Wir alle nutzen Technologien, um uns an neue Entwicklungen anzupassen, und Unternehmen bilden dabei keine Ausnahme. Die Art, wie wir diese Technologien einsetzen, unterliegt jedoch einem immer schnelleren Wandel. Zugleich üben das Verhalten und die Erwartungen der Verbraucher einen zunehmenden Einfluss auf Unternehmen aus, indem sie neue Anforderungen und neue Formen der Geschäftstätigkeit schaffen. Um uns anpassen zu können, müssen wir jedoch zunächst alle Variablen kennen. Deshalb werden wir uns im Folgenden eingehender mit mehreren wichtigen Trends beschäftigen, die die Online-Zusammenarbeit in Unternehmen in ihrer bisherigen Form vollkommen auf den Kopf stellen.
1. Verstärktes Zurückgreifen auf externe Ressourcen
Je nach Größe, Prioritäten und Richtlinien eines Unternehmens wird eine große Bandbreite von Aufgaben und Funktionen an Freiberufler und externe Berater ausgelagert. Diese externen Ressourcen sollen in KMU wie auch in Großunternehmen in geschäftlichen Belangen möglicherweise erforderliche neue Sichtweisen einbringen und die Unternehmen mit Service- und Beratungsleistungen unterstützen. In einigen Unternehmen werden Funktionen ausgelagert, um Kapazitäten je nach Bedarf schnell zu erweitern oder zu verringern und so die geschäftliche Agilität und Flexibilität zu verbessern.
Tatsächlich ergab eine kürzlich von der SMB Group durchgeführte Umfrage über die Kommunikation in Unternehmen, dass 28 Prozent der KMU im Jahr 2016 ihr IT-Management an Drittanbieter, Auftragnehmer oder Beratungsfirmen ausgelagert haben. Und ein Großteil dieser ausgelagerten Funktionen wird außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens ausgeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Unterstützung durch Freiberufler, Beratungsfirmen oder sonstige Dritte in Anspruch nehmen, robuste Tools für die Online-Zusammenarbeit benötigen, um ihre externen Ressourcen sowohl untereinander als auch mit den unternehmensinternen Mitarbeitern zu vernetzen und eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen.
2. Der fortschreitende Wandel zur Solopreneurship*
Der Trend in Unternehmen, verstärkt auf externe Ressourcen zu setzen, geht Hand in Hand mit einer steigenden Anzahl von Solopreneuren. Solopreneure führen und steuern ihr eigenes Ein-Mann-Unternehmen und erbringen häufig Auftragsarbeiten oder Beratungsdienstleistungen. Dabei haben sie sich oftmals auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert. Da immer mehr Berufstätige als Solopreneure agieren, insbesondere solche mit großem Fachwissen zu speziellen Marktnischen, müssen sich Unternehmen zunehmend außerhalb ihrer eigenen vier Wände umsehen, um ihren Bedarf an spezialisierten Fachkräften zu decken.
Wie alle anderen externen Arbeitskräfte müssen auch Solopreneure mit den Unternehmen zusammenarbeiten, von denen sie beauftragt werden. Deshalb gehört die Fähigkeit, neue Benutzer schnell in das vorhandene Netzwerk zu integrieren und auf den neusten Stand zu bringen, zu den wichtigsten Anforderungen, die ein Tool für die Online-Zusammenarbeit im Unternehmen erfüllen muss.
Darüber hinaus sollten Tools zur Online-Zusammenarbeit benutzerfreundlich sein, damit Solopreneure keine Experten für obskure Software sein müssen, um sich an der Projektarbeit zu beteiligen. Stattdessen können sie weiterhin die Werkzeuge verwenden, die den meisten Nutzen für sie bringen.
*Solopreneur = Solounternehmer (Solo + Entrepreneur)
3. Der steigende Bedarf an cloudfähigen und für Mobilgeräte optimierten Lösungen
Vor dem Hintergrund höherer Konnektivität, der zunehmenden Verbreitung von Smartphones und Tablets und der fortschreitenden Globalisierung ist das Thema Mobilität für viele Unternehmen zu einem entscheidenden Faktor geworden. Aufgrund des Einsatzes moderner cloudbasierter Technologien wird unsere Arbeitsweise heute durch das bestimmt, was wir tun, und nicht mehr länger durch den Ort, an dem wir es tun. Dateien und sonstige Ressourcen, die bisher an einen festen Standort (das Büro) gebunden waren, stehen an jedem beliebigen Ort mit einer annehmbaren Internetverbindung zur Verfügung.
Damit haben auch Tools zur Online-Zusammenarbeit eine bisher ungeahnte Bedeutung erreicht, um alle Beteiligten – das interne Personal, die Mitarbeiter im Außendienst oder Home Office und die externen Arbeitskräfte – für eine produktive Zusammenarbeit miteinander zu vernetzen. Die Hersteller von Tools zur Online-Zusammenarbeit beginnen verstärkt über den Einsatz in einer traditionellen Büroumgebung hinaus zu denken, um alle diese modernen Arbeitsmodelle zu ermöglichen und zu fördern. Und cloudbasierte Tools sind die natürliche Wahl für diese neue Form der Mobilität.
4. Flexible Arbeitszeitmodelle
Bedingt durch die heutige globale Wirtschaft und die Bedeutung, die viele Arbeitnehmer inzwischen wieder einer höheren Lebensqualität beimessen, erfreuen sich zeitlich flexible Arbeitsmodelle zunehmender Beliebtheit und machen zugleich eine Überarbeitung bisheriger Tools für Online-Zusammenarbeit erforderlich.
Für die produktive Projektarbeit über unterschiedliche Zeitzonen, Städte und Länder hinweg müssen alle Beteiligten untereinander vernetzt sein. Das bringt unter Umständen auch Telefonate mit Kollegen oder Partnern auf der anderen Seite des Globus um 6 Uhr früh oder 10 Uhr abends mit sich – und das lässt sich von zuhause natürlich wesentlich unkomplizierter und komfortabler bewerkstelligen als im Büro.
Diese zeitlich flexiblen Arbeitsmodelle bieten auch den vernetzten Arbeitnehmern selbst wesentliche Vorteile. So stellen dringende oder lästige private Erledigungen, zum Beispiel Arzttermine, die Pflege der kranken Kinder, Handwerkerbesuche usw., selbst zu ungünstigen Zeiten kein Problem dar – sofern Software zur Online-Zusammenarbeit verfügbar ist, mit der Arbeitnehmer jederzeit und überall tätig sein können. Zudem können Aufgaben auch außerhalb der üblichen Bürozeiten fertiggestellt werden, um keine Produktivität einzubüßen.
5. Notwendigkeit von Konsolidierungen und Einsparungen bei Immobilien
Immobilien können sich für Unternehmen als äußerst kostspielig erweisen, wenn man bedenkt, dass sich in einigen städtischen Gebieten die Grundmieten für Büroflächen auf 100 Euro und mehr pro Quadratmeter belaufen. Dadurch addieren sich die Kosten für 10 Quadratmeter Bürofläche mancherorts schnell auf weit über 12.000 Euro pro Jahr.
Die Kosten für die Bürofläche können leicht einen beträchtlichen Teil des Unternehmensergebnisses auffressen. Durch die Möglichkeit, externe Arbeitskräfte einzusetzen, behalten Unternehmen jedoch ihre Immobilienkosten im Griff, da der Platzbedarf insgesamt sinkt und die Notwendigkeit eines Umzugs usw. entfällt.
Doch auch diese externen Arbeitskräfte müssen auf dem Laufenden gehalten werden und effektiv mit anderen zusammenarbeiten können. Ohne ein leistungsstarkes Tool zur Online-Zusammenarbeit, das speziell auf die Einbindung ausgelagerter Funktionen abgestimmt ist, wird den externen Arbeitskräften die produktive Interaktion sowohl untereinander als auch mit ihren Inhouse-Kollegen maßgeblich erschwert.
6. Fachkräftemangel
Sollten Sie einen Experten in einem bestimmten Fachgebiet benötigen, ist es durchaus denkbar, dass das betreffende Fachgebiet sehr klein ist und darauf spezialisierte Fachkräfte nicht gerade um die Ecke zu finden sind. Einige sind dann vielleicht bereit umzuziehen. Viele jedoch nicht. Wenn der von Ihnen verzweifelt benötigte Experte unbedingt an Ort und Stelle bleiben will, müssen Sie Zugeständnisse machen, um seine Dienste dennoch in Anspruch nehmen zu können. Oder Sie müssen ihn mit flexiblen Arbeitszeitmodellen ködern, um ihn für Ihr Anliegen zu gewinnen. In jedem Fall erhöht dieser Fachkräftemangel den Druck auf Unternehmen, zuverlässige Tools zur Online-Zusammenarbeit einzusetzen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
7. Wanderlust oder der Wunsch nach einer Entsendung ins Ausland
Haben Sie schon mal eine Folge der US-Realityshow „House Hunters International“ gesehen? Darin werden nicht länger nur Auswanderer begleitet, die ihren Ruhestand an einem exotischen Strand bei sanfter Meeresbrise verbringen möchten.
Mehr und mehr Teilnehmer der Show bestehen aus Berufstätigen, die durch die Welt reisen oder dauerhaft im Ausland leben und ihre derzeitige Arbeit dennoch weiterhin ausüben möchten. Aufgrund dieses wachsenden Trends setzen clevere Unternehmen verstärkt auf Online-Zusammenarbeit, um ihre Spitzenkräfte mit der Freiheit, an jedem beliebigen Ort arbeiten zu können, bei der Stange zu halten.
8. Lösung von Problemen bei der ersten Kontaktaufnahme
Die steigenden Erwartungen an den von Unternehmen angebotenen Kundenservice haben enormen Einfluss auf den Bedarf an Tools zur Online-Zusammenarbeit. Kunden möchten über viele verschiedene Kanäle mit Unternehmen interagieren, sodass es für diese unerlässlich geworden ist, möglichst viele Kommunikationskanäle anzubieten und effektiv zu steuern.
Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie ein Unternehmen kontaktierten, um eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, ein Problem zu melden oder Informationen einzuholen. Viele Mitarbeiter im Kundendienst, mit denen Sie per Telefon oder Chat kommunizieren, werden Sie einen kurzen Moment in die Warteschlange stellen, um mit der Hilfe von Kollegen einen Experten ausfindig zu machen, der Ihre Frage kompetent beantworten kann. Diese Art der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit verbessert die Kundenzufriedenheit, verkürzt die Reaktionszeit, ermöglicht die Problemlösung bereits beim ersten Kontakt und steigert die Produktivität der Kundendienstmitarbeiter.
Das führt zu glücklichen Kundendienstmitarbeitern, glücklichen Unternehmen und glücklichen Kunden.
9. Nutzung privater Geräte für geschäftliche Zwecke
Wenig überraschend gehört auch die Nutzung privater Geräte für geschäftliche Zwecke, bekannt als BYOD (Bring Your Own Device), zu den Trends, die die Online-Zusammenarbeit künftig maßgeblich mitgestalten werden. Kurz gesagt sind Unternehmen, die BYOD-Konzepte unterstützen, auf ein Tool zur Online-Zusammenarbeit angewiesen, das auf einer Vielzahl unterschiedlicher Plattformen, Smartphones, Tablets und Computer genutzt werden kann.
BYOD hat zudem den Bedarf an Tools zur Zusammenarbeit steigen lassen, die für Mobilgeräte optimiert sind („Mobile first“-Ansatz) oder zumindest auf diesen ausgeführt werden können. Dafür ist jedoch eine benutzerfreundliche Oberfläche erforderlich, die intuitiv und mühelos bedient werden kann. Andernfalls werden Benutzer ihrer schnell überdrüssig, sodass letztlich die Produktivität leidet oder der Entstehung einer Schatten-IT Tür und Tor geöffnet wird.
Die Arbeitswelt von heute durchlebt einen rasanten Wandel, der die Art, wie wir online zusammenarbeiten, vollkommen auf den Kopf stellen wird. Clevere Unternehmen und kluge Technologieanbieter werden sich auf diese Entwicklung einstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und produktives und effektives Arbeiten zu gewährleisten. Ob Sie nur von einem oder allen der beschriebenen Trends betroffen sind, ist unerheblich. Das Wissen um die Trends und Faktoren, die Einfluss auf Ihre Unternehmensumgebung haben, wird sich in jedem Fall bezahlt machen. Denn je mehr Sie wissen, umso effektiver können Sie reagieren.
