Für junge Berufstätige wird es zunehmend schwierig, produktiv zu arbeiten. Arbeitnehmer der Generation X und Generation Y (die sogenannten Millennials) erleben zurzeit ein noch nie dagewesenes Szenario, in dem die Geräte und Anwendungen, die sie im Privatleben verwenden, auch in ihrem Berufsleben zunehmend an Bedeutung gewinnen. In manchen Fällen, etwa wenn es um Produktivitätssteigerungen geht, sind sie gar ein zweischneidiges Schwert.
Unsere allgegenwärtigen Mobilgeräte und sozialen Netzwerke schaffen ein lautes Rauschen aus Meldungen und Benachrichtigungen, das wir (wenn überhaupt) nur selten wirklich ausschalten können. Sollte der gewünschte Gesprächspartner einmal nicht augenblicklich erreichbar sein, ist es für junge Berufstätige vollkommen normal, eine SMS oder Kurznachricht über ein soziales Netzwerk zu senden, weil sie sich sicher sein können, dass sie zur Kenntnis genommen wird. Diese Tatsache schafft eine Art persönliche Aufgabenliste in unseren Smartphones, die nie abgehakt ist. Befindet man sich beispielsweise eine Stunde lang in einer persönlichen Besprechung, kann man normalerweise davon ausgehen, dass auf dem Smartphone bereits unzählige SMS-, Snapchat-, Facebook-, E-Mail- oder vielleicht auch Instagram-Nachrichten darauf warten, gelesen zu werden.
Diese „Always-on“-Mentalität ist für junge Berufstätige von heute unvermeidliche Realität. Und sie hat einen enormen Einfluss auf moderne Unternehmen.
Leider kann diese Mentalität auch anstrengend, störend und schädlich sein. Nachdem ich mehrere Jahre in den Aufstieg auf der Karriereleiter investiert und Lehren aus den Erfahrungen von Experten gezogen habe, die ich bewundere, habe ich eine Liste mit vier Tipps zusammengestellt, die Berufstätigen dabei helfen soll, das Rauschen abzustellen, produktiver zu werden und die Angst, etwas zu verpassen, zu mindern.
Trick 1: Starten Sie jeden Tag mit einer realistischen Liste zu erledigender Dinge
Zu Beginn Ihres Arbeitstags (oder, je nach Ihren Vorlieben, am Vorabend), sollte Ihre erste Aufgabe darin bestehen, sich über Folgendes klar zu werden:
Welche Projekte haben Sie auf dem Tisch?
Vergewissern Sie sich, dass Sie nichts vergessen, indem Sie alle Projektmanagementsysteme und/oder Kalender prüfen, in denen Ihre Aufgaben und Besprechungen aufgeführt sein könnten.
Welche Tätigkeiten haben oberste Priorität?
Lernen Sie, Wichtiges von Entscheidendem zu unterscheiden: Wahrscheinlich sind alle Ihre Aufgaben in gewisser Hinsicht wichtig, aber entscheidende Aufgaben sind solche mit ablaufenden Fristen oder solche, von deren Bearbeitung das Voranschreiten eines Projekts abhängt.
Wie lange dauert jede Tätigkeit?
Nutzen Sie Ihre Erfahrungswerte und unterschätzen Sie den Zeitaufwand nicht.
Das klingt offensichtlich, aber damit schaffen Sie die Grundlage für den heiteren Teil Ihrer Vorbereitungen: Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie an diesem Tag erledigen werden, und vergessen Sie den Rest. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, welche Ziele an diesem Arbeitstag realistisch erreichbar sind. Je nach Art Ihrer Arbeit und nach der Zeit, die Sie für jede Ihrer Tätigkeiten benötigen, sollten Sie versuchen, jeden Tag eine gewisse Anzahl von Punkten auf Ihrer To-Do-Liste abzuhaken oder die Anzahl zu variieren, je nachdem, wie viele Besprechungen in Ihrem Kalender stehen. Natürlich erfordern ein schwankendes Arbeitsvolumen und enge Fristen ein bisschen Spielraum, planen Sie Ihren typischen Arbeitstag jedoch anhand dieses Grundgerüsts.
Trick 2: Blockieren Sie Zeit, was das Zeug hält
Sobald Sie einen klaren Überblick über Ihre Projekte und Prioritäten haben, schaffen Sie sich die Zeit, die Sie zur Bearbeitung benötigen. Tragen Sie jede Aufgabe, die Sie an diesem Tag erledigen werden, in Ihren Kalender ein und behandeln Sie diese Zeitblöcke wie wichtige Besprechungen. Auch, wenn Sie alleine arbeiten.
Wenn Sie einen Zeitblock abarbeiten, schieben Sie nichts dazwischen. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf diese Aufgabe, damit Sie sie effizient und ohne Ablenkungen abschließen können.
Expertentipp: Lassen Sie sich genügend Freiraum für verschiedene sonstige Tätigkeiten (einschließlich Pausen und Durchatmen), damit Sie nicht aus der Bahn geworfen werden, sollte etwas Unaufschiebbares dazwischenkommen.
Trick 3: Sorgen Sie für einen geordneten Start
Wenn Sie für ein weltweit tätiges Unternehmen arbeiten, haben Sie wahrscheinlich Nachrichten aus unterschiedlichen Zeitzonen in Ihrem Posteingang, wenn Sie Ihren Tag beginnen. Wenn Sie Ihren ersten Zeitblock dem Lesen und Beantworten aller neuen E-Mails, IMs und anderen Nachrichten widmen, bringen Sie Ihren Tag in die richtige Spur, da Sie Durcheinander vermeiden und sich mental auf den Arbeitstag einstimmen.
Um diesen Schritt sogar noch zufriedenstellender zu gestalten, sollten Sie eine Anwendung in Betracht ziehen, in der all Ihre Nachrichten zentral zusammengeführt und nach Projekten, Teams oder Themen gruppiert werden. Auf diese Weise bleiben Sie leicht über eine einzige Schnittstelle bei allen Tätigkeiten auf dem neusten Stand und verhindern, dass durch das umständliche Suchen über verschiedene Posteingänge und Plattformen hinweg Frustration aufkommt. Hier erfahren Sie mehr zu diesem Thema.
Trick 4: Blenden Sie das Rauschen aus
Wie bereits in Trick 2 erwähnt, sollten Sie sich in Ihrem Zeitplan genügend Freiraum lassen, um durchatmen zu können, Nachrichten abzurufen (sowohl private als auch berufliche) und spontan aufkommende Aufgaben zu bearbeiten, damit Sie sich voll auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Legen Sie Ihr persönliches Telefon beiseite oder versetzen sie es in den Flugmodus, um Störungen und Multitasking zu vermeiden. Da Sie bereits Zeit für die Beantwortung aller wichtigen Nachrichten reserviert haben, müssen Sie sich nicht ständig von neu eingehenden E-Mails ablenken lassen.
Expertentipp: Sparen Sie sich einen Arbeitsschritt, indem Sie, wo immer möglich, Ihre Arbeitsanwendungen in den Kalender integrieren. Kommunikationsanwendungen, die Informationen zu Ihrer Erreichbarkeit automatisch aus Ihrem Kalender ableiten, tragen dazu bei, mögliche Störungen zu vermeiden, da Andere deutlich sehen, wann Sie nicht gestört werden wollen.
Gute Gewohnheiten reichen nicht
Selbst die besten Absichten können Produktivitätskillern zum Opfer fallen – Notfallreparaturen, wichtige Projekte und spontane Besprechungen sind manchmal unvermeidlich. Doch der frustrierendste Produktivitätskiller ist oft am einfachsten zu umgehen: die Technik. Heutige Anwendungen sind inzwischen so ausgereift, dass technische Fehler oder fehlende Informationen, wenn überhaupt, nur selten Auswirkungen auf Ihre Produktivität haben sollten.
Wie viele der folgenden Produktivitätskiller treiben in Ihrem Unternehmen ihr Unwesen?
Produktivitätskiller 1: Zeitverschwendung durch Suche des richtigen Ansprechpartners
Laut McKinsey & Company verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und dem Ausfindigmachen von Kollegen.
Warum das unnötig ist: Heutige Kommunikationsanwendungen stellen Präsenzinformationen bereit, mit denen sich die damit verbundene Zeitverschwendung und Frustration komplett vermeiden lässt. In 60 % der Unternehmen, die die richtigen Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Teams einsetzen, spart laut dem Netzwerkintegrationsunternehmen Nexus jeder mobile Mitarbeiter pro Woche drei Stunden Zeit.
Produktivitätskiller 2: E-Mail-Flut
Der durchschnittliche Büroangestellte sendet und empfängt laut der Radicati Group heute 121 E-Mails pro Tag.
Warum das unnötig ist: Anwendungen für Echtzeitkommunikation (z. B. alle Arten von direkter Kommunikation wie IM, Sprachanrufe, Videotelefonie, Telefonkonferenzen) ermöglichen eine unmittelbare Reaktion und machen die Panik vor überquellenden Posteingängen überflüssig. Effektive Werkzeuge zur Zusammenarbeit können das E-Mail-Aufkommen um bis zu 40 Prozent senken.
Produktivitätskiller 3: Schlechte Vernetzung außerhalb des Büros
Geschäftsreisen, flexible Arbeitszeiten und externe Mitarbeiter werden immer alltäglicher. Das bedeutet, dass Arbeit das ist, was wir tun – und nicht mehr der Ort, an dem wir es tun.
Warum das unnötig ist: Es ist mittlerweile für Unternehmen praktisch unabdingbar, dafür zu sorgen, dass den Mitarbeitern alle Tools für Zusammenarbeit und das vom Büro gewohnte Benutzererlebnis zur Verfügung stehen – egal, wo sie sich befinden. Die gute Nachricht ist, dass eine solide Mobilitätsstrategie die Zufriedenheit der Mitarbeiter beflügeln, zu Kosteneinsparungen führen und Gewinne steigern kann.
Lesen Sie hier, wie Sie eine positive digitale Kundenerfahrung für den mobilen Kunden gestalten.
Produktivitätskiller 4: Unmengen verschiedener Anwendungen
Haben Sie das Gefühl, dass so ziemlich jede Abteilung Ihres Unternehmens eine andere Plattform zum Austausch von Dateien und zur Kommunikation einsetzt? Benötigen Sie beinahe den Scharfsinn eines Sherlock Holmes, um die Strukturen Ihres Unternehmens zu durchblicken und die richtigen Informationen zu finden?
Warum das unnötig ist: Aktuelle Anwendungen für Zusammenarbeit ersparen viel Ärger und Frust, indem sie alle Kommunikationskanäle an einer zentralen Stelle (unter nur einem Benutzernamen) bündeln und auf all Ihren Geräten gleichermaßen bereitstellen.
Wenn Ihnen das alles nur zu vertraut erscheint, wird es Zeit, Ihre in die Jahre gekommene Technik in Rente zu schicken und in Sachen Produktivität und Zusammenarbeit in Teams für frischen Wind zu sorgen. Wenn Sie dazu bereit sind, sind wir für Sie da.
Erfahren Sie mehr über Tools für teambasierte Zusammenarbeit, die die Produktivität erhöhen >
