So bewahren Sie Ihre Telearbeiter vor FOMO und integrieren sie vollständig in Ihre Teams

Mit der Möglichkeit, sich an jedem beliebigen Ort der Welt in Echtzeit vernetzen zu können, wird die Arbeit mit und die Leitung von Teams, die geografisch verteilt und durch Zeitzonen, ja sogar Ozeane, voneinander getrennt sind, zum Tagesgeschäft.

In einigen Fällen setzen sich Teams sogar ausschließlich aus Telearbeitern zusammen (sogenannte virtuelle Teams), doch in der Regel wird ein Kernteam an einem Hauptstandort um einige Telearbeiter ergänzt.

Die Zusammenarbeit mit diesen geografisch verteilten Teams ist durch die Verfügbarkeit von Tools und Anwendungen zur Online-Zusammenarbeit wie MiCollab und MiTeam deutlich einfacher geworden. Doch auch diese Tools haben ihre Grenzen.

Zwar haben sie die Zusammenarbeit in Teams wesentlich vereinfacht, dennoch bleibt der Faktor Mensch dafür ausschlaggebend, ob ein Team effektiv zusammenarbeitet. Eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit erfordert Disziplin und Engagement seitens der Teammitglieder. Dies gilt insbesondere, wenn die Arbeitsmoral und Produktivität Ihrer Telearbeiter aufgrund von FOMO beeinträchtigt wird.

Sind Sie in der Lage, Ihre Telearbeiter vollständig in Ihre Teams zu integrieren? Lesen Sie weiter.

Was ist FOMO und was haben Telearbeiter damit zu tun?

FOMO ist die Abkürzung für den englischen Ausdruck „Fear of Missing out“ (dt. die Angst, etwas zu verpassen). Er bezeichnet die Beklemmung und die Angst, die Menschen empfinden können, wenn sie sich von wichtigen sozialen Interaktionen ausgeschlossen fühlen.

Beispiele für FOMO auf privater Ebene sind der Unmut, wenn Ihre Freunde ohne Sie einen Film anschauen, oder das Gefühl des Eingesperrtseins, wenn Sie krank im Bett liegen, während Ihre Freunde einen Ausflug machen. Vielleicht kennen Sie es auch von einer Freundin, die nicht zum Junggesellinnenabschied eingeladen wurde, oder von einem Freund, der bei der Wahl des Trauzeugen übergangen wurde. FOMO tritt in vielen verschiedenen Arten und Ausprägungen auf.

Der Drang, nichts verpassen zu wollen, erstreckt sich auch auf unser Berufsleben.

Denken Sie nur an all die vielen Menschen, die deutlich mehr Zeit mit ihren Kollegen verbringen als mit ihren Freunden. Zwischenmenschliche Beziehungen und der Status im Büro sind für uns von großer Bedeutung, auch wenn wir uns dessen überhaupt nicht bewusst sind.

Aus diesem Grund fühlen sich viele veranlasst, ihre geschäftlichen E-Mails selbst dann zu lesen, wenn sie gerade im Urlaub am Strand liegen. Sie wollen nichts verpassen und haben mehr oder weniger unbewusst Angst vor den Konsequenzen, wenn es doch einmal der Fall sein sollte.

Im Berufsleben kann bereits eine simple Begebenheit wie eine ausbleibende Einladung zum Mittagessen oder zum Drink nach der Arbeit zu FOMO führen – selbst wenn es sich lediglich um ein unbeabsichtigtes Versehen handelt. Stellen Sie sich also das Gefühl der Isolation vor, das Ihre von zuhause aus tätigen Telearbeiter möglicherweise empfinden, wenn die Kollegen im Büro sich zu teambildenden Maßnahmen treffen oder wenn sie auf der anderen Seite des Ozeans friedlich schlafen, während die meisten ihrer Teamkollegen gemeinsam an Projekten arbeiten und Entscheidungen treffen, die auch sie betreffen.

Telearbeiter sind äußerst anfällig für FOMO. Es gibt jedoch zahlreiche Abhilfemaßnahmen, die Sie ergreifen können, und eine Fülle von Vorteilen, von denen Sie profitieren können, wenn Sie Ihre Telearbeiter vor FOMO bewahren.

Vorteile durch die Verringerung von FOMO

Die Verringerung von FOMO bei Ihren Telearbeitern hat nichts mit Gefühlsduselei zu tun. Tatsächlich ergeben sich dadurch wesentliche Vorteile für das Unternehmen:

• Bessere Arbeitsmoral
• Effektivere Zusammenarbeit
• Höhere Produktivität

Der persönliche Vorteil

Viele psychologische Aspekte zwischenmenschlicher Interaktion sind bei der tagtäglichen Zusammenarbeit in einem Büro eine Selbstverständlichkeit. Beziehungen lassen sich im persönlichen Umgang miteinander deutlich leichter aufbauen. Wir sprechen über unsere Familien, das Wetter oder die Leistung unserer örtlichen Sportmannschaft am vergangenen Wochenende und gehen zusammen zu Mittag essen. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Alle diese Aktivitäten sind entscheidend, um starke zwischenmenschliche Beziehungen und hocheffektive, leistungsfähige Teams aufzubauen.

Machen Sie sich mit der Dynamik zwischen Telearbeitern und ihren Kollegen im Büro vertraut.

Wie gelingt es Ihnen angesichts dieses enormen menschlichen Bedürfnisses nach Interaktion mit Anderen, Mitarbeiter vollständig in Ihre Teams zu integrieren, die 90 bis 100 % ihrer Zeit räumlich getrennt von ihren Kollegen arbeiten? Richtig, mit Software zur teambasierten Zusammenarbeit. Solche Software kann jedoch nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn sie vollumfänglich genutzt wird.

So gelingt es Ihnen, FOMO bei Ihren Telearbeitern zu verringern.

Stellen Sie eine Komplettlösung bereit

Das ist leichter gesagt als getan. Einer der vielen Vorteile eines Tools für teambasierte Zusammenarbeit sind die für alle Teammitglieder transparenten Prozesse. Wenn Sie mit anderen Kollegen gemeinsam in einem Büro arbeiten, ist Ihr erster Gedanke möglicherweise, einfach zu ihnen an den Tisch zu gehen, alles Nötige zu besprechen und die Ergebnisse anschließend an die restlichen Teammitglieder zu kommunizieren.

Doch wie sieht es aus, wenn Ihre Besprechungen oder Entscheidungen Auswirkungen auf Personen haben, die nicht mit Ihnen im selben Raum arbeiten? Vielleicht würden auch sie davon profitieren, wenn sie den Prozess und die Gedankengänge bis zur Entscheidungsfindung nachvollziehen könnten. Wenn Sie jedoch lediglich im Nachhinein die Ergebnisse an Ihre Telearbeiter weitergeben, ist FOMO bereits vorprogrammiert.

Selbst wenn in Ihrem Tool nicht jedes kurze Gespräch erfasst ist, reichen bereits die wichtigsten Fakten und Erläuterungen zu getroffenen Entscheidungen, damit sich alle, die davon betroffen sind, in die Diskussion einbringen und vor allem selbst nützliche Informationen und Vorschläge beitragen können.

Die Bereitstellung aller erforderlichen Informationen in einem Tool ist auch für neue Mitarbeiter oder Teammitglieder von Vorteil, die z. B. urlaubs- oder krankheitsbedingt nicht persönlich anwesend sein können. Wenn Sie in dieser Hinsicht eine gute Wahl getroffen haben, können alle Mitglieder Ihres Teams jederzeit auf alle Informationen im Zusammenhang mit Projekten und Besprechungen zugreifen. Auf diese Weise werden lange Nachbesprechungen überflüssig und Sie müssen niemanden im Urlaub stören oder sich Informationen langwierig erfragen. Alles Benötigte steht in Ihrem Tool zur Zusammenarbeit zur Verfügung.

Bedenken Sie die räumliche Trennung der Teammitglieder

Achten Sie darauf, worüber Sie im Anschluss an eine Besprechung im Büro oder auf dem Rückweg zu Ihrem Schreibtisch sprechen. Die Telearbeiter in Ihrem Team sind nicht anwesend und können weder zuhören noch sich beteiligen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Gespräch für alle Teammitglieder relevant sein könnte, dann nutzen Sie das Tool zur Zusammenarbeit als Kommunikationsmedium und diskutieren Sie das Anliegen innerhalb der Anwendung. Auf diese Weise bleiben Telearbeiter bei wichtigen Angelegenheiten und Entscheidungen nicht außen vor, sodass spätere Verwirrung und Schwierigkeiten vermieden werden.

Auch bei Gruppensitzungen zur Zusammenarbeit und bei Telefonkonferenzen gilt es Teammitglieder, die sich nicht im selben Raum aufhalten, unbedingt zu berücksichtigen. Stellen Sie sich einen Telearbeiter während einer Telefonkonferenz vor, in der sich seine Kollegen auf Inhalte beziehen, die auf einem Whiteboard außerhalb seines Blickfelds präsentiert werden. Oder es wird über eine Folie in einer Präsentation gesprochen, die ihm nicht vorliegt.

Die Produktivität und die Fähigkeit dieses Mitarbeiters, sich in das Gespräch einzubringen, werden dadurch drastisch eingeschränkt. Zugleich vermitteln Sie ihm den Eindruck, dass seine Beiträge weniger wertvoll sind als die der Kollegen im Büro. Nutzen Sie für Ihre Teambesprechungen deshalb unbedingt Tools für Videokommunikation oder Bildschirmfreigaben, damit alle Beteiligten dem Gespräch folgen und sich einbringen können.

Zeigen Sie Ihre Umgebung

Viele wollen mit eigenen Augen sehen können, worüber gesprochen wird. Während meiner Tätigkeit als Telearbeiter habe ich mich oft gefragt, wie das Büro oder der Arbeitsplatz meines Gesprächspartners aussieht.

Heutzutage hat wohl jeder eine leistungsstarke Kamera in seinem Smartphone. Scheuen Sie sich also nicht davor, ein Foto von Ihrem Schreibtisch, der Aussicht aus Ihrem Fenster oder den Kollegen im Büro zu machen.

Seien Sie erreichbar und kontaktfreudig

Zu den Pluspunkten einer Tätigkeit im Büro gehört sicherlich die Möglichkeit, einfach aufstehen und den gewünschten Gesprächspartner persönlich aufsuchen zu können. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie mit jemandem reden müssen, der in der Regel nicht auf E-Mails oder Anrufe reagiert. Telearbeitern bleibt diese Möglichkeit jedoch verwehrt.

Diese sind bei der Kommunikation auf Kanäle angewiesen, die von im Büro arbeitenden Kollegen gerne ignoriert werden (E-Mail, Telefon, Chat). Anderenfalls sind sie hilflos sich selbst überlassen. Dann stehen ihnen nicht die Informationen zur Verfügung, die sie für die Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Dadurch kommt ihre Produktivität zum Stillstand. Darüber hinaus wird ihnen das Gefühl vermittelt, dass ihre Bemühungen ignoriert und nicht geschätzt werden. Nichts davon trägt zur Produktivität im Unternehmen bei.

Achten Sie deshalb darauf, stets auf Anfragen von Telearbeitern zu reagieren, selbst wenn Sie bestimmte Kommunikationskanäle bei der Zusammenarbeit mit internen Kollegen normalerweise ignorieren. Die elektronische Versorgungsleitung in Form einer Software für Kommunikation und Zusammenarbeit ist die einzige Verbindung, die Ihre Telearbeiter zu Ihnen haben.

Zusatztipp: Nutzen Sie keine E-Mails als Hauptmedium für Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit. E-Mails gehen bekanntermaßen verloren oder werden einfach ignoriert. Tools für webbasierte Zusammenarbeit wie MiCollab und MiTeam sind in der Regel wesentlich effektiver als E-Mails und führen häufig zu einer effektiveren Interaktion und schnelleren Reaktion.

Nutzen Sie Videokommunikation

Menschen sind von klein auf darauf programmiert, sich an der Mimik ihres Gegenübers zu orientieren. Aus diesem Grund meinen einige Menschen in Wolken oder Blättern Gesichter zu erkennen (ein Phänomen, dass als Pareidolie bezeichnet wird). Zudem sind sich die meisten Fachleute darüber einig, dass ein Großteil der Kommunikation auf nonverbaler Ebene abläuft.

Darum ist der regelmäßige Einsatz von Videokommunikation bei der Interaktion und Zusammenarbeit mit Telearbeitern so enorm wichtig.

Da Telearbeiter von den vielschichtigen zwischenmenschlichen Interaktionen ihrer Teammitglieder im Büro ausgeschlossen sind, ist die videogestützte Kommunikation ihre einzige Möglichkeit, sich diese Kontextebene zu erschließen, die anderen durch den persönlichen Kontakt mit dieser Person bekannt ist.

Kollegen, die bereits einige Zeit zusammenarbeiten, lernen nach und nach die Eigenheiten der jeweils anderen kennen. Talentierte Mitarbeiter und Führungskräfte können sogar die Mimik und die Körperhaltung von Personen deuten, die sie nicht sehr gut kennen. Ein Schulterzucken kann die Richtung ändern, in die ein Gespräch führt. Eine Grimasse kann sogar das Ende der Unterhaltung bedeuten. Doch ohne diese visuellen Hinweise kann selbst ein hervorragender Mitarbeiter Situationen fehlinterpretieren.
Ein Moment der Stille während eines Telefonats kann unzählige Bedeutungen haben. Durch den visuellen Kontext wird die Situation jedoch möglicherweise eindeutig und einleuchtend.

Deshalb sollten Sie regelmäßig sowohl bei Einzel- als auch bei Gruppenbesprechungen auf Videokommunikation setzen. Wenn alle Beteiligten ein Gesicht erhalten, können sie sich effektiver abstimmen und produktiver zusammenarbeiten. Eine gesichtslose Stimme am anderen Ende der Leitung erzählt nicht immer die ganze Geschichte.

Ermöglichen Sie allen, sich zu entfalten

Am Arbeitsplatz dreht sich nicht immer alles nur um berufliche Belange. Zwischenmenschliche Interaktion ist ein wichtiger Teil des Geschäftslebens und der Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie können diesem Aspekt des Geschäftslebens für Telearbeiter Rechnung tragen, indem Sie in Ihren Tools zur teambasierten Zusammenarbeit Bereiche oder Streams für arbeitsfremde Gespräche erstellen, in denen sich Ihre Teammitglieder über gemeinsame Interessen austauschen können. Mein Team hatte diesbezüglich einige großartige Ideen:

• Nützliche Entdeckungen – In diesem Stream werden Links und Informationen mit direktem Bezug zu unserer Arbeit und unserer Branche ausgetauscht. Vergessen Sie jedoch nicht, Ihre Entdeckung kurz zu erläutern und zu begründen, warum Sie sie für interessant halten.
• Verschiedenes – Hier hat alles Mögliche Platz. Manchmal handelt es sich um lustige Katzenvideos, gelegentlich sind es aber auch längere Artikel über die Lage in unserem Land. Zwar finden sich auch in dieser Rubrik Beiträge, die wir interessant finden, diese haben jedoch absolut nichts mit unserer Arbeit zu tun. Zusatztipp: Einige Unternehmen wollen Tabuthemen wie Politik und Religion aus dem Büro fernhalten.
• Musik – Im Zuge unserer zwischenmenschlichen Interaktion haben wir festgestellt, dass wir ein gemeinsames Interesse an Musik hegen. Wann immer einer von uns ein tolles Lied hört, veröffentlicht er es in dieser Rubrik. Es ist unglaublich, was Sie über eine Person anhand ihres Musikgeschmacks erfahren können.
• Erstellen Sie Ihre eigenen Streams – Denn jedes Team ist einzigartig. Finden Sie heraus, welche Art von Streams den Teamgeist unter Ihren Mitarbeiter fördern würden.

Integrieren Sie Telearbeiter vollständig in Ihre Teams

Es reicht nicht aus, Ihren Telearbeitern ein Telefon und einen Laptop bereitzustellen. Sie müssen ihnen vielmehr die Möglichkeit geben, mit ihren Kollegen im Büro auf eine Art und Weise Kontakt zu halten, durch die sie in jeder Hinsicht zu vollwertigen Teammitgliedern werden.

Die erfolgreiche Leitung eines Teams mit Telearbeitern erfordert Einsatz, Geduld und vor allem Vertrauen. Die Angst, etwas zu verpassen, kann direkte Auswirkungen auf die Zufriedenheit und die Leistung Ihrer Mitarbeiter haben und darf unter keinen Umständen ignoriert werden.

Widmen Sie ihr große Aufmerksamkeit und arbeiten Sie daran, diese Angst zu lindern. Bedenken Sie, dass die Art Ihrer Interaktion genauso wichtig ist wie die dazu eingesetzte Technik. Befolgen Sie diesen Ratschlag. Sie werden es nicht bereuen.