Die fünf wichtigsten Funktionen, die ein Tool für teambasierte Zusammenarbeit unbedingt haben sollte

In vorherigen Beiträgen sind wird bereits ausführlich auf die unzähligen Vorteile teambasierter Zusammenarbeit eingegangen. Wir haben unter anderem erläutert, wie Tools für teambasierte Zusammenarbeit zur Steigerung der Produktivität beitragen und unnötige Barrieren aus dem Weg räumen. Weiter haben wir Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie das Maximum aus Ihrer Mobilitätsstrategie herausholen oder wie der Baseball-Verein San Diego Padres Tools zur teambasierten Zusammenarbeit einsetzt, um die Talentsucher und Mitarbeiter in ihrem weltweiten Netzwerk miteinander zu vernetzen und ihre Produktivität zu gewährleisten.

Die Quintessenz ist, dass Tools zur teambasierten Zusammenarbeit die Kommunikation in Ihrem Unternehmen umgestalten und Ihr Endergebnis steigern. Sollten Sie an der Umsetzung der nachstehenden Ziele arbeiten, werden Sie um Tools zur teambasierten Zusammenarbeit nicht herumkommen:

• Vernetzung Ihrer Mitarbeiter überall, jederzeit und mit jedem beliebigen Gerät
• Aufbau engerer Beziehungen dank persönlicherer Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten
• Kosteneinsparungen durch geringere Reisekosten und kürzere Transitzeiten
• Beseitigung des Chaos in den Posteingängen der Mitarbeiter
• Förderung von Produktivität, Zusammenarbeit und Innovationskraft

Sobald Sie jedoch verschiedene Tools zur teambasierten Zusammenarbeit auf ihre Eignung für den Einsatz in Ihrem Unternehmen prüfen, wird es schwerfallen, angesichts der schieren Masse von Möglichkeiten den Überblick zu behalten. Sollen Sie sich für ein kostenloses Tool entscheiden, mit dem Sie in die Welt teambasierter Zusammenarbeit hineinschnuppern können, dessen Funktionalität jedoch unter Umständen so eingeschränkt ist, dass der Nutzen darunter leidet? Oder ist es ratsamer, alles auf eine Karte zu setzen und eine Lösung auszuwählen, die zwar einer gewissen Vorarbeit bedarf, jedoch langfristig eine hohe Kapitalrendite verspricht? Welche Option wird von den Benutzern am besten angenommen? Schließlich spielt dieser Faktor eine große Rolle für das mit dem Tool erzielte Gesamtergebnis.

Die unschöne Wahrheit ist, dass nicht alle Tools zur teambasierten Zusammenarbeit gleich sind. Nachfolgend wollen wir deshalb die fünf wichtigsten Funktionen erläutern, die ein Tool zur teambasierten Zusammenarbeit haben muss, damit Sie aus Ihrer Investition das Maximum herausholen können.

1. Ein Kanal für alle Interaktionen

Ein effektives Tool zur teambasierten Zusammenarbeit soll Ihnen in erster Linie das Leben erleichtern. Es soll die Produktivität steigern und verhindern, dass Sie benötigte Informationen mühselig durch lästiges Hin- und Herblättern suchen müssen. Es sollte Ihnen außerdem die Möglichkeit bieten, alle Interaktionen – einschließlich Sprach-, Chat- und Videokommunikation, Streams, Sitzungen zur Zusammenarbeit und Konferenzen – über eine einheitliche Benutzeroberfläche abzuwickeln. Nur dann können Sie Ihre Effizienz wirklich maximieren. Dadurch stehen alle geschäftsrelevanten Informationen an einem einzigen Ort zur Verfügung und können von den Benutzern nach Projekten, Themen oder Personen geordnet werden. Zudem können E-Mails, IMs (Instant Messages), Dokumente und Vieles mehr umgehend abgerufen werden.

Sie stoßen während eines laufenden Projekts zu einer Arbeitsgruppe? Kein Problem. Mit Ihrem Tool zur teambasierten Zusammenarbeit können Sie sich eigenständig auf den neusten Stand bringen. Sie suchen nach einer ganz bestimmten Information? Die Zeiten, in denen Sie sich den Kopf darüber zerbrechen mussten, ob etwas per E-Mail oder IM besprochen wurde, sind längst vorbei. Ein Tool zur teambasierten Zusammenarbeit, das sein Geld auch wirklich wert ist, wird Ihnen die benötigten Informationen mit nur wenigen Fingertipps liefern und damit die Zeit enorm verkürzen, die Sie bisher mit dem Durchforsten verschiedener Posteingänge und Chat-Verläufe verschwendet haben.

2. Über verschiedene Geräte hinweg in Echtzeit gespiegelte Unterhaltungen

Ein effektives Tool für teambasierte Zusammenarbeit vereint die verlaufsbasierte Interaktion (z. B. via E-Mail) und die Echtzeitkommunikation (z. B. via Sprachkommunikation und IM) auf einer Plattform. Und ebenso wie Sie nicht länger an einen unbeweglichen Desktop-Computer gebunden sind, sollte auch Ihr Tool zur teambasierten Zusammenarbeit Sie nicht auf ein einziges Gerät festnageln.

Damit Echtzeitkommunikation auch wirklich in Echtzeit stattfindet, werden in einem guten Tool zur teambasierten Zusammenarbeit alle Ihre Konversationen und Interaktionen auf allen Geräten synchronisiert, damit Sie jederzeit vernetzt und auf dem aktuellen Stand sind. Nur so können Mitarbeiter unterwegs von ihren Laptops auf ihre Mobiltelefone wechseln, ohne dass kostspielige Kommunikationslücken entstehen.

Welche Vorteile sich daraus ergeben? Indem sie mühelos von einem Gerät zum anderen wechseln können, ohne den Anschluss zu verlieren, profitieren Ihre Mitarbeiter von demselben Benutzererlebnis wie im Büro – egal wo sie gerade sind. Einem Bericht des Forschungs- und Beratungsunternehmens Global Workplace Analytics zufolge stellt dies in puncto Mitarbeiterzufriedenheit einen enormen Anreiz dar. Die dazu durchgeführten Untersuchungen haben ergeben, dass für 36 Prozent der befragten Mitarbeiter flexible Arbeitsmodelle einen höheren Stellenwert besitzen als eine Gehaltserhöhung. 37 Prozent der Befragten sagten sogar, dass sie eine Gehaltskürzung in Kauf nehmen würden, wenn ihnen dadurch mehr Flexibilität bei der Arbeit ermöglicht würde.

3. Eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche

Wie bei der Einführung jeder neuen Technologie sollten Sie auch hier alle Faktoren beseitigen, die die Akzeptanz Ihres Tools durch die Benutzer beeinträchtigen könnten, um auf lange Sicht eine hohe Kapitalrendite zu erzielen. Häufig lehnen Benutzer die Verwendung einer neuen Technologie ab, weil sie:

• keine Veränderungen mögen
• zu wenig Zeit haben, sich an eine Veränderung zu gewöhnen
• den Nutzen der Veränderung nicht verstehen

Ihr neues Tool zur teambasierten Zusammenarbeit muss diesen potentiellen Ablehnungsgründen vorgreifen, indem der Nutzen bereits mit dem allerersten Element, mit dem die Benutzer in Berührung kommen, unverzüglich und unmissverständlich deutlich wird: der Benutzeroberfläche. Ein übersichtliches und modernes Design verkürzt die Zeit, die die Benutzer benötigen, um sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen, und beseitigt eventuelle Unklarheiten, die Verwirrung stiften und verhindern, dass die Anwender den Nutzen des Tools erkennen.

Wenn Sie Demo-Videos zu einem Tool für teambasierte Zusammenarbeit anschauen, achten Sie nicht nur auf die beworbenen Funktionen, sondern auch auf die Benutzeroberfläche und das durch sie geschaffene Benutzererlebnis. Könnten Sie durch die Menüs navigieren, ohne sich zuvor eine Anleitung angesehen zu haben? Wird es lange dauern, um sich mit den Besonderheiten der Anwendung vertraut zu machen? Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl. Ihr erster Eindruck ist ein guter Indikator dafür, wie das Tool später bei Ihren Anwendern ankommen wird.

4. Echtzeitfreigabe leicht gemacht

In einer vom Marktforschungsunternehmen Wainhouse Research durchgeführten Umfrage gaben die Befragten an, jede Woche im Durchschnitt an neun Besprechungen teilzunehmen. Zwischen 54 und 80 Prozent dieser Besprechungen finden in der Regel unter Beteiligung externer Gesprächspartner per Audio-, Video- und/oder Webkonferenz statt.

Daher ist es kaum überraschend, dass die Fähigkeit, Inhalte schnell und einfach freizugeben, für die Zusammenarbeit in Teams entscheidend ist. Ihr Tool soll die Zusammenarbeit im Team unabhängig von der geografischen Entfernung erleichtern, sei es z. B. durch die Freigabe Ihres Bildschirms, um jemandem einen neuen Prozess zu zeigen, oder durch die gemeinschaftliche Arbeit direkt an einem freigegebenen Dokument in Echtzeit.

5. Integration in die bestehende (und künftige) IT-Infrastruktur

Unter Punkt 3 haben wir bereits darüber gesprochen, die Akzeptanz des neuen Tools durch die Endbenutzer zu verbessern. Doch werfen wir einmal einen Blick auf die verkannten Helden hinter den Kulissen Ihrer IT-Abteilung. Ihr Tool zur teambasierten Zusammenarbeit soll Ihre bestehende IT-Infrastruktur ergänzen und nicht behindern, damit Sie Ihre Gesamtbetriebskosten senken und Ihre Kapitalrendite maximieren können. Je nach Integrationsgrad werden Sie mit einem Tool, das sich Ihre vorhandenen Systeme zunutze macht, von zusätzlichen Features und Funktionen profitieren.

Diese Integration ist nicht auf die Ressourcen beschränkt, die Ihnen heute zur Verfügung stehen. Ihre Investition in teambasierte Zusammenarbeit darf sich nicht zu einem Verlustgeschäft entwickeln, sobald ein Wachstum Ihres Unternehmens einsetzt. Dafür benötigen Sie ein Tool, das mühelos skalierbar ist. Wenn Sie in Betracht ziehen, irgendwann von einer lokal bereitgestellten Umgebung in die Cloud zu wechseln (oder umgekehrt), muss Ihr Tool flexibel genug sein, um Sie auf diesem Weg zu begleiten.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre neue Lösung einfach zu implementieren, zu verwalten und zu pflegen ist, um sich die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung zu sichern. Als Fazit lässt sich sagen, dass Sie das Tool zur teambasierten Zusammenarbeit auswählen sollten, das für Ihre vorhanden Ressourcen und Technologien am besten geeignet ist.

Die nächsten Schritte

Nun kennen Sie die fünf wichtigsten Funktionen, die ein Tool zur teambasierten Zusammenarbeit mitbringen sollte, und wissen, worauf Sie bei Ihrer Suche achten müssen. Wenn Sie gerne ausführlichere Informationen über die Vorteile von Tools zur teambasierten Zusammenarbeit und die Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Tools erhalten möchten, sprechen Sie mit einem Experten, der Sie bei Ihrer Suche kompetent unterstützt.

Erfahren Sie mehr über die Lösungen von Mitel zur teambasierten Zusammenarbeit >>>