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Bei einem Blick auf die tatsächlichen Kosten ihres aktuellen Kommunikationssystems sind Unternehmen häufig schockiert. Während die Kosten für Hardware und Wartung immer einkalkuliert werden, sind es gerade die aufgrund veralteter Technologie entgangenen Chancen, entstehenden Produktivitätseinbußen und Kommunikationspannen, die sich bei vielen Systemen zu horrenden Beträgen summieren und häufig außer Acht gelassen werden.
Tatsächlich ergaben Untersuchungen für den 2017 Workplace Productivity and Communications Technology Report, dass fast 15 % der Gesamtarbeitszeit durch ineffiziente oder schlechte Kommunikation verschwendet wird. Da Mitarbeiter etwa zwei Drittel ihres Arbeitstages mit kommunikativen Tätigkeiten befasst sind, überrascht dieses Ergebnis nicht.
Insbesondere kleinere Unternehmen können sich so viel verschenkte Zeit nicht leisten und profitieren deshalb von der Bereitstellung einer flexiblen, effizienten und zukunftssicheren Kommunikationslösung. Doch wie gelingt ihnen das?
Schauen wir uns hierzu folgendes Beispiel an:
In einem Hotel mit 150 Zimmern kam ein zehn Jahre altes Kommunikationssystem zum Einsatz, das dem geschäftlichen Erfolg im Weg stand. Die ständigen Wartungsarbeiten waren teuer und die Verwaltung schwierig und zeitaufwändig, sodass das System erhebliche Ressourcen verschlang.
Zudem bot es lediglich einen begrenzten Funktionsumfang. Einfache Vorgänge wie automatisierte Weckrufe oder flexible Arbeitsmodelle für das Büropersonal, z. B. das Arbeiten von zuhause, waren einfach nicht möglich. Darüber hinaus fehlte die notwendige Flexibilität für eine effektive Skalierung, um die Expansionspläne von Jane, der Inhaberin des Hotels, zu ermöglichen,
Als Jane beschloss, diese Probleme durch die Modernisierung ihres Kommunikationssystems anzugehen, war sie wegen des Investitionsumfangs zunächst besorgt – für ein kleines Unternehmen zählt schließlich jeder Cent. Nach sorgfältiger Recherche und Prüfung fand Jane jedoch eine innovative, kosteneffektive Lösung, die auch noch einfach bereitgestellt werden kann: das MiVoice Office 400 Kommunikationssystem auf der neuen SMB Controller Hardwareplattform.
Zur Optimierung der Abläufe im Hotel investierte Jane zudem in verschiedene, eigens für das Gastgewerbe konzipierte Anwendungen. Dazu gehörten eine integrierte, webbasierte App für die Rezeption, eine App für Gästeservices und eine App für das Property-Management.
Die so erzielten Verbesserungen waren sofort feststellbar:
Flexibilität
Jane kann ihr Hotel nun um weitere Standorte erweitern oder externe Mitarbeiter in anderen Ländern beschäftigen, weil die offene und anpassbare Infrastruktur der Lösung die Bereitstellung an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern unterstützt.
Neue Benutzer, Geräte, Anwendungen und Funktionen können jederzeit einfach hinzugefügt werden. Zudem ist eine große Bandbreite ergänzender branchenspezifischer Lösungen verfügbar, mit denen Jane bei Bedarf den Funktionsumfang erweitern kann. Das umfasst auch mittels MiVoice Border Gateway bereitgestellte Teleworker Funktionen, dank denen Mitarbeiter auf jedem Gerät an jedem beliebigen Ort mit funktionierender Internetverbindung arbeiten können und dabei stets über dieselbe Nummer erreichbar sind.
Effizienz
Da es sich um ein intern gehostetes Komplettsystem handelt, werden alle Abläufe optimiert – von der Nutzung integrierter Webanwendungen, die keine Installation erfordern und immer auf dem neusten Stand sind, bis hin zur nahtlosen Integration mobiler Endgeräte. Jane kann mit den Funktionen zur Anrufsteuerung und der integrierten Voicemailbox sogar die Erreichbarkeit kontrollieren.
Dank zusätzlichen Funktionen wie dem Anrufen per Mausklick und automatisierten Weckrufen sparen Mitarbeiter jeden Tag ein bisschen Zeit, die sich schnell addiert.
Zukunftssicherheit
Aufgrund der standardisierten Schnittstelle für die Integration moderner Anwendungen und Endgeräte und der Fähigkeit, das System mittels integriertem SIP über einen Internetanschluss an das öffentliche Telefonnetz anzubinden, ergeben sich für Jane zahlreiche weitere Möglichkeiten. Sie konnte sogar einige vorhandene Telefone von Drittanbietern sowie ihr vorhandenes Property-Management-System weiter verwenden, sodass die Investitionskosten auf ein Minimum beschränkt wurden.
Dank des neuen SMB Controller als Hardwareplattform ist die Lösung ebenfalls für CloudLink ausgelegt, einer Suite von Mitel Anwendungen der nächsten Generation. Nun ist Janes Hotel bestens für die steten technologischen Fortschritte gerüstet und sie kann agil reagieren, ohne gleich ihr Budget zu sprengen.
Letztlich hängen die wahren Kosten eines Kommunikationssystems im Wesentlichen von seiner Fähigkeit ab, den Zeit- und Ressourceneinsatz zu optimieren und sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Sollten Sie eine Aufrüstung Ihres Systems in Erwägung ziehen, berücksichtigen Sie zusätzlich zu den Kosten für die Hardware auch das Einsparpotenzial, das sich langfristig aus höherer Flexibilität, Effizienz und Zukunftssicherheit ergibt.
Die neue Version von MiVoice Office 400 basiert auf modernster Technik und einer ebenso aktuellen Hardwareplattform, dem SMB Controller (SMBC). Unternehmen, die auf diese Lösung setzen, bleiben noch über Jahre hinweg zukunftssicher.
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