WAS IST SPRACHAUFZEICHNUNG?

Mit der Sprachaufzeichnung werden alle Wortmeldungen in einem Telefongespräch aufgezeichnet. Die meisten Geschäftskommunikationssysteme verfügen über diese Funktion, die auch als Anrufaufzeichnung oder Sprachprotokollierung bezeichnet wird.
 

Wie funktioniert die Sprachaufzeichnung?

 
Die Sprachaufzeichnung erfolgt mithilfe eines Sprachrecorders – einer digitalen Vorrichtung, die den Inhalt eines Telefonanrufs aufzeichnet und die Daten zur späteren Verwendung speichert. Da die Aufzeichnungen digital sind, können sie für einen bestimmten Zeitraum auf den lokalen Unternehmensservern gespeichert und danach automatisch gelöscht werden, oder sie werden zur Dokumentation der eingehenden Telefonanrufe in der Cloud gesichert.
 

Vorteile der Sprachaufzeichnung

 
Die Aufzeichnung eines Gesprächs kann im Unternehmen für verschiedene Zwecke genutzt werden. Vorgesetzte können sie analysieren und zur Mitarbeiterbeurteilung sowie für Schulungszwecke einsetzen, während sie für die Mitarbeiter selbst ein Hilfsmittel zur Reflexion und kontinuierlichen Weiterbildung ist. Bei Konflikten mit Kunden kann anhand der Aufzeichnungen geprüft werden, was genau besprochen wurde, und kommt es tatsächlich zu einem Gerichtsverfahren, dienen die Aufzeichnungen als wertvolles Beweismaterial.
 

Zusätzliche Sprachaufzeichnungsfunktionen

 
Sprachaufzeichnungsfunktionen sind eine wertvolle Ergänzung Ihrer geschäftlichen Telefonanlage, allerdings generieren sie große Datenmengen, die nachträglich verarbeitet und katalogisiert werden müssen, wenn dies nicht von Anfang an geschieht. Um nicht vom Verwaltungsaufwand überrollt zu werden, sollten Sie deshalb folgende Zusatzfunktionen implementieren:

• Anrufkennzeichnung und -kategorisierung: Anrufe können automatisch mit dem Mitarbeiternamen, Anrufdatum oder anderen für die Anrufkategorisierung relevanten Informationen gekennzeichnet werden.
• Aufzeichnung in mehreren Formaten: Sobald ein aufgezeichneter Anruf gespeichert wurde, kann der digitale Recorder die Anrufdatei zwecks größerer Kompatibilität mit anderen Unternehmenssystemen in eine Reihe verschiedener Dateiformate umwandeln.
• Automatisches Dateirouting: Nach der Aufzeichnung eines Anrufs kann das System die Datei zur Speicherung oder weiteren Prüfung automatisch anhand festgelegter Regeln oder Kennzeichnungen in bestimmte Verzeichnisse leiten.