WAS IST DIE DATEIFREIGABE?

Die Dateifreigabe ist ein Produktivitätstool, mit dem ausgewählte Benutzer Dateien von fern mit anderen teilen können. Dateien können entweder für einzelne Personen oder für ein gesamtes Unternehmen freigegeben werden. Fast alle Dateiformate lassen sich so freigeben, zum Beispiel Textdokumente, Bild-, Audio- und Videodateien, PowerPoint-Präsentationen usw.
 

Vorteile der Dateifreigabe

 
Durch die Dateifreigabe steigt die Produktivität im Team und sie ist besonders für Remote-Arbeiter nützlich. Anstatt Dateien umständlich als E-Mail-Anhänge hin- und herzuschicken, können Teammitglieder auf den Speicherort der freigegebenen Dateien zugreifen und dort jeweils die aktuelle Version aufrufen. Und da die meisten Dateifreigabesysteme über die Cloud laufen, werden Datei-Backups und Systemadministration ebenfalls einfacher und günstiger. Nicht zuletzt führt der Zugriff auf die jeweils aktuellen Dateien im freigegebenen Laufwerk auch zu Kostensenkungen, weil weniger Fehler passieren, denn falsche geschäftliche Entscheidungen auf Grundlage veralteter Informationen werden verhindert.
 

So funktioniert die Dateifreigabe

 
In der Regel werden Dateien über einen cloudbasierten Server freigegeben. Je nach Verwendungszweck der Dateien kann der Zugriff für den gesamten Server, nur für bestimmte Ordner innerhalb des Servers oder für einzelne Dateien gewährt werden. Diese Berechtigungen lassen sich auch individuell anpassen, wenn beispielsweise nicht alle Benutzer Zugriff auf die gleichen Dateien haben sollen. Sobald Benutzer Zugriff auf das freigegebene Laufwerk (oder einen Teil davon) haben, können sie Arbeitsdateien in die Cloud hochladen. Alle anderen Benutzer, die ebenfalls auf den Dateispeicherort zugreifen können, haben automatisch Zugriff auf die Datei. Der Dateieigentümer oder -verfasser kann die Zugriffsrechte allerdings auch auf individueller Basis zuweisen.

Für wen ist die Dateifreigabe hilfreich?

 
Projektteams, vor allem verteilt arbeitende Teams, schätzen besonders, wie flexibel und unkompliziert die Zusammenarbeit mit freigegebenen Dateien ist.

IT-Teams freuen sich ebenfalls über die Dateifreigabefunktion, denn mit einem freigegebenen Laufwerk sinkt die Anzahl der Dateien im Umlauf und damit der Speicherbedarf innerhalb des Unternehmensnetzwerks.

Auch für Management-Teams zahlt sich die Dateifreigabe aus, da ihre direkten Mitarbeiter damit schneller auf benötigte Informationen zugreifen und so selbstständiger arbeiten können. So werden Abläufe gestrafft und die Produktivität im Unternehmen steigt.