreis oder auch in verschiedenen Ländern) über eine Konferenzbrücke. Die Konferenzgespräche können über eine Verbindung mit Transmission Control Protocol (TCP), Internet Protocol (IP) oder Voice over Internet Protocol (VoIP) abgehalten werden. Dies ist eine Standardfunktion bei den meisten Geschäftskommunikationssystemen.

Konferenzformate

 
Die wichtigsten Konferenzformate sind Audio- oder Telekonferenzen und Videokonferenzen. Weitere Varianten umfassen Webinare, Webtouren und virtuelle Unterrichtsräume. Konferenzen finden entweder über ein Punkt-zu-Punkt-System oder ein Mehrpunktsystem statt. Punkt-zu-Punkt-Systeme dienen zur Kommunikation zwischen zwei Teilnehmern, während Mehrpunktsysteme für mindestens drei Teilnehmer konzipiert sind.

So funktionieren Konferenzen

 
Als Veranstalter einer Audiokonferenz müssen Sie die Nummern für die Konferenzschaltung abrufen, Standardsprache und PIN-Länge festlegen, Einwahlnummern für Ihre Teilnehmer erstellen und Einladungen versenden. Um an einer Telekonferenz teilzunehmen, wählen Sie Ihre Einwahlnummer und geben Ihre eindeutige Teilnehmer-ID ein. Für eine Videokonferenz benötigen Sie ein Smartphone oder einen Laptop sowie einen Videokonferenzdienst. Senden Sie Ihren Gästen eine Konferenzeinladung mit dem Konferenztermin, einer Einwahlnummer und einem Zugangscode. Legen Sie auch frühzeitig eine Tagesordnung fest, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Um an einer Videokonferenz eines anderen Gastgebers teilzunehmen, wählen Sie Ihre Einwahlnummer und geben Ihren Zugangscode ein.

Vorteile virtueller Konferenzen

 
Eine virtuelle Konferenz hat mehrere Vorteile:

• Störende Hintergrundgeräusche und Unterbrechungen lassen sich durch Stummschaltung der Teilnehmer über Tastaturbefehle vermeiden.
• Sie können Ihre Meetings aufzeichnen und die Aufzeichnung später zur Referenz nutzen oder anderen zugänglich machen, die nicht live teilnehmen konnten.
• Unnötige Geschäftsreisen entfallen. So sparen Sie Ressourcen, Zeit und Geld.
• Sie können Dateien mit den Teilnehmern teilen, und Teilnehmer mit den entsprechenden Zugriffsrechten haben die Möglichkeit, sofort Änderungen daran vorzunehmen.
• Teilnehmer können sich über diese Änderungen in Echtzeit im Video-Feed austauschen.