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Mit der Sprachaufzeichnung werden alle Wortmeldungen in einem Telefongespräch aufgezeichnet. Die meisten Geschäftskommunikationssysteme verfügen über diese Funktion, die auch als Anrufaufzeichnung oder Sprachprotokollierung bezeichnet wird.
Die Sprachaufzeichnung erfolgt mithilfe eines Sprachrecorders – einer digitalen Vorrichtung, die den Inhalt eines Telefonanrufs aufzeichnet und die Daten zur späteren Verwendung speichert. Da die Aufzeichnungen digital sind, können sie für einen bestimmten Zeitraum auf den lokalen Unternehmensservern gespeichert und danach automatisch gelöscht werden, oder sie werden zur Dokumentation der eingehenden Telefonanrufe in der Cloud gesichert.
Die Aufzeichnung eines Gesprächs kann im Unternehmen für verschiedene Zwecke genutzt werden. Vorgesetzte können sie analysieren und zur Mitarbeiterbeurteilung sowie für Schulungszwecke einsetzen, während sie für die Mitarbeiter selbst ein Hilfsmittel zur Reflexion und kontinuierlichen Weiterbildung ist. Bei Konflikten mit Kunden kann anhand der Aufzeichnungen geprüft werden, was genau besprochen wurde, und kommt es tatsächlich zu einem Gerichtsverfahren, dienen die Aufzeichnungen als wertvolles Beweismaterial.
Sprachaufzeichnungsfunktionen sind eine wertvolle Ergänzung Ihrer geschäftlichen Telefonanlage, allerdings generieren sie große Datenmengen, die nachträglich verarbeitet und katalogisiert werden müssen, wenn dies nicht von Anfang an geschieht. Um nicht vom Verwaltungsaufwand überrollt zu werden, sollten Sie deshalb folgende Zusatzfunktionen implementieren: