WAS IST PERSONALEINSATZPLANUNG?

Bei der Personaleinsatzplanung handelt es sich um die Ausarbeitung von Zeitplänen für die Mitarbeiter und Teammitglieder in einem Unternehmen. In der Regel werden dabei verschiedene Variablen wie Mitarbeiteranzahl, prognostizierte Zu- oder Abnahme des Arbeitsaufkommens, saisonale Schwankungen und zeitzonenübergreifende Mitarbeiterverfügbarkeit berücksichtigt. Zusätzlich zur manuellen Anpassung gemäß diesen Variablen unterstützt die Planungssoftware üblicherweise mithilfe einer detaillierten laufenden Analyse der Planungshistorie die Terminplanung im Unternehmen. Insbesondere in einem komplexen Arbeitsumfeld wie einem Callcenter können die daraus und aus ähnlichen von der Software generierten Berichten gewonnenen Erkenntnisse der Personalabteilung dabei helfen, ihre Planungsstrategie zu optimieren.

Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung?

 
Personalplaner geben die Personal- und Planungsvariablen in eine Anwendung für die Personaleinsatzplanung ein. Anhand verschiedener Berichte zur Personaleinsatzoptimierung (Qualitätsmanagement, Kundenanalyse und Aufgabenprognose) kann Ihr Team dann die Einsatzplanung vornehmen und die Informationen in gedruckter Form, über eine Website oder eine Intranetseite im Unternehmen verbreiten.

Vorteile der Personaleinsatzplanung

• Effizientere Planung: Mit einer Software zur Personaleinsatzplanung kann Ihr Unternehmen Einsatzpläne erstellen, die genau auf die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter zugeschnitten sind. So sparen Sie Geld und Ihr Team arbeitet unter optimalen Bedingungen.
• Bessere Personalentscheidungen: Die Planung der Mitarbeiterverfügbarkeit in mittleren und großen Unternehmen ist eine erstaunlich komplexe Angelegenheit, die durch saisonale Schwankungen, Zeitzonenunterschiede und unerwartete Nachfrageverschiebungen nicht gerade erleichtert wird. Die Analysefunktionen der Personaleinsatzplanung bieten Einblicke, die mit einer manuellen Analyse nicht möglich wären.
• Einhalten gesetzlicher Bestimmungen: Eine Software zur Personaleinsatzplanung trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterklassifizierung vollständig erfüllt, und liefert so eine solide Grundlage für ein zukünftiges Unternehmenswachstum und die damit einhergehende Vergrößerung der Belegschaft.

Zusätzliche Funktionen zur Personaleinsatzplanung

Die Möglichkeit, Schichten zu tauschen, ist je nach Größe und Flexibilität Ihrer Belegschaft eine nützliche Funktion, mit der Teammitglieder einzelne oder alle Schichten innerhalb eines bestimmten Zeitraums tauschen können, ohne die Personalabteilung hinzuziehen zu müssen – die dadurch erheblich entlastet wird. Das kompetenzbasierte Routing ist eine weitere Zusatzfunktion, die besonders von Unternehmen geschätzt wird, die Callcenter betreiben. Dabei werden eingehende Anrufe automatisch an denjenigen Agenten weitergeleitet, der die passenden Kenntnisse zur Bearbeitung der jeweiligen Kundenanfrage hat. Diese Funktion kann die professionelle Kundenbetreuung und Reaktionsschnelligkeit in Ihrem Callcenter verbessern.